事业单位档案资源建设管理与利用研究报告

孙孟佳

（国家知识产权局专利局专利审查协作天津中心，天津 300304）

中国共产党十九次全国代表大会得出了“中国特色社会主义进入新时代”的重要结论[1]。事业单位档案资源建设管理和利用在新时期出现了新的发展要求，为了更好地继承新时期中国特色社会主义精神，事业单位档案管理工作实施了适应新时代发展潮流的改革措施，调整了内部管理方式。

1 新时期下事业档案资源建设管理与利用的新特征

社会海量的档案资源流动要求事业单位档案管理部门对档案资源的管理更加全方位、精细化。同时随着信息技术的发展，应用信息技术的优势改变传统档案资源管理模式提升效率已经成为普遍共识。新时期，事业单位档案资源建设管理与利用正在全方位、多层次、立体化地融入到新时期的社会发展中。

1.1 事业单位档案资源体系模式的转变

事业单位相对私营企业是一个相对稳定的单位，但是随着时代的发展，事业单位人员的流动性也在快速增加[2]。同时，时代的发展催生了许多新事物，档案资源内容充实上需要跟上时代步伐。为了适应新时代信息发展需求，事业单位档案资源正在改变以往单一的只局限于自身单位的档案资源建设，积极参加与其它企业的档案资源的共享和信息的对接。新时代是信息资源竞争的时代，事业单位档案管理部门不再是一个功能单一的部门，多部门融合，多单位联合正在逐渐形成资源的共享模式管理。

1.2 事业单位档案资源建设和利用电子化和数字化的普及

随着数字化设备领域国产化程度的提高，设备价格的下降，事业单位的信息基础建设正在大规模的开展。发达沿海地区的事业单位已经在数字化和电子化方向上走在了同行前列，运用专业软件进行电子资料的制作，建立独立的数据库存储各种分类档案数据，运用大数据技术建立档案信息管理平台。近年来，云存储、人工智能、虚拟现实等新兴技术正在丰富事业单位档案资源的建设和利用途径。

1.3 事业单位档案资源服务方式的创新

随着事业单位档案资源管理格局逐渐开放，普通民众和事业单位成员进行资源访问可以实现线上访问查询。以往对档案资源的访问需要经过与档案管理人员进行线下的申请和资质认证，过程繁琐耗时耗力。如今，事业单位档案资源可以在其官网进行登录查询。为了进一步方便民众，事业单位将访问入口对接到多个互联网平台，例如微信公众号、支付宝城市服务中[3]。访问入口多样性照顾了不同人群，事业单位档案资源访问系统正趋于集成化发展，融合了多种服务，利用一网通的便捷性特点解决各种办理服务。

2 新时期事业单位档案资源建设管理与利用的不足

新时期，事业单位档案资源建设管理与利用面对诸多挑战，偏远地区事业单位档案资源建设管理落后于沿海地带[4]。政府需加大对落后地区的补贴扶持力度，积极推动落后地区与发达地区的信息平台对接。新技术的应用会产生相关安全问题，加大网络完全建设和法律法规保障制度具有重要意义。

2.1 各地区事业单位档案资源建设的不均衡性

地区发展差异性，导致了不同事业单位档案资源建设的不均衡性。为了提高我国整体事业单位档案管理建设。一方面，先进发达地区应积极的共享自己的平台数字资源并向落后地区提供技术支撑；另一方面，政府应该推动整个行业标准的统一，让落后地区可以直接对接标准档案管理平台，不需要花费过多资金进行单独开发自己的管理系统。加大事业单位档案资源管理的开放力度，开放的对象不只是局限于民众，行业之间的互融互通，内部管理部门的互融互通同样重要。只有完善了内部机制，提升了自我效率，才能从根本上改变面向普通民众服务的便捷性。

2.2 健全档案资源保护的法律法规和安全防护措施

互联网技术的应用，改变档案资源管理的模式，高效运作的背后隐藏着各种木马、病毒的威胁[5]。加强互联网安全建设，保障大数据时代下个人信息安全和档案资源的版权迫在眉睫。档案资源建设不单是内容上的充实和系统平台的建设，档案资源安全建设同样具有关键作用。事业单位分为不同层级，对于机密性较高的事业单位，应该建立一套强有力的安全防御系统，防止境外人员对我国机要信息的窃取。网络之地不是法外之地，利用网络技术窃取事业单位数字档案资源，应该健全相关法律，严厉打击违法犯罪行为，保障公民的个人隐私和国家机密信息的安全。如果发生黑客窃取数据或者事业单位档案资源的版权争议问题，要做到有法可依的法律保障制度。依法治档，依法归档，严格规范的操作档案管理工作，保障民众的权益。

3 新时代事业单位档案资源建设管理与利用的新思路

进入新时代，事业单位档案管理部门应该转变观念，运用新技术、新媒体、新模式拓展行政管理方式，不断进行创新改革，做好档案管理工作的神圣职责。

3.1 创新改革档案管理观念，扩展档案管理运行模式

事业单位改革进入深水区，各项管理工作趋于精细化发展。档案管理工作应该转换墨守成规的观念，加快档案管理法制制度建设，设立对档案管理业务运转的督察监管机构，防止档案管理工作者的不作为。档案管理的人才培养是保证档案管理工作持续高效发展的关键，完善人才培养体系，健全人才评价规章制度，保证档案工作者的 权益。

3.2 创新档案管理机制，加强档案安全管理教育

简化档案管理流程，将数字化管理融入到整个档案管理的流程之中。做到管理失误可追溯责任人，可数字化分析整个失误过程，确保响应机制可以发现问题并快速做出分析判断。大数据、区块链、人工智能、云计算新型技术需融入到管理机制中，借助各种数据技术保障电子文件制作流程的规范化。档案管理如今面临着诸如网络病毒入侵式的非传统安全因素影响，加强网络安全人才培养和管理工作者的保密安全教育，严格建立一套对档案文件管理的制度体系。

3.3 创新服务方式，提升档案资源利用

新媒体技术有利于信息的快速传播，事业单位档案管理系统虽然对接到各个新媒体平台，但是在运营方面相对较弱。事业单位档案管理平台应该优化相关设计，在各个平台应该考虑到自身系统的优化。同时，巨量的内容应该需要运营人员进行打磨丰富，让档案资源具有吸引性进而让档案资源得到更多利用。