基于档案管理工作的实践与认识研讨

徐国斌

（通榆县人力资源和社会保障局，吉林 白城 137200）

随着整个社会的迅猛发展，社会运作模式有了翻天覆地的变化，各行各业都不再局限于对劳动模式的探索，而是开始追求在管理模式上的创新升级。然而档案管理工作作为各单位发展的一项重要内容，更多时候容易被大众所忽视。新形势下要想发挥档案管理工作的突出作用，就需要其向着科学化、规范化的道路发展，积极革除当前存在的发展弊病，从而更好地促进单位发展、社会进步。

1 档案管理工作概述

1）档案的定义。档案是指人们在完成各项工作中形成的，具有留存价值的，通过各种形式和各种载体表现出来的一种历史记录。它一是可以作为领导进行工作决策的重要依据；二是可以作为对工作进行查实考证的客观凭证；三是可以作为科学研究、基础设施建设的可靠参考资料[1]。

2）档案管理工作的内容。档案管理工作包括对分散零落的档案进行收集；对各种杂乱的档案进行系统整理；对优质的档案进行价值鉴定；对珍贵档案和孤本档案进行严密保管；将大量的档案进行编目和档案检索；对档案的统计；进行档案的编辑和研究；为使用者提供档案利用这八个环节。

3）档案管理工作的功能。做好档案管理工作，一方面可以提高档案管理人员的专业水平，强化其历史责任感和使命感；另一方面可以为本单位的经营发展提供正确指引，客观直接地展示出经营状态，从而在发展过程中趋利避害，制定正确的发展战略，优化资源的配置使用，提升本单位的竞争力和综合实力，实现其发展蓝图，进一步为社会发展作出突出贡献。

2 当前档案管理工作存在的问题

1）对档案管理工作的重视程度不足。（1）部门重视程度不足。当前档案管理工作得不到充分发展升级的一个重要原因就是部分单位对其重视程度不足，对于日常的档案管理工作没有合理的规划，也没有对档案管理工作进行有效的监督。对于档案管理工作中出现的问题不能够进行及时的问责和解决。导致档案管理工作无法在根本上取得有效发展。（2）档案管理工作人员重视程度不足。部分档案管理工作的从业者内心对该工作的认识程度不够深刻，在工作中态度不够端正，进而在工作中极易犯错，如将档案错误归类、交叉重复、重要页丢失等情况时有发生[2]。这也会使档案管理工作陷入改革升级瓶颈，缺乏工作热情的工作状态往往无法创造出良好的工作效果。

2）档案管理机制不完善。当前的档案管理工作缺乏一个行之有效的管理机制，一方面各部门的协调能力还较差，这种零沟通的状态使得部门之间无法实现资源的开放共享，部分工作人员只能依靠过往的工作经验完成工作；另一方面工作人员的工作任务安排不合理，任务量严重失衡，使部分工作人员的工作压力过大，从而导致工作效率低下。

3）对档案管理工作的投入力度不够。（1）资金投入不足。政府部门和本单位对档案管理工作的资金投入有限，使得档案管理建设无法落到实处，一些优质的档案管理方案无法得到实践。长此以往，档案管理工作人员的积极性备受打击，进而无法为档案管理工作的升级进步作出贡献。（2）设备投入不足。一些单位的档案室过于陈旧老化，不注重对室温和干湿度的调节，没有对灰尘进行及时的清理，电子存储设备也没有得到定期的维护检修，导致部分档案因此而损毁。有些单位甚至没有配备档案管理所需的专门的计算机、抽湿机、扫描仪等，只在检查时将设备移动至档案室，而日常工作中却没有相应配置。（3）人员投入不足。档案管理工作是一项专业性极强的工作，但部分单位的档案管理人员却对档案管理工作了解甚少，一些实习生被迫以不熟练的专业能力去独立完整管理工作，而且还常常出现人手紧缺的状况，由此抽调来的工作人员在工作态度和工作能力上都明显无法胜任该项工作，导致管理工作的质量和进度都无法达标。（4）档案管理模式陈旧。虽然当前社会科技飞速发展，各种先进科学手段层出不穷，但档案管理工作在管理模式上还偏向于传统的管理模式，人工对大量的档案进行整理分类一方面速度较慢，另一方面也易出错，造成档案的缺失损坏。如果出现返工现象还要浪费大量的时间精力。不注重对科学技术的应用会使得档案管理工作无法与时代接轨，影响档案的管理效率和利用率。

3 优化升级档案管理工作的措施

1）提高相关部门及人员的重视程度。有关单位领导应重视起档案管理工作，从思想上认识到档案管理工作的重要意义所在，从根本上改善其对档案管理工作的偏见，进而引导相关工作人员正确认识自己的工作职责，端正工作态度，提高自己的使命感和责任感。这样在面对档案管理工作中出现的问题时才能更好更快地解决处理，使各项工作开展得更为顺利。

2）完善档案管理工作的保障制度。应建立健全档案管理工作的相关法规制度，以强有力的手段保障管理工作的有序进行。一是可以设立相关责任人制度，任命一个专职的领导者，明确档案管理工作的权责，起到一个统领的作用，来协调各部门进行积极地配合沟通，实现各项资源的共享互通，在档案出现问题时也能够及时找到责任人，保证管理工作的流畅高效。此外，地方单位也可以根据自身实际建立特色法规，使法规能够与时俱进，更加及时的服务于管理工作，使管理工作能够顺应时代潮流，做到因时制宜、因地制宜。

3）加大对档案管理工作的投入力度。（1）加大设备投入。档案室应达到库房、办公室、阅览室的“三分开”的标准，避免空间不足而进行的频繁搬迁。室内一是要注重通风，保持干燥，避免档案受潮；二是要定期杀虫，避免昆虫对档案造成的破坏；三是要注意温度调节，做好遮阳工作，避免阳光对档案造成的破坏。设备上一是要保证基础设备的充足，避免出现数量过多无处存放的情况；二是要加强对设备的定期维护，及时修理或是更换异常设备，尤其是电子设备，要注意备份，以避免因设备损坏而对档案造成无法弥补的损失[3]。（2）加强人员培训。单位应做好档案管理人员的培训工作，切实提高管理人员的专业能力，比如可以通过定期讲座、不定期考核抽查等形式，加强工作人员的自主学习能力和业务水平。在人手不足时，也应主动聘请具有专业能力的相关人员进行管理工作，保证管理工作的顺利进行。

4）创新档案管理工作模式。当前数字化和智能化已经渗透到社会发展的方方面面，档案管理工作也应告别传统的繁琐模式，借用大数据进行电子管理归档，将新技术与管理工作有效结合起来，从而节约资源，提高工作效率。比如在检索时可运用二维码检索、智能检索等新技术，节省检索成本。

4 结束语

档案管理工作在社会发展中的作用越来越得到凸显，尤其是管理工作与数字化的有效结合，使得档案数据能够有效地为单位发展提供支撑和方向。只要提高对档案管理工作的重视程度，加大对其的投入力度，以制度手段有效约束其发展乱象，以创新模式打破传统档案管理工作的种种束缚，相信档案管理工作一定能够更好地服务于社会 发展。