事业单位人事档案管理现代化的实现路径分析

梁 威

（黑龙江省农业机械工程科学研究院齐齐哈尔农业机械化研究所，黑龙江 齐齐哈尔 161006）

事业单位人事档案是事业单位人才队伍壮大发展的关键所在，通过做好人事档案管理工作，可以为事业单位人员的合理调配提供重要的依据。在实际人事档案管理工作中，事业单位不仅要做好相应管理机制的落实工作，同时还要与时代发展相适应，积极推动人事档案管理工作模式的创新，构建人事档案信息化管理平台，全面提升人事档案管理工作的质量，为人事档案管理现代化的实现打下良好的基础。

1 提升事业单位人事档案管理现代化的意义

1.1 提高档案管理效率

在当前市场经济环境下，事业单位用人机制发生了较大的变化，这也使人员流动性增加。事业单位在人事管理工作中，通常以人事档案作为重要的依据，借助于人事档案来了解人才的状况和对人才实施有效的调动。事业单位通过提高人事档案管理的现代化水平，不仅能够保证人事档案的真实性和准确性，还可以实现人事档案的高效利用。并借助现代化智能检索平台，实现对人事档案信息的有效检索，全面提高用户信息的查阅效率，实现人力的节约，提高人事档案管理工作的效率，为事业单位的健康发展打下良好的基础。

1.2 反映事业单位发展状况

事业单位人事档案针对事业单位人员的整体流动过程进行真实记录，并对事业单位每个时期人员的情况进行见证，能够更真实地反映出事业单位的实际发展状况。而且随着事业单位的发展壮大，人员流动和规模也呈现出快速发展的态势，这对人才档案管理工作也提出了更高的要求。人才作为事业单位发展的重要资源，通过做好人事档案管理工作，全面提高人事档案管理的现代化水平，能够为事业单位人才管理工作提供重要的指导和依据，为事业单位的健康发展打下坚实的基础。

1.3 优化人才选拔机制，吸纳人才

人事档案中针对每个人员的基本情况进行了真实的记录，其对事业单位人才选拔和吸纳人才具有极为重要的意义。借助于人事档案，事业单位能够对自己所需要的人才类型进行合理判断，并在招聘新人时严格按照这些要求进行，充分的吸纳人才。而且通过人事档案还能够及时发现人才管理工作中存在的问题，并及时进行改进，全面提高单位人员的整体素质，促进人事管理工作水平的提升，为事业单位的健康发展起到积极的促进作用。

1.4 有利于实现档案资源共享

在当前信息化时代背景下，信息传播速度快及传播范围广。在人事档案管理工作引入信息技术，可以有效地提高人事档案管理工作的效率，加快促进人事档案信息资源的共享，实现人事档案的高效利用。而且人事档案信息化水平的提升，还可以加快推进人事档案信息的深度开发和利用，为档案用户提供更优质、高效的档案信息查阅服务，进一步增强人事档案的影响力。

2 事业单位人事档案管理工作中存在的问题

2.1 人事档案管理意识较薄弱

一直以来事业单位发展过程中人事档案都占据着重要的位置，而且人事档案与每个员工都具有密切的关系，这也充分的说明了人事档案管理工作的重要性。但在实际工作中，人事档案管理工作却存在不被重视的情况，大部分单位领导对于人事档案管理工作的重要性都缺乏深入地认识，往往觉得人事档案管理就是对个人信息进行保管，不具有技术性，只有个人信息资料不丢失就行。因此在人事档案管理工作中许多工作只是停留在表面，一些工作甚至只是为了应付检查。在这种情况下人事档案管理人员对于工作也存在消极和懈怠的情绪，工作中存在应付的现象，这也直接导致人事档案管理工作效率和质量不高，人事档案管理工作的重要价值无法充分地体现出来，对人事档案作用的发挥带来了较大的阻碍。

2.2 人事档案管理制度不完善

一旦人事档案信息中存在错记或是漏记等问题，不仅会导致档案管理工作混乱，同时还会对员工的个人发展带来较大的影响。导致这些问题发生的主要原因是由于人事档案管理制度不完善，制度的实际效用无法发挥出来。部分单位根据自身的情况制定了具体的人事档案管理制度，但制度并没有落到实处，在实际人事档案管理工作，各个环节都存在不规范的问题，这不仅影响了人事档案管理工作的效率和质量，而且制度对工作人员缺乏约束性，从而导致工作人员在实际工作中缺乏责任心和执行力，对人事档案管理工作的有序开展造成了较大的影响。

2.3 档案管理不规范

人事档案管理工作是一项具有长期性和持续性的工作，而且在长期工作开展过程中档案管理人员往往会形成惯性思维，这也导致传统档案管理模式的影响十分深入，这也是当前事业单位人事档案管理工作落后和效率低下的主要原因。在实际人事档案管理工作中还存在一些漏洞，档案管理各个环节都没有明确的规范和标准，因此导致人事档案管理工作整体上欠缺规范性。

2.4 人事档案管理信息化建设滞后

目前事业单位人事档案管理工作中纸质档案仍大范围使用，档案信息化建设相对滞后。部分事业单位虽然使用了人事档案管理系统，但在实际工作中人事档案管理系统利用率不高，往往只是将员工基本系统输入到系统中，一些重要信息仍采用纸质档案载体进行保存。这样在针对员工信息进行查阅时，则要通过人事档案管理系统和纸质档案两种途径才能查找到完整的信息，不仅影响了工作效率，还严重制约了人事档案信息的开发利用。

2.5 数据库系统不完善，信息安全建设滞后

事业单位人事档案信息管理系统的应用有效地提高了人事档案管理工作的水平，但同时也带来了一系列的问题。特别是在数据库系统不完善的情况下，人事档案信息管理平台则会存在较高的安全风险，易出现人事档案信息错误及混淆等问题，严重时还会导致人事档案信息丢失，这对人事档案信息的安全性带来了较大的影响，也不利于人事档案信息的高效利用和有效共享。

2.6 缺乏高素质、全能型的管理人才

由于当前人事档案管理工作中普遍存在信息化程度不高的问题，而且档案管理工作中高素质和全能型的管理人才缺乏。在实际工作中，档案管理人员对自身工作的重要性认识不足，档案管理理念落后，在实际工作中缺乏对信息技术的灵活运用。特别是档案管理队伍年龄普遍偏大，自身信息化水平偏低，专业技能缺乏，对新理念和新技术接收较慢，这在一定程度上对事业单位人事档案管理现代化水平的提升带来了较大的制约。

3 事业单位人事档案管理现代化的实现途径

3.1 增强人事档案管理意识

事业单位人事档案管理现代化的实现，离不开单位领导的重视。因此作为事业单位领导者，需要从思想上对人事档案管理工作的重要性有一个深入的认知，并将其放在事业单位的重要日程上来。在具体工作实施过程中，事业单位宜成立人事档案管理工作领导小组，针对于人事档案管理工作的开展情况定期进行检查和监督，针对发现的问题及时加以解决。而且在人事档案管理工作中还需要遵循分级分类指导和级别动态升降的原则，为人事档案管理工作的有序开展打下良好的基础。各单位结合自身的实际情况，强化基础设施建设，积极购置先进的现代化设备和相应的软件，为人事档案管理水平的提升打下坚实的基础。

3.2 建立健全人事档案管理制度

人事档案管理现代化水平的提升，需要以完善的档案管理制度作为指导和保障。事业单位宜根据自身的情况来构建完善的档案管理制度体系，以此来规范人事档案管理工作。在人事档案管理制度建立过程中，需要针对人事档案工作各个环节制定具体的规范和标准，使各环节的工作都能够有章可循。同时还要建立责任追究制度，针对档案管理人员的职责和义务进行明确，并实施严格的业绩考核，激发档案管理人员工作的积极性，促进档案管理工作质量的提升。另外，还要对人事档案录入工作以制度的形式进行规范，定期组织人员针对人事档案归档情况进行检查，从源头上规避一些常见问题，有效的保证人事档案信息的真实性、准确性和完整性，为人事档案管理工作的有序开展提供重要的制度保障。

3.3 规范人事档案管理工作流程

针对人事档案管理工作质量和科学性进行评估时，人事档案信息完整性是较为关键的一项指标。基于这些情况下，事业单位在人事档案管理工作中，需要针对人事档案管理工作流程进行不断规范，有效地避免实际工作中的随意性行为，确保每一个工作环节和每一项操作都能够严格按照标准要求进行。人事档案材料收集工作是人事档案管理工作中最基础的一项工作内容，在收集材料信息过程中，宜在规定的时间内根据规定要求及时针对职工的个人档案信息进行收集，确保档案材料的准确性和完整性。由于人事档案信息收集工作是一项长期性的工作，其贯穿于事业单位发展的全过程，因此要确保人事档案材料收集的规范性，即在实际收集工作开展过程中，需要严格审核收集的信息内容，积极拓展档案材料收集渠道，实现对第一手资料的及时和有效收集。在实际收集过程中对于资料不全或是信息不足的情况要做好备注，后期再进行补充和完善。整个收集过程中需要实施严格的监督，并定期进行检查，确保档案材料的真实性。对于收集的档案资料，还要根据基本的原则实施编号和归档，针对收集的材料实施归理，为后续档案信息的查找和使用提供更多的便利性。另外，事业单位还需要根据档案管理要求确定档案信息收集的标准和范围，并对档案信息及时进行完善和补充，全面提高档案信息的完整性，实现对人事档案的规范化管理。

3.4 提升人事档案管理的信息化水平

在当前信息化时代背景下，信息技术在各行各业广泛应用，将信息技术引入到事业单位人事档案管理工作中来，全面提高人事档案管理工作的信息化水平，可以促进档案信息的利用效率和服务水平。人事档案实现信息化管理后，能够进一步提高档案管理工作的规范化和便捷化，使档案利用者能够快速查找到所需要的档案信息，实现人事档案的网络化管理。在人事档案信息化建设过程中，在针对档案信息数字化转化过程中，采用统一的操作模式和处理体系，实现了档案信息的统一管理。并通过建立人事档案管理智慧平台，为单位各部门和职工查询和调阅档案提供更多的便利性。通过建立人事档案数据库和资料库，完善人事档案管理工作机制，针对档案收集、整理、保存、管理和利用等流程进行规范，为人事档案信息的开发利用做好基础性工作。另外，借助于客户端的APP或是微信公众号，实现与人事档案管理智慧平台的有效衔接，能够为档案利用者提供更为便捷的人事档案信息服务，使人事档案信息服务不受时间和空间的制约，促进档案服务效率和能力的提升。

3.5 人事档案信息数据库的构建

人事档案管理现代化的实现，数据库的构建是关键所在。当前事业单位要想加快推进人事档案管理现代化，必然需要与自身的发展情况和管理需求相结合，加快构建更为标准和规范的人事档案信息数据库，并将与人事档案相关的信息都纳入数据库系统中来。在具体构建人事档案数据库过程中，事业单位还要根据自身的发展特点，充分发挥单位技术部门的力量，加快推进与自身特色相符合的数据库系统的开发，这样不仅能够实现资源的节约，而且有利于确保数据库建设的标准性和适用性。事业单位在数据库建设过程中也可以通过第三方专业机构来完成，并开发人事档案管理系统，确保系统与自身的相符性。在人事档案信息管理系统建立过程中，要重视将事业单位其他系统与人事档案管理系统之间的有效对接，以此来推进档案信息的高效共享，实现人事档案信息的有效利用。

3.6 加强人事档案信息的安全管理

事业单位人事档案管理信息化水平的提升，特别是借助于信息化管理平台来实现对人事档案管理过程中，网络安全是人事档案管理深入发展的前提的基础。因此在实际工作中需要针对管理平台的运行环境不断进行完善，积极推动系统安全功能建设。具体可以将安全检测软件安装在数据库系统中，针对人事档案管理工作中存在的风险因素进行即时监测，一旦发现异常及时进行处理，将人事档案管理系统中的安全风险扼杀在萌芽状态。同时还要在系统中安装防火墙和杀毒软件，定期对系统进行检测和清理，保证系统运行环境的安全性，进一步促进系统运行效率的提升。另外，针对于单位各部门对于人事档案信息的利用要求，还需要设置具体的权限和不同类型安全密钥，避免出现人事档案信息泄露的情况发生。并及时对档案信息进行备份，或是采用云端存储，全面提升人事档案信息的安全性。

3.7 加强档案管理人员素质与能力建设

事业单位人事档案管理现代化水平的提升离不开高素质的档案管理队伍。因此事业单位需要重视档案管理人员队伍的建设工作，努力提高档案管理人员的素质和能力。在实际工作中，事业单位宜针对现有档案管理人员开展多种形式的培训，使档案管理人员具备扎实的专业知识和专业技能，能够熟练操作信息化管理平台，并对计算机技术和现代设备熟练使用，这样才能在实际工作中提高工作效率。而且档案管理人员还需要重视相关法律法规的学习，并积极掌握行业内的前沿理念和技术，从而在实际工作中不断进行创新，促进人事档案管理工作现代化水平的提升，深入挖掘人事档案信息的价值，实现人事档案信息的高效利用。

4 结束语

在当前事业单位改革不断深入的新形势下，人事档案在事业单位改革发展中的重要性越发凸显出来。由于人事档案与职工切身利益息息相关，同时也直接关系到事业单位各项工作的顺利开展。因此在实际工作中需要加强对人事档案管理工作的重视，加快转变档案管理理念，积极构建完善的制度体系，全面提升人事档案信息化水平。并通过构建完善的档案信息数据库，为人事档案信息的高效和便捷利用提供良好的条件。特别是各种现代化技术与人事档案管理工作的结合，档案管理工作效率和质量有了大幅度的提升，但信息安全问题也不容忽视。在实际工作中需要积极采取有效的安全管理措施，全面保障人事档案信息的安全性，促进人事档案重要价值和作用的发挥，为事业单位的健康发展打下良好的基础。