信息时代医院综合档案管理现状及对策

周小丽

（镇江市中西医结合医院，江苏 镇江 212000）

医院综合档案是医院在其行政管理人事、临床科研，以及医疗设备等管理中产生和形成的，具有重要保存价值的文件资料。近年来，随着医疗卫生事业改革的不断深入，以及医疗卫生事业的快速发展，医院综合档案的数量和规模也呈现出快速增长态势。医院综合档案在医疗卫生事业发展中的重要作用日益凸显。

1 信息时代医院综合档案管理特点

信息时代其代表性象征为“计算机”，主要以信息技术为主体，代表着先进生产力。信息时代，医院综合档案管理实现了信息技术与档案管理二者的深度融合，提升了医院综合档案管理的信息化水平。与传统综合档案管理相比，信息时代医院综合档案管理呈现出如下 特点：

1）搜索便利化。将信息技术与医院综合档案管理，实现了医院综合档案管理的信息化，借助word等办公软件，以及互联网等网络传输，在庞杂、多样的医院综合档案管理中，可便捷地实现医院综合档案搜索检索的便利，只要通过输入关键词、主题词等，即可在相应的档案管理软件或数据库中实现高效检索。与传统的需要借助人工检索、查询等方式相比，信息时代医院综合档案检索更加便捷。

2）载体多样化。传统模式下，医院综合档案管理主要依靠纸质、照片等载体形式，信息时候，医院综合档案管理除了传统的纸质、照片等载体外，大量视音频档案资料、电子文件资料，存储的介质包括磁盘、光盘、软盘，甚至是云盘，综合档案载体呈现出日益多样化管理的特点，使医院综合档案管理更具直观性。

3）服务多元化。医院综合档案价值在于其利用，为医院的发展，以及医疗事业改革提供优质、高效的服务。传统模式下，医院综合档案服务主要是查询、复印纸质档案，用以起到凭证或信息查询等服务。信息时代下，利用大数据、云计算，以及数据库等信息技术，除了发挥传统的服务价值功能外，利用“互联网+”模式，可以突破传统时空界限，可以实现实时综合档案查询、借阅、下载等。此外，大数据、云计算等技术的应用，有助于提升医院综合档案编研质量。还可以广泛应用于医院管理、医院文化建设、科研等等。

2 信息时代医院综合档案管理现状

医院综合档案是医院在其综合管理活动中产生的原始记录，是医疗卫生事业改革、人事制度管理，以及临床科研等重要成果。我医院是一所集医疗、康复、科研、教学为一体的三级规模中西医结合医院，档案室中共收集、保存各类综合档案725件，其中，文书类档案457件；设备类档案107卷；实物类档案155件，照片档案6件。目前，医院综合档案管理存在的问题主要表现在：

1）理念亟待更新。信息时代背景下，医院综合档案管理与传统档案管理的方式、路径及理念均有着较大的差异性。迫切需要医院综合档案管理部门，以及其他管理人员转变传统档案管理理论，提升信息技术应用的思想自觉和行为自觉，例如，做好OA办公自动化系统与档案存储无缝衔接，实行“单套制”管理模式，减少重复工作。

2）基础亟待夯实。与传统医院综合档案管理相比，信息时代医院综合档案管理的信息基础还需进一步夯实，以满足信息时代医院综合档案管理的现实要求。从当前医院综合档案管理的现实来看，主要存在计算机、数据库、档案管理软件投入不足，医院综合档案管理的网络化、信息化水平滞后，难以满足新时期医院管理的现实需要。

3）范围亟待完善。随着医疗卫生事业的发展，以及医疗体制改革的深入，医院综合档案管理的范围也呈现出不断扩大的趋势，例如，体检中的诸多健康档案已经被纳入了综合档案管理范畴。但从现实情况来看，主要表现在医院综合档案管理范围不够健全、不够规范，档案资料的归档、移交存在不同程度的盲目性，综合档案资料移交缺乏系统性、完整性。

4）素能亟待提升。目前，医院综合档案主要由办公室负责，但具体业务部门或其他部门的档案资料收集、整理或移交大多是由兼职人员组成，无论是档案理论功底，还是信息素养都难以适应新时期日益增长的医院综合档案管理的现实需要。

3 信息时代医院综合档案管理对策

近年来，随着信息化技术在医院综合档案管理中的应用，有力提升了医院综合档案信息化管理水平，综合档案查询效率更高，查询和利用的频率更为频繁，为医院管理决策提供有力支持，也进一步促进了医院各项业务的开展，以及管理水平的提升。

1）转变档案管理理念。医院综合档案专职人员、兼职人员，以及分管领导，要切实转变医院综合档案管理理念，根据新时期，信息时代医院综合档案特点及实际，在思想上要高度重视医院综合档案管理工作，学会利用信息技术管理综合档案管理。要在思想上高度重视信息时代医院综合档案面临的安全隐患，采取有效措施切实解决档案面临的网络病毒、非法访问、数据篡改等安全隐患。通过转变档案管理理念，更加重视信息技术在医院综合档案管理中的应用，拓宽医院综合档案收集渠道，适应信息技术条件下医院综合档案收集、整理、编目、归档、借阅等现实要求。

2）夯实档案管理基础。从软硬件两个方面改善信息时代医院综合档案管理的基础。根据信息时代医院综合档案管理的现实要求，加大医院综合档案管理所需的经费投入力度，拨付专款用以改善医院综合档案管理软硬件基础条件。例如，根据医院综合档案管理的数量和实际需要，添置必要的计算机、数码相机、扫描仪等相关硬件设施，还需要购买相应的档案管理软件，以及正版的杀毒软件等等，夯实医院综合档案管理软硬件基础条件。

3）健全档案管理范围。首先是建立档案管理领导小组。由医院档案管理部门负责统筹、协调全院综合档案资料的收集、归档和整理。其次，要明确档案归档范围。优化医院综合档案管理范围，根据信息技术在医院综合档案管理中的现实应用，结合医院各个部门的实际职能，做好相应的文件资料的收集、移交和归档，以实现“应归尽归”的预期效果。再次完善医院综合档案管理体系及制度。依据医院管理实际及其职责明确具体的档案管理范围，并借助信息技术做好纸质档案电子化，并将其制作为系统化索引目录。

4）增强档案管理素能。信息时代，医院综合档案管理面临的形势和任务都发生了巨大变化，需要具体从事档案工作者不断增强自身综合业务素能，更新管理理念，掌握新的知识。具体来说，通过业务知识培训、参观学习、业务竞赛等，帮助档案工作者掌握档案理论知识，以及具体的信息技术，逐渐打造一支复合型人才队伍，以满足信息时代，医院综合档案管理的现实需要。