关于科研院所科研档案管理的探析

2021-04-14魏春瑜

卷宗 2021年3期

关键词：科研院所档案管理工作

魏春瑜

（沈阳化工研究院有限公司，辽宁沈阳 110021）

科研档案是指在自然科学研究活动中形成的具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式和载体的文件材料。科研档案是科研人员的劳动成果和智慧的结晶，记录了科研活动的全部过程及成果，为科学研究和科技服务提供凭证，具有重要的参考作用。

1 科研档案管理的重要性

1）科研项目档案是科研院所档案管理工作的重点。它是科研单位开展基础理论研究、技术研究和应用研究的保证，是维护单位经济利益和保护知识产权的一项重要举措。

科学规范的管理科研项目档案是衡量一个单位业绩与管理水平的重要尺度，为研究本单位的工作业绩和科学发展提供了第一手资料。

2）没有科研档案就没有完整的科学研究，科研项目档案是维持科学研究延续性的有利工具。科研人员能够继承前人的科研成果及科研经验，吸取前人的工作经验及教训，并在其基础上完成创新与发展，需要充分利用档案资料信息资源。

3）科研档案为进一步的学术交流提供了素材和条件。

科学的发展都需要由浅入深，逐渐发展，在如今不断发展的现代科技中，关联学科的渗透性日益增强，广泛推行学术交流，准确及时地互通情报就需要借鉴科研档案作为传递和交流的有利工具。

4）科研档案有记录科研活动全过程的功能。科研成果转化为生产力，评价科研成果，申报专利等需要直接依靠科研档案为媒介，因此科研档案是重要的信息资源和潜在的生产力，合理利用档案信息资源，将为单位带来宝贵财富。

2 科研档案管理目前存在的问题

1）科研档案管理制度不够健全，直接影响科研档案归档质量。科研档案管理规范与否直接关系整个科研院所当前的科研水平，科研档案记载着科研活动的全过程，两者息息相关，由于不建立完善科研档案管理制度，导致科研课题组、科研管理部门和综合档案室不明确各自在科研档案管理中的职能所在，导致科研课题归档资料收集不全、复印件较多、内容不翔实等现象。这些问题如不能得到及时解决，将对今后的科研管理工作造成极大的困扰。

2）科研工作者对科研档案归档意识不够强，直接影响科研档案归档质量。目前许多科研院所的科研工作者只重视科研工作中的具体操作、论文发表、成果申报，并没有深入了解过《档案法》等相关法律法规，为了以后使用方便，把科研课题材料紧握手中，没有积极主动归档意识。

3）档案管理员队伍不稳定，兼职工作多。科研院所的科研工作人员一般兼任科室档案管理人员，科研工作者任务重，主要把精力放在科室业务工作上，难以集中精力做好科室归档资料的收集，部分档案人员工作变动频繁，刚刚经过培训、学习就被调换工作，这样一来对档案工作的开展造成了很大影响。

3 加强科研档案管理的对策

1）建立健全档案管理制度。综上所述，科研院所科研档案管理存在诸多的问题需要及时解决，尤其是要先制定一套符合科研院所的科研档案管理制度，用合理的制度规范档案的收集、整理、保管、利用等环节。构建“科研管理部门—课题组—档案管理部门”的档案协同管理网络。由档案管理部门制订科研归档材料明细及自查表，科研管理部门督促课题负责人根据归档表时间节点及时归档，并在课题检查验收后对照归档表进行真实性和完整性自查，自查无误并签字后，交由交档案管理部门存档。应把科研档案归档质量纳入科研院所年终工作考核内容，对科研人员进行考评奖惩，科研档案管理制度的制定和实施将对推动科研院所档案管理规范化、标准化起到重要意义。

2）加强档案宣传和业务培训学习。通过多种形式组织档案管理人员和科研人员学习《档案法》、科研档案管理办法，进一步提高档案管理人员的业务技能和政治素质。组织相关档案管理人员及科研管理人员到兄弟单位参观学习，邀请档案局专家到科研院所进行培训学习。

3）加强档案工作队伍建设。档案事业的发展依赖于档案工作队伍的建设，切实加强档案工作队伍建设，努力打造一支政治强、业务精、作风好的高素质档案工作队伍，是档案工作适应新形势要求的重要任务。社会的发展，科学技术的进步，使档案工作的任务、工作环境、服务对象、管理方式都发生了变化，现代技术也广泛应用到档案工作中，这些无疑需要人去操作、去管理。因此，引进录用一些有文化专业知识、有专业技术技能、热爱档案工作的人才，充实档案队伍，为档案工作上水平提供人力保障。