殡葬档案管理现状与建议

姜 坤

（黑龙江省齐齐哈尔市梅里斯达斡尔族区殡仪馆，黑龙江 齐齐哈尔 161021）

殡葬工作是一项服务性质的工作，殡葬是社会活动的重要组成部分。殡葬档案记载了逝者的基本信息，同时记录了遗体接运、存放、冷冻和火化骨灰安置等基本情况。由于历史原因，殡葬档案的管理还存在于手工登记，纸制保管状态。纸制档案不利用长期保管与储存，特别是信息化时代下，大数据的应用，使得传统档案管理模式诟病颇多，特别是殡葬服务，骨灰安葬、信息查询、服务渠道以及网络陵园等一系列服务上给很多市民及相关机构带来诸多不便，这也在一定程度上影响了殡葬档案事业的发展。随着我国经济与科技水平的日益提升，人民群众对殡葬认知水平越来越高，对殡葬档案质量要求也越来越高。如何将殡葬档案管理与新时代同进步，实现人民群体需求最大化是当前殡葬部门应该最为关心的问题。因此，本文针对殡葬档案管理现状，提出一些意见与建议。

1 研究对象

本文中，研究对象为殡葬部门管理的档案。

2 研究方法

笔者调取了某殡葬管理部门近百份档案进行了研究分析，对逝者家属进走了走访，对一些利用殡葬信息的机构及档案管理者进行了了解，来分析目前档案管理工作方式方法及存在的问题，并针对问题提出相应改进的方法和建议。

3 殡葬档案特点

大数据时代的到来，民政部门对殡葬档案管理逐步进入了信息化、系统化管理模式，殡葬档案已初具信息化建设模样，档案管理不再是纸质档案的简单记载，而是通过网络实现档案信息的交互通用，数据共享，如对低保、高龄、两残、退役军人以及社保人员等的生存与死亡信息对比中，殡葬档案信息发挥着重要作用。但在具体操作中，殡葬档案管理模式依然以纸质档案为主，电子档案为辅，存在着一定的弊端。

4 殡葬档案存在的问题

1）各层面重视不足。通过综合调查发现，很多人（包括单位的领导、员工及当事人）对殡葬档案并不了解，也不知道其存在的意义，一些部门领导对殡葬档案的重要性认识不够深刻，认为既然逝者已逝，档案存在与否并不重要。长期以来，档案管理工作处于殡葬部门的边缘与末梢，档案管理人员对档案管理工作也是得过且过。这就造成了殡葬档案管理工作的混乱，如在众多纸质档案中很难及时找出所需档案资料，如档案材料因无法共享不能及时为相关部门提供档案信息，造成了查找和检索困难，出现了档案利用率低等问题。

2）档案管理制度不健全。部分殡葬机构档案管理缺乏制度建设，有的即使建立了规章制度，但内容不够完善，使得档案管理没有抓手。有的殡葬机构各项档案制度内容相对完善，但通常为了应付上级检查，许多工作人员抱着侥幸的心理，在制度执行时，经常打折扣，使得殡葬档案工作有章而难以遵循。由于以上原因，使得档案管理松散、混乱。

3）档案信息化建设水平有待提高.一个具备了良好的软硬件设施的档案信息化办公室，将有利于档案工信息化进度的速度与质量，这就要求档案部门要及时规范网络、数字、规范化、电脑等方面软硬件建设，利用电子信息、网络技术，开拓档案信息化建设水平，拓展服务的新渠道，以利于加快档案信息化管理进程。但一些殡葬部门依托局域网、政务网、互联网平台，但服务形式较为单一，信息化内容有待完善。

4）缺乏专业人才队伍。档案工作是一项枯燥乏味的工作，历来不受工作人员喜欢，加之领导的不够重视，档案管理多为非档案专业的转行人员，虽然他们对专业工作有丰富经验，但受档案工作认知影响及档案管理专业理论水平所限，思想观念转变需要一定时间与过程，致使档案研究不够深入，客观上影响了档案工作效率和档案成果的利用。而一些刚参加工作人员在管理档案时难以沉下心来，而一些真正研究档案工作的人也会被迅速调往其他工作岗位，从而使得档案管理陷入“死循环”。

5）资金投入不足。一些殡葬机构对档案管理投入不足，导致相关设备陈旧、匮乏，设备老化，使得操作能力受限；软件更新不足，有的虽然引入软件系统但得不到开发利用，使得档案档案信息化进程发展缓慢。

5 提出几点建议

笔者认为，殡葬部门应该提高认识，做好本部门档案宣传工作，确保档案规范有序。

1）提高重视工作程度。部门领导要提高认识，提高对殡葬档案工作的重视程度，要严格按照国家的相关规定来规范殡葬档案工作。同时要提升殡葬档案管理意识，认识到档案工作是民生工作的一部分内容，是为群众办实事的一项重要工作。同时，加大殡葬档案管理宣传力度，使得殡葬部门全体员工意识到殡葬档案管理的重要性，充分调动他们工作中的积极性和能动性，为创建良好的档案管理工作氛围提供有力支持。

2）规范档案管理。在进行殡葬档案管理过程中，为了保证管理的规范性，需要对逝者的销户证明、火化证 明、死亡证明，户口本身份证等基本材料收集齐全，将火化过程填制的家属签字表统一整理放入归档材料中，保证材料的真实性和齐全性，实现殡葬档案管理的规范化、标准化以及美观化。对殡葬基本资料应该予以妥善的保管，特别是在信息化的时代，应建立档案信息化管理模式，利用电脑网络保存、共享殡葬信息，这样既减少成本，又使资料保存得更为完善，为档案事业长期发展打下良好的基础。

3）善于运用网络处理新时代档案工作。当前殡葬档案管理不仅是纸质材料的保存与收藏，更重要的是档案资料的公开与共享，使得档案信息得到开发与利用。因此，殡葬管理部门要引进现代化管理设备，建立完善的殡葬档案管理系统，，在相关单位进行查询利用数据时，需要签署数据保密协议后方可提供相关数据。在档案服务方式上，殡葬档案部门应开展档案信息主动推送等便民服务方式，让老百姓不出家门就能享受到档案信息服务，从而提升管理的效率，保证殡葬档案管理的质量。

4）提高档案管理员素养。改变档案管理人员构成、提高管理人才队伍素质，是促进档案工作健康进步的重要举措。要加强殡葬档案管理人员的培训力度，通过培训，提高他们的专业知识水平与专业服务能力，从而进一步提升档案管理的水平。作为殡葬档案管理的人员，应该注意提高自己的工作素质，要认识到工作的重要程度，要提高自己的工作水平，在将殡葬档案分门别类的整理好，保证相关资料完整性的同时，不断更新知识水平，提高用好网络实现殡葬档案数据的共享应用的本领导。

5）加大资金支持力度。要多与上级领导沟通汇报，强调殡葬档案工作的重要性，争取资金支持，完善档案室及各项档案设备的更新改造，引入先进的档案设备，加大软件系统的资金投入，保障档案管理人员福利待遇，使得档案管理质量更上一个抬阶。

6）完善殡葬档案管理机制。进一步完善殡葬档案管理制度，如档案管理人员考核机制，规范档案管理人员队伍建设，提升实际工作效率，推动殡葬档案信息化建设。如定期信息核对制度，随着年份的增加，殡葬档案信息数量庞大，要定期进行核对，对出现问题的信息要及时查找原因，及时采取有效补救措施，加强业务管理，提升服务水平。如建立档案安全保密制度，加强档案信息的保密管理，确保档案数据的安全保密，防止发生丢失泄密事件，防范非法使用行为。

殡葬工作是一项特殊工作，具有很强的服务性，在殡葬工作中引入殡葬档案管理不仅提高了服务水平，也提升了殡葬事业发展水平。总之，殡葬档案管理是一项长久的持续性工作，需要殡葬部门认真对待，不断引进先进的管理理念，提升服务水平，按照实际工作不断提高档案信息化建设水平。