探讨新形势下基层档案管理

2021-04-14车福林

卷宗 2021年3期

关键词：基层单位管理人员档案管理

车福林

（山东省青岛市崂山区金家岭街道办事处，山东青岛 266061）

档案管理是基层单位日常工作中的重要内容，关系着基层民众及基层发展的各个方面，要求基层单位加快建立以信息技术为基础的现代化档案管理模式，创新新形势下档案管理工作思维，全面提升工作效率和质量。

1 新形势下基层档案管理工作内容及重要性

1.1 工作内容

因为基层单位工作复杂，档案管理人员日常工作内容主要包括各种文件的收集、重要资料的归档、不同类型档案的归纳和整理，所以基层单位档案资料数量庞大，档案管理人员工作任务繁重，档案归类难度较大。

1.2 重要性

基层单位档案管理工作，是维持基层单位正常运转的关键部门，在社会新形势背景下，档案管理工作人员需要具备一定的创新思维和管理意识，利用现代化技术手段，提高档案管理工作效率和质量，对档案信息进行云端备份，便于相关人员利用移动终端进行信息查阅，方便基层民众信息公开，在保证基层单位档案信息完整性和真实性的基础上，实现便民利民的基层服务和管理目标。

2 基层档案管理工作现状

基层单位进行档案管理工作期间，受多种因素影响，导致基层部门档案信息混乱，管理工作难以开展，主要表现在以下三个方面：第一，基层单位档案管理信息化程度较低，相关制度和档案管理组织形式不完善；第二，基层档案管理信息化系统及其管理模式僵化，限制现代化档案管理技术的普及和推广；第三，基层单位档案管理人员对新形势认知不足，对现代科学技术应用能力有限，影响档案管理效果。为此，基层单位在开展档案管理工作期间，要加快落实和完善相应的管理制度，充分利用现代化技术手段，推动建立信息化档案管理机制，全面提升档案管理效率和质量[1]。

3 新形势下开展基层档案管理工作的具体措施

3.1 完善基层档案管理制度

1）实行标准化管理。新形势下，基层单位档案管理工作顺利开展，要以基层档案管理相关制度为核心，首要任务是要建立健全的基层档案管理制度，明确管理人员工作目标，根据基层单位或街道办事处档案管理工作的实际状况，结合档案管理法律法规的具体要求，制定完善的管理制度，为档案管理人员提供参考依据。地方政府及其相关管理部门，要加强基层档案管理法规建设，围绕基层单位内部组织形式展开分析，综合考虑当前基层档案管理工作的弊端和不足，制定有针对性的法律法规，实现档案管理法在基层单位的全覆盖，坚持依法管档的工作理念，全面提升基层单位归档工作质量。基层单位相关部门要根据实际情况，对基层档案管理制度进行优化调整，结合基层单位档案管理工作的具体要求，综合分析档案管理工作内容及组织形式，提高基层单位档案管理效率。

2）创新管理监督机制。基层单位档案管理部门工作过程中，首要任务是要加快管理监督机制的创新，在原有档案管理制度的基础上，增设相应的监督条例，采用现代化管理和监督技术，对档案管理人员工作内容、流程及结果进行综合分析和调查，有效约束和规范相关人员工作行为，全面提升档案管理效果，同时，基层单位要对档案管理部门工作进行定期考核，严格落实相关制度及管理条例，保证基层单位档案信息的准确性和真实性。

3.2 建立信息化档案管理模式

1）数据库建设。社会新形势背景下，要求基层单位档案管理人员综合利用现代化管理手段以及信息化技术，对基层档案资料进行集中管理，加快建立档案数据信息库，将纸面档案信息通过大数据技术转换为文档形式，利用档案数据信息库，对相关档案实行数据化储存，优化档案信息采集、归纳、管理、查阅等环节，有效提升基层单位档案管理效率。一方面，基层单位建立档案数据信息库，利用大数据对档案信息进行采集和录入，通过第三方网络平台或软件完成档案数据的共享，期间，档案管理人员要保证档案的真实性和准确性，确保数据库运行环境安全，提升档案数据库对档案信息的管理效果；另一方面，基层单位档案管理人员利用数据库完成对档案信息的分类整理工作，对档案信息进行精细化分类，将不同条目信息通过编码的形式呈现出来，形成档案资源目录索引，便于日后对档案信息的检索和查阅。

2）管理系统建设。信息时代的来临，为基层单位档案管理工作提供极大便利，管理人员利用大数据技术手段，在单位内部开展档案信息管理建设工作，加快形成以数字化为核心的现代档案信息管理系统，要求管理人员提高现代科技的使用效率，利用现代技术进行电子信息采集，提高基层文件归档效果，降低管理人员出现人为失误的概率，同时，采用数字化档案管理系统，充分发挥系统在档案监督和安全管理等方面的优势，防止档案数据信息的泄漏和丢失[2]。

3）信息化建设。为保证档案管理工作有序开展，基层单位利用现代化档案管理设备，综合运用多种网络数字技术，建立网络档案管理平台，加强单位内部档案管理工作的信息化建设。一方面，网络平台和相关软件的使用，基本实现自动化数据采集和整理工作，提高档案信息和数据的处理能力，保证档案资料的完整；另一方面，推进档案信息公开与共享进程，完成对保密信息和公开信息的分类，提高档案管理工作效率，同时能够收获较好的管理效果，加快社会信息的流动与共享。

3.3 打造专业档案管理团队

1）深化管理意识。基层单位档案管理工作效率和质量与管理人员管理能力和专业水平息息相关，要求相关管理人员加强自身专业能力建设，树立信息化档案管理观念，逐步深化和落实以现代技术为核心的档案管理体系。一方面，基层档案管理工作人员需要在信息化档案系统的指导下，对档案管理工作进行深入分析，形成现代化档案管理意识，推动档案管理工作的实际进程；另一方面，工作人员要尽快熟悉并利用科学技术和档案管理设备，提高大数据、云计算等技术的应用效率和效果，进而提升基层单位档案管理工作的信息化水平。

2）加强人员培训。基层单位要针对当前档案管理工作开展的实际状况，加强对管理人员专业能力的考核与培训，加大专业人才培训的资金投入，积极开展思想政治教育以及档案管理知识培训活动，确保档案管理人员具备强大的专业知识储备，强化工作人员现代信息技术的应用效果，同时，基层单位要制定奖励激励机制，通过知识竞赛、项目比拼等活动，全面调动和激发管理人员工作热情和信心，提高基层档案管理工作效果。