大数据时代医院档案管理信息化建设的创新思路

2021-04-14李晶

卷宗 2021年12期

李晶

（东明县中医医院，山东菏泽 274500）

医院传统档案管理注重档案的收集与保存，忽视了档案资源的获取与利用。针对医院档案利用率低所造成的严重损失，运用大数据平台和网络技术，把大量档案资源转化为信息，并在此基础上，进一步从手段、目标、制度等方面深化档案管理信息化建设，为档案和医院的正常运行奠定基础。

1 大数据时代医院档案管理信息化建设的重要性

1.1 有助于提高档案保存管理的简单有效性

以往档案材料主要是纸质文件、录像带和相片，其中纸质文件过时了，颜色变黄了，纸质文件很容易撕碎。员工应仔细查找，查阅和使用档案。如有轻微事故，则有可能损坏纸质档案，因此，需要更多时间来降低按个案查找档案的工作人员的工作效率。另外，不可能有压缩后的纸张、磁带等文件，而且医院每隔一小时就产生新的文件，并累积多年的档案；由于储存空间需要更干燥，潜在的压力，保密问题迫使医院增加管理人员的数量和工作量，从而导致用于档案管理的场地、工作人员和维修费用继续增加。档案信息化建设，提高了电子档案在档案资源总量中的比重，加强档案管理的安全，使人们能够方便地查阅档案，同时减少需要储存空间、管理职位和工作人员的人数。

1.2 有助于提高医院整体管理水平

信息化是现代医院建设的重要组成部分，根据医院数据和医学专业发展的大趋势，如何利用数字化的档案平台，帮助病人和他人快速获取自己的档案，从而提高个人档案的管理服务水平，包括在工作过程中收集的档案，数据库由管理者和医生直接存储。

2 大数据与医院档案管理信息化建设的关系

2.1 大数据对传统档案管理工作提出了新的要求

病案管理涉及医疗设备、药品、疾病、技术等方面的医疗服务，随着病案信息化进程的加快，传统的病案管理模式已明显不能适应现代化的要求。因此，有必要建立基于"整体"和"局部"的档案管理的关系，建立一种更为宽泛的整体性思维模式。应注意档案从收集、加工到发展的各个环节之间的关系。完善传统档案管理制度，提高档案管理的整体效能。

2.2 大数据为医院档案信息运用提供了更广阔的平台

过去，档案查阅是一种强制措施，随着信息技术的发展，档案管理工作在秘密转移过程中发生了变化。与此同时，传统医院档案中存在大量的文字记录，使得医院获取准确、有效的内部交通数据十分困难。从更广泛的数据来看，通过电子档案的标准化，以及对医院管理成果的统计和分析，可以对科室和全院的业绩进行快速分析，医院可以方便地对自身进行评价，从而提高服务质量，控制运行成本。

3 大数据时代医院档案管理信息化建设过程中出现的主要问题

3.1 医院档案资料复杂化

病案的性质和数量也更加多样化，包括门诊病历、病案及个人病历、医疗器械、文具文件、科学文献、政报等，病案管理也不断完善。而档案数量多且杂，尤其是病人档案，需要详细准确地填写姓名、年龄、身份证号码、健康状况、检查结果、治疗结果等。

3.2 信息化建设进展缓慢

医务处和有关人员对档案管理的基本要素和功能认识不全面、不准确，低估了其作用。为保证上述工作的顺利进行，各科室所收集的各种档案资料都应妥善保管，而档案管理又是医院日常管理的一部分，更加剧了这种状况。其他医院不断削减经费，减少人员，甚至将科室搬到更远、更潮湿的办公室，而且使用过时的基础设施，如计算机，故障率更高，从而增加了对其信息化的阻力。

3.3 档案管理信息化建设人才紧缺

档案管理信息化必然需要新的管理理念、新技术的应用和新的考核内容的发展，但是，由于工作人员的年龄、专业知识体系、管理思想等方面的局限，过去的工作流程和机制已经形成了习惯。医院要解决管理人员整体素质偏低的问题，必须从根本上改变过去因工作手段、职业发展潜力和网络信息技能不高而难以承担的观念。另外，在有些情况下，档案资料因工作疏忽和缺乏奖惩机制而被误导或丢失，这种情况甚至可能导致档案意外损坏、丢失或故意扭曲，从而导致档案管理质量不断下降。

4 加快大数据时代医院档案管理信息化建设的创新思路

4.1 强化管理意识

医院管理者及相关人员应积极阅读有关档案管理的书籍和规章制度，明确档案管理的内容和目标，了解当前档案管理的难点和重点，从思想上认识档案管理的重要性，配合档案管理，对档案进行调整，为档案管理创造必要的条件。对档案工作者来说，做好这方面的工作十分重要，扩大档案设施，增加人员配备，建立现代化的档案管理体系。在此过程中，通过小组专题讨论和动员会，使全体员工认识到档案管理信息化建设的紧迫性和重要性，并根据医院规模和年度目标，提高信息化建设方向的科学合理性。

4.2 完善档案管理基础设施

该医院为档案保管、设备购置及信息化建设所需扫描仪、计算机等软件系统专项经费。与此同时，还可以从几个人中挑选出一到两个负责、细心、细心的工作人员，用扫描器扫描存放在室内的档案资料，对收到的电子文件进行分类，改进电子文件。加强档案数据库与平台的应用，充分发挥档案的快速检索能力，实现对档案的快速检索，发挥自身的自我控制功能，查找档案中的错别字，利用自己的档案综合档案，利用信息，提高档案处理、储存、检索和利用的速度和效率。

4.3 提高档案管理制度体系的先进性

为了适应医院的工作环境，医院必须根据有关法律、法规、规章，对档案管理及有关人员的有关规定进行调整。档案管理与网络时代经济社会发展的趋势，如档案管理行为规范、人事管理制度等。对现行档案管理制度进行绩效考核和奖惩，以确保档案的存在，档案管理的内容正根据其复杂性或性质而定，各项责任的范围和内容正逐步确定。加强对人员和岗位的管理，改进档案的归档和使用，健全档案管理的标准、制度和规范。