加强流动人员人事档案信息化管理工作的思考

2021-04-14刘立春

卷宗 2021年3期

刘立春

（大庆市大同区就业和人才服务中心，黑龙江大庆 163515）

人事档案是对一个人发展轨迹的真实记录，目前人员流动性增强，这也使传统人事档案管理工作的弊端凸显出来。为了能够提高流动人员档案管理水平，需要加快实现档案信息化管理，确保档案服务质量的提升，促进区域间人才的合理流动，为社会和经济的健康发展打下良好的基础。

1 流动人员人事档案信息化管理的意义

相较于其他人事档案，流动人员档案相对特殊，流动人员人事档案在具备其他人事档案共同特点的同时，还具有流转速度快、使用频率高和管理难度大等特点。为了实现人力资源的合理配置，近年来人员流动十分频繁，流动人员人事档案快速流转的特点，使人员一旦工作地或是户籍地发生变化，档案也能够随之流转。而且人员流动过程中需要以人事档案作为重要的凭证，这无形中增加了人事档案的使用率。虽然当前流动人员人事档案实施集中统一和归口管理的管理体制，但在实践工作中人事档案转递不规范，人员流动过程中，存在档案信息没有及时更新和补充，甚至人事档案没有流转的情况。针对于流动人员人事档案的这些特点，需要加强人事档案信息化建设。积极应用现代化理念和现代化技术，提高流动人员人事档案信息化管理水平，档案利用者可以在自身权限范围内，随时对档案信息进行查询和利用，实现更便捷的操作。特别是档案信息化管理水平的提升，档案管理和利用过程中，能够有效地降低人力和物力的消耗，规避纸质档案流转过程中的风险，档案管理者和档案利用者借助于网络即可以更新和查询到所需要的档案信息，有利于实现人事档案信息的高效利用。

2 加强流动人员人事档案信息化管理工作的措施

2.1 增强档案信息化管理意识

对于人才服务机构，在实际工作中需要认识到人事档案信息化管理工作的重要意义，并积极投入档案信息化建设所需要的资金，借助于多种途径和渠道来加强对人才档案管理工作的宣传，促进流动人员能够加强对个人档案的重视度。这样在档案管理工作中，流动人员才能积极协助，做好档案信息补充和完善，并做好档案转接工作，实现对自身利益的有效维护。

2.2 健全档案管理体制

针对于流动人员人事档案进行信息化建设，则需要强化顶层设计。在实际工作中要重视档案管理体系的完善，使档案工作的开展能够有完善的制度作为保障和指导。而且还要重视档案管理组织和人员的优化配置，并针对现有档案管理制度进行完善，规范人事档案信息化建设的流程，确保人事档案信息转递过程中的安全性。特别是在档案工作开展过程中，还需要及时对档案信息进行归档，及时更新人事档案信息，确保人事档案作用的充分地发挥。

2.3 完善基础设施建设

档案信息化管理工作的实施离不开完善的基础设施，人才服务机构需要积极配置档案信息化工作开展所需要的软硬件设施，以良好的物质基础来推动流动人员人事档案信息化建设工作的开展。通过做好软硬件设施的购置，实现档案信息的数字化存储，并借助于档案信息管理系统提高档案信息检索和利用的效率，全面提升档案信息化水平，实现人事档案信息的高效开发和利用。

2.4 构建完善的档案信息管理系统

档案信息化建设工作的开展，宜结合自身的实际情况来建立与自身要求相符的档案信息管理系统，实现对流动人员人事档案信息的统一和集中存储和管理，并积极促进档案信息管理系统的完善，强化系统的功能性，提高档案信息处理和利用水平。同时还要重视大数据技术的应用，积极整合档案信息资源，加快建立健全档案信息数据库，为档案信息的查阅和调用提供更多的便利性。

2.5 制定档案管理标准和规范

流动人员人事档案信息化建设过程中，基于档案信息数据库的基础上，还要针对于流动人员人事档案开展网上服务，以此来提高档案管理的水平和服务效率。在具体工作实施过程中，宜结合自身的情况和要求来制定具体的档案管理标准和规范，进一步对档案管理各个环节的标准和规范进行细化，使档案信息化管理工作的开展能够有章可循。另外，还需要加快推进相关法律法规的完善，为人事档案信息化管理提供法律支持。

2.6 重视档案工作者综合素质的提升

流动人员人事档案信息化建设离不开一支高素质的档案信息管理队伍。人才服务部门需要重视对档案工作者的培训和教育，积极为其提供更多的培训和学习的机会，促进档案工作者综合素质的提升。同时还可以通过开展业内的交流和研讨活动等丰富自身的档案管理经验，并更好的掌握现代化技术和设备的运用，强化自身的信息化素养，促进流动人员人事档案管理工作整体质量的提升，实现人事档案信息的高效利用。

2.7 加强档案信息资源的开发利用

流动人员人事档案信息化管理的最终目的是实现人事档案信息的开发和利用。借助于档案数据库实现档案信息的合理归类、集中管理和便捷查询。同时在实际工作中加快推进流动人员人事档案信息的数字化进程，实现纸质档案的数字化转化，使两者信息保持一致性。另外，还需要针对档案数字化格式标准进行统一，整合相关的档案资源，使档案利用者借助于档案服务平台即可以实现档案信息的有效利用，促进档案价值的实现。

2.8 强化档案的安全管理

人才服务部门档案信息化管理的实现为其各项工作的开展带来了诸多的便利，但同样也面临着一些安全问题。这就需要积极采取有效的技术手段和安全措施来构建档案安全保障体系，保证流动人员人事档案信息的安全。通过建立流动人才人事档案基本信息数据库，实现档案信息的电子化存储，而且各级系统进行有效衔接，实现信息的互通共享，这样能够对流动人才相关信息进行有效掌握，全面提高人才的管理水平。