浅析房产档案安全管理的重要性及防控措施

张丽红

（昆明市呈贡区房产交易中心，云南 昆明 650500）

房产档案管理保留着城市发展的房产变迁信息，工作量较大，工作中所涉及的管理范围较为广泛，需要遵循相应的法律法规和政策要求，最终形成的房产档案有很强的专业性，房产管理工作必须得到相应的重视。

1 房产档案安全管理的重要性

房产档案是部门的专业档案，与普通政府的公文有很大差别，房产档案会在房产的位置占地面积、地区名称上，分别标明具体信息。同时还会记录各个地区房屋的年限、损坏程度、建设发展，与房地产物权设立、变更、转让、消灭等行为有着不可分割的联系，这些都需要利用房产档案进行交易和处理，相应的也导致了房产档案有着很强的动态性，无时无刻不在发生变化，一直可以全面地展现城市房产变化的过程。房产档案的信息联通是保证房地产市场稳发展的条件之一，房产信息的垄断可以直接造成房地产市场的混乱无序，使各个区域之间没有平等的房地产信息交流，阻碍城市的规划和发展。

2 房产档案安全管理中存在的问题

1）房产档案信息的安全性问题。随着社会信息化制度的不断发展，目前比较常见的房产信息储存方式是利用网络技术进行信息化管理，但是在一些计划程度并不是很完善的时候，房产信息一般都是由房产档案的相关管理部门对所需材料进行收集和筛选，最后将这些资料整合起来，将重要的房产信息档案妥善储存。随着储存模式的改变，比较老旧的房产档案很容易被管理人员忽视，没有建立完善的防风险意识，虽然有一定的防火防潮和防虫的措施，但是当遇到大型的自然灾害或其他不可抗力因素时，房产档案抗风险性较低的缺陷就十分明显。近几年，我国很多地区都发生了比较大规模的地震事件，这些事件发生后对当地的房产信息管理造成了巨大的损失，没有办法找到相应的房产信息资料，对于灾后的赔偿问题，造成了较大阻碍。

2）房产档案信息化保存问题。现在的房产信息管理人员往往都比较依赖于网络储存，但是网络储存虽然更加的方便快捷，却也有着相应的弊端。对于内部管理来说，由于大量的房产信息都储存在移动硬盘中，那么电脑和硬盘的损坏和老化就会造成房产信息储存的风险，造成数据缺失或损坏。房产信息需要提供给相应人员，就不能避免外部的网络连接，在外部的管理过程中，存在的风险有黑客攻击，网络病毒信息窃取等等，信息化管理的方便快捷导致房产档案信息管理中可能出现各种漏洞和风险。与此同时，在管理人员工作的操作过程中，也存在着各样的失误，设备的格式化、电子数据的删除、操作程序运行错误，都有可能会对房产档案的电子信息造成损坏。

3）房产档案保存过程中的突发问题。房产档案保存的过程中很容易出现各种各样的突发问题，而突发问题的处理，就面临着资金的投入。在房产档案信息化改革的初始阶段，房产当然管理部门就要投入大量的资金为房产档案的管理准备，计算机、打印机、复印机、网络域名的使用、应用软件的投入、相关专业专家的服务咨询、管理人员的培训等等方面都需要档案管理部门的资金投入，以此才能够保证档案管理工作的正常运行。诸如此类的突发问题，日后只会越来越多，因此对于突发事件的资金投入是房产档案保存过程中所面临的重要问题之一。

4）房产档案知识产权制度不够完善。目前我国房产档案网络信息管理方面的法律法规并不是很健全，在房产信息进行资源共享的过程中，很容易遇到知识产权归属的问题，目前对于房产档案的信息公开，还没有一个明确的执行标准，部分产权人并不愿意自己的信息公开化。但是在实际过程中，本应该受到知识产权保护的部分信息是共用的，信息的公开与产权人的需求形成了矛盾，相关部门在进行档案管理的过程中，很容易遇到知识产权分割不清的问题，而受到产权人的追责。

3 房产档案安全管理相关问题的防控措施

1）树立房产档案信息风险意识。房产档案信息管理部门要提高对房产档案信息风险意识的重视程度，管理部门的领导和员工在目前的情况下都没有对房产档案信息风险作出全面的、充分的认识，在真正遇到信息风险的时候，很多员工不知道该如何处理。因此想要提高房产档案风险意识，管理人员要积极转变自己的管理理念，尤其是在信息化管理逐步接替传统房产信息管理方式的今天，风险意识树立显得尤为重要。管理人员缺少管理的风险意识，会造成档案管理工作的缺陷，只看眼前效益，会对整体的房产档案信息管理留下隐患。管理部门要积极组织员工进行培训，加强员工的抗风险意识，能够在发生意外情况时，采取有效的、正确的处理措施，尽量减少房产档案的 损坏[1]。

2）加强档案管理风险教育，采用动态管理模式。档案管理部门要加强工作人员的风险教育，培养工作人员预测风险的能力，定时对于档案的管理风险进行评估，将各项数据具体的量化出来，总体分析确认某一方向风险的概率，通过数据大小的比对来决定相关部门是否要做好相应的预防措施。风险评估不是每个人都有能力去做的，管理部门可以聘请相关的专业人员，定期进行评估，同时也可以对档案的管理人员进行风险方面的教育。在管理人员学习分享教育的过程中，本身也是对管理人员工作能力和综合素质的提升，通过长时间的教育和影响，可以有效的规避房产信息档案的管理风险。

除了对档案管理风险进行教育和培训，管理部门也要做好房产档案的动态管理。房产信息数量比较巨大，涉及的范围也比较广泛，因此在工作人员进行档案管理的过程中，首先要根据不同的标准分类：例如利用房产编号、坐落的地区等对房产档案信息进行科学管理，并且分门别类地做好规划。后续如果再发生房产便签或产权变更时，就可以在相应的房产档案后直接添加备注与原档案存放在一起，减少数据的复杂程度和储存数量，也更加方便管理人员对信息进行 整理。

3）强化房产档案信息数据库模式。房产档案信息的原始数据，是房产进行后续变动的基础。因此，房产信息原始数据的保存和房产的档案信息要进行区分，不能够因为信息化管理的便捷就忽视原始档案的储存与管理。信息化管理只是档案管理的一种手段，其根本目的是方便管理人员进行管理工作，而不是代替原本的档案管理地位。为了确保狂犬档案原始信息的准确性，管理部门应该设立内部局域网，对房产变动信息有更清晰的记录，实现内部的信息共享，从管理部门的考核上确保同一个房产没有进行重复的交易或是银行的抵押贷款等行为，这样的管理模式既减轻了工作人员的压力，也降低了管理工作的失误率，提高了银行贷款等工作环节的效率。

4）提高房产档案抗风险能力。目前房产档案抗风险能力较低，管理部门需要借鉴已经存在的其它方面的抗风险政策，借鉴到房产信息管理方面上来。例如，国家现在对于金融财政方面的风险管理已经较为完善，提出了很多符合实际的方式方法，并且得到了很好的效果。房产档案管理面对的最大的风险问题就是信息管理的安全性和有效性。在实行管理工作的过程中，首先要存留一份原始的纸质档案，同时还要将电子备份拷贝到硬盘上，最终还要对已经整理好的电子文件进行备份。随着网络信息技术的发展，异地备份已经不是难以攻克的问题，异地备份可以反过来成为房产管理的有效手段，切实提高房产档案的抗风险能力。