刍议档案管理中的电子档案管理

刘国华

（菏泽市第三人民医院，山东 菏泽 274000）

档案的管理过程主要包括对档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等一系列工作。随着近些年计算机技术的不断普及和信息化技术的发展，文件的电子化形式已经逐渐在国民的生活中普及开来，越来越多的纸质资料、文稿、文献都在被电子化的文档逐步替代。同时，这一现象也给档案管理部门带来了较高的要求和挑战，如何实现档案的全面电子化管理，以电子化的方式实现档案从创建、接受，到整理、保管，再到最终的优化、利用，成为业内重点关注的问题。本文的研究从档案管理的作用着手，介绍了电子档案的特点和优势，并从保障安全、规范使用、建立模式等不同角度，论述了电子档案管理的关键环节，以期能够更好地促进电子档案管理工作的开展和 进步。

1 档案管理的作用

档案管理是一项兼具政治性、服务性和管理性的工作，其主要作用是完成文档的管理并做好相关服务性工作，工作过程并不会直接制造或生产物质或金钱，所管理的档案并非全部由档案管理机构或档案管理工作人员所生成，也不能够被档案管理人员所直接利用，管理对象主要以历史性文件为主，对工作的系统性、准确性和全面性要求较高。档案管理工作不能够单独存在于社会上，而是要与其他社会管理系统密切联系，共同组成管理职能。通过档案管理工作为社会实践提供档案信息服务，是该项工作与其它工作的最主要不同点。从我国的历史来看，档案管理工作在不同的历史阶段都在为国家的政治、经济、文化发展作出默默地贡献，从而也奠定了档案管理工作的重要历史地位。档案管理部门主要完成档案的研究、编制等工作，但其最主要的目的是为满足社会的需要，使档案真正被社会利用，从而表现出服务性的特点。在我国历史中的阶级社会中，档案的存在一定程度上反映了阶级关系和利益，因此档案管理工作主要被管理人员所垄断和掌握，在管理人员的指挥下发挥服务政治、经济、文化的作用，从而集中表现出了档案管理工作的政治属性。步入新的历史时代，档案管理工作依然发挥着重要的作用。

2 电子档案的要点

随着计算机技术的不断发展和应用，电子档案管理方式在近些年正在逐步取代传统的档案管理过程，其主要表现出三方面的特征：首先，想要实现档案的电子化管理，必须构建一个应用性强、独立性好的公共档案管理信息化平台，以支撑各类业务的需要，所有实体化和虚拟化的档案管理工作都需要信息化平台提供转变与管理职能，从而实现档案的电子化管理。其次，电子档案是多种信息媒体共同继承的产物，其内容的主要来源既包括实现了电子化的实体档案，也包括档案画的电子信息，同时还涉及结构化的数据库等多方面的内容。再次电子化的档案具有一定的保存价值，能够同步完成历史记录，并可以作为相关电子信息的法律依据，档案需要能够记录原始文件，从而实现历史再现，清晰、明确、完整地记录所需信息以形成有用的历史记录。

3 电子档案管理的优势

相较于传统的档案管理方式，电子档案管理方式具有较多的优势，主要表现在如下四个方面：1）提高工作效率。电子档案管理工作效率更高。电子档案的管理主要借助计算机设备来应用和实现，随着当前信息化水平的不断发展，运用电子档案管理方式极大程度上减少了人工进行立卷归档、查找检索的工作量，降低了工作人员的劳动强度，同时提升了档案管理工作的效率和效果。2）保持完整持久。电子化的档案能够更加持久的保存。传统的档案管理工作中，档案一般以纸质媒介的形式存在，即便环境和条件均比较适宜，仍然需要人工进行归档和贮存，整个工作过程难免会出现纸张损坏的情况，也容易产生档案缺失的问题。随着电子档案的运用，对档案的整理和调用过程全部通过计算机来实现，避免了人为问题的出现，也避免了时间因素造成的档案保存完整性降低等一系列问题。3）更好实现保密。电子档案管理的保密性更好。很多涉密档案在保管过程中有着严格的要求，但是在纸质媒介条件下，经常容易受到人为因素产生档案泄露的问题，而电子档案通过计算机来保存，在特定的保密程序或加密方式作用下，产生泄密可能性极大降低。4）管理成效明显。四是电子档案的运用，提升了档案管理工作的质量。传统档案管理工作中很多时候都需要人工进行大量体力劳动，从而导致人为因素干扰了工作成效，而在电子档案管理过程中，通过自动化的程序完成档案管理过程，具有更高的效率和更好的管理质量。

4 保障电子档案环境安全

对电子档案来说，其环境安全主要包括存放环境硬件环境及软件环境三个部分。1）建立适合介质保存环境。要为存储介质提供适宜的温度、湿度、空气环境，避免阳光直射，以免出现介质的变形和弯曲，同时，要注意减少灰尘、虫害、外力、化学试剂、磁场等外界条件对电子档案存储介质的影响。2）使用带有防御功能的硬件。电子档案的存储需要依托于计算机设备，因此要注重提升计算机设备的安全性，通过防火墙、软硬件杀毒系统等措施，防止病毒入侵，提升档案计算机保密等级，切断与互联网的不必要物理连接，从而有效进行安全防控。3）采用专业档案管理软件。完备的档案管理软件不仅可以提升档案管理的效率和效果，而且能够减少无权限访问者对档案系统的干扰，通过文档加密和身份验证等多重手段，进一步拦截非法用户的行为，保障电子档案的安全和完整。

5 规范电子档案的使用

要注重防范软硬件设备故障，对电子档案造成的致命危害，定时定期做好信息备份，便于保存、查阅和异地存储，防止突发事件给电子档案造成致命性的打击。按照档案内容的保密级别，严格审查访问者的权限。对于一些不完全公开的电子档案，要限制副本的使用。

6 建立“双套制”模式，确保重要信息完整

在当前的技术条件下，电子档案和纸质档案仍然各具优势，因此在技术设备尚不完备的基础上，可以选用电子档案与传统档案并存的模式，充分利用两者的优势，发挥纸质档案的原始性和完整性，利用电子档案的快捷性和便利性，从而有效提升档案管理效率，满足管理要求。

7 结语

总之，在先进技术设备的发展和应用下，传统档案管理工作被电子档案管理所取代是必然趋势。档案管理工作者必须适当掌握管理方法与技巧，切实关注变化环节，充分利用好先进的技术设备，不断优化管理过程，充分发挥电子档案管理的优势，从而提升管理工作 效率。