新时期网络环境下成人教育学籍档案管理之探讨

2021-04-14彭相文

卷宗 2021年3期

彭相文

（兖矿技师学院，山东邹城 273500）

随着近年来成人教育招生规模不断扩大，以及社会和用人单对人才的评级体系发生变化，网络远程办学形式的创新与发展，促使成教学生数量不断增加，学生档案的数量也随之猛增，给继续教育学籍管理工作带来很大挑战，传统的管理办法已不能适应大规模的继续教育发展的需要，继续教育学籍档案管理的复杂性和繁重性日益显现。

1 继续教育学籍档案管理现状分析

1.1 执行学籍档案管理要求不到位

众所周知，学籍档案包含个人基本信息，如联系方式、职务状况，家庭情况、奖惩情况、工作学习履历等相关信息。这些信息虽然简单，但是学校或其他部门直接查阅学生基本信息是非有意义。成人教育学生虽然不像普教学生集中管理，但是其学籍信息和普教生一样有着重要作用。由于对成教学生档案管理规定执行力的下降，使得成人教育学生档案材料存在诸多问题，如填写不规范、字迹潦草、漏填、乱填等都是学籍管理中存在的问题。一方面管理人员没有严格要求学生规范填写，另一方面是学生对自己学籍档案信息的不重视或者是意识淡化所造成的。成人继续教育的学员多数是在职工作人员，入学报到的时间随机性大，这给学籍档案的统一管理带来很大难度，加之现在成教学员流动性较大，个人档案材料信息也不断变化，少数成教学生甚至还会出现不能如期毕业学籍的异动，也极易造成这些“特殊学生”的学籍材料遗失或漏报的情况。

1.2 学籍管理人员素质不专业

众所周知，75%以上成人继续教育学籍管理人员，都是非专业人员，其人员未经过系统化的专业知识培训，综合业务素质并不是十分高，甚至常出现档案管理人员往往是从其他部门临时借调过来，对从事档案管理工作中显得力不从心，工作积极性不高。其最大缺点是工作量较大、效率偏低、存储困难、准确性无法保证。对于今天的网络信息化的管理方式，显然它已不适应新时期网络环境下社会发展对继续教育发展的需求了。

2 新时期继续成人学籍档案管理的优化策略

2.1 提高管理人员的素质和专业能力

为了满足现代学校档案管理和发展的需要，规范档案管理程序，改进档案信息的开发和利用，为学校建设服务，需要提高管理人员的质量和专业技能。成人教育档案的管理非常专业，因此档案员必须具备相关的专业知识、强烈的责任感和热情，并能够严格处理每一项工作。首先，档案员不仅必须具备档案领域的专门知识，而且还必须学习社会科学和自然科学，继续学习，提高专业水平，热爱工作，忠于职守，确保工作顺利进行，全心全意为学生服务。第二，档案员必须有良好的工作习惯，否则可能对学校产生不可逆转的后果，必须提高他们的道德素质和政治信誉。最后，有必要稳定档案管理人员，不方便各部门的流动，并确保工作的完整性。随着时代的发展，档案管理人员需要适当的信息技术，以适应社会的需要，对管理人员进行信息管理方面的培训，并提高档案管理的效率。

2.2 注重学籍档案信息化资源建设

学籍档案资源是信息化管理之本、之源，离开学籍档案资源信息化管理将成为无源之水无本之末。因此，要更加注重成人学籍档案资源的信息化管理，既要做好“存量数字化”，也要做到“增量电子化”，坚持存量与增量一起抓的工作思路。即，一方面，要对已经归档的纸质学籍档案进行数字化扫描，并将学生的学号、姓名、专业、学籍目录等建立一一对应关系，便于后期查找利用。另一方面，要做好新生学籍档案电子化管理，按照“单轨制”管理理念，为成人学籍档案建立周密的学籍档案信息数据库，并在各系统间搭建相应的数据接口，实现学籍档案信息数据共享，不断丰富学籍档案信息化管理信息资源。

2.3 增强学籍档案信息化管理素能

学生学籍档案信息化管理离不开一支综合素质过硬的档案管理队伍。首先是学校领导要高度重视学籍档案管理队伍建设，采取继续教育、外出培训和合作交流等方式，拓宽学籍档案管理者视野，提升学籍档案从业者综合业务素能。其次是学校学籍档案具体从业者要保持高度责任心和职业荣誉感、使命感，根据学籍档案信息化管理的现实需要，自觉做好计算机、互联网、物联网、大数据等等信息化知识技能的学习，切实增强学籍档案管理所需新技能、新知识的储备。

2.4 更新学籍管理软件，提高管理效率

为解决成人学籍管理系统中存在的框架陈旧、拓展性不强的问题，成人需倾注角度资金、精力大力度更新学籍管理软件，使得学籍管理软件与时俱进，从而提高管理效率。要细化到软件、硬件的更新和替换，确保学籍管理系统满足实际管理需求和需要。另外，还要积极开辟学籍变动、转专业网络申请渠道，为学生提供便捷性服务，避免学生在这方面申请中耗费较多心力、时间和精力，也确保成人学籍管理服务质量不断提升，进而让诸多工作人员、学生满意。除此之外，还需对系统中的个别模块进行个性化修复和革新，进一步完善智慧教务平台。在此基础上，要重视基础数据维护，确保数据安全、可靠，保障学籍管理软件运行和使用安全，从而助力学籍管理工作顺利落实。值得一提的是，学籍管理软件的更新，还需给予相关操作人员一些适应时间、学习时间，以便将学籍管理软件发挥出真正的作用和实效。