新时代高校教学秘书岗位现状和发展探讨

2021-04-14罗金武吴丽红伏思静

卷宗 2021年4期

郑旭罗金武吴丽红伏思静

（成都工业学院智能制造学院，四川成都 611730）

党的十八大明确提出“推动高等教育内涵式发展”，对于全面提高高等教育质量，推动高校科学发展具有重要而深远的意义。高校教学秘书岗位在高教教学管理中占据重要地位，高教教学质量与教学秘书岗位的服务与管理状况直接关联。因此，本文从高校教学秘书岗位服务与管理现状入手，探讨高教教学秘书在教学管理中存在问题，并提出了发展建议。

1 新时代下高校教学秘书在高校教学管理中存在的问题

1）教学秘书团队建设不够，教学秘书社会认同感低，职业认同感不足。高校教学建设中对教学管理团队的建设和培养投入相对薄弱，尤其是教学秘书团队建设力度欠缺，存在教学秘书职位不重视，技能学习、进修培训缺失，管理体制不健全等问题。社会普遍认知下，教学秘书工作被认为是简单地上传下达，执行领导指令，完成任务，不要求质量[1]。实际，高校教学秘书作为教学管理中必不可少的人力资源，工作量大，工作面多，工作时效性和准确性要求高，一旦在某一环节出错，便是一个极大的教学事故。长期较低的社会地位，难以得到认同的繁重工作，导致教学秘书的职业认同感降低，工作的向上力受挫，服务意识不高，甚至产生疲惫、倦怠心理。

2）管理模式滞后，信息化的办公手段的欠缺。一些高校思想观念较为陈旧，教学管理模式与新时代下高校自身发展需要存在脱节，关键的流程管理中仍采用纸质签批和归档，例如培养计划、学分审核、评教评学等教学管理工作还需要人工核对，耗材耗时耗工，一个小小的疏漏就可以导致一个严重的教学事故。国内多数高校对信息化办公投入不足，办公化手段和软件滞后，存在设备陈旧，系统版本落后，功能不全，不兼容等诸多问题；各院系、部门之间资源难以实现共享，合作协调性差，工作效率低。滞后的教学管理模式和办公手段直接影响了高校教学管理的质量和效率。

3）教学秘书岗位工作权责不明确。新时代下，高校教学秘书作为院校，教师，学生的沟通枢纽，不仅是教学管理的执行者，也是管理者。而实际工作中，多数高校仅把教学秘书当中简单的执行者，导致过分强调教学秘书岗位的责任忽视权力，工作职责划分不明确，缺乏相应的管理权力。例如，从教务处下发的通知常通过学院教学秘书进行转发，一些工作因为职责不明确，形成谁通知谁负责的观念，最终责任落在了教学秘书身上。同时，因为缺乏权力，在面对教师无法按时完成工作任务的时候，没有强制或约束手段，教学秘书往往束手无措，让一些工作难以到位[2]。

4）教学秘书考核机制不健全，缺乏激励机制。高校教学层级管理中，教学秘书位于最底层，工作繁杂，很难通过数字指标来衡量工作成果和工作能力。高校传统的自上而下的考核方式，缺乏全面性和合理性，加之高校教学秘书存在工作权责不明确的现状，更加造成教学秘书考核机制模糊不清，工资待遇低，社会地位不高等问题。特别是对高校教学价值秘书的不重视，激励欠缺，晋升空间狭隘，造成教学秘书职业价值模糊，自我定位偏差。

2 新时代下高校教学秘书在高校教学管理中的发展建议

1）加强教学秘书团队建设，提升教学秘书社会地位和职业认同感。教学秘书团队建设应纳入学校发展规划中，形成规范的培训管理制度。首先，教学秘书是行政也是教师，需要同时具备行政知识能力和相应的专业知识，可通过走访学习、教学与管理理论知识的培训、组织校内外座谈等方式加强教师秘书理论学习[3]。其次，创造有利的工作环境，提高教学秘书的地位。院校应积极为教学秘书提供外出进修和学习的机会，给教学秘书团队创造一个和谐、团结、积极的工作环境；让教学秘书团队时刻保鲜，保持队伍的活力与朝气；推动教学秘书从传统的事务型向新时代创新型转型。

2）改革管理模式，建设信息化办公环境。第一，从心理上转变教学管理中的观念，改变传统的高校管理理念。因为高校管理具有公共事业管理的特点，将新时代下公共管理理论引入到高校管理中，通过简化权力运行流程，简化层级设置，相关权力分权下放，树立服务意识，利用互联网建立资源共享和联动机制等手段，发挥各学院的主动性，增强工作人员的服务意识。同时，借鉴现代化企业管理模式和经验，借助互联网、大数据平台，定制开发适合本校教学特色的信息化教学管理系统，实现各级管理的去纸质化、低碳化和高效化。第二，建立校园网络数据中心，加大对及信息及基础设施的投入。首先，建立标准的网络数据中心，整合学校各部门的自建系统，淘汰超年限设备和非标系统，实现监控安防、校园网一卡通、图书馆、协同办公系统、校园后勤系统、科研管理系统、教学管理系统等集中管理，改变部门之间信息孤立的现状。其次，建议信息化中心运维团队，加强平台管理和数据共享建设，由专业技术人员保障高校信息化系统的可靠和稳定性。第三，提高计算机能力。新时代下，计算机能力是高校教学秘书应具备的基本办公技能之一。高校教学秘书作为高校的数据采集者、共享者、使用者、管理者，要求熟练使用教学相关的各类软件和OA系统，快速解决计算机的简单突发故障，利用互联网资源、互联网平台为教学管理工作服务。

3）明确教学秘书岗位工作权责，健全考核机制。第一，教学秘书权责明确。首先，明确教学秘书权责，因才设岗[4]，科学分工，把每一项工作内容和工作职责分配到相应的工作人员身上。有的教学秘书沟通能力强，有的计算机能力卓越，有的个性沉稳内向，有的外向活跃，根据教学秘书的个性特色和能力分工，最大限度发挥教学秘书的个人优势，建立默契、和谐、团结的教学秘书团队。其次，建立岗位责任制，坚持权责对等，分清责任的原则。教学管理团队每一个成员都有明确的职务、权力和相适应的利益享受。第二，健全业绩考核机制。首先，根据教学秘书的工作权责，制订考核细则，建立科学的评价体系，奖励激励制度，定期对教学秘书团队进行考核，保证团队的内部竞争性。其次，健全教学秘书的晋升机制，教学秘书和专任老师享受有相同晋升空间、扩展教学秘书的晋升渠道，提高薪资待遇，从精神和物质双重层面提高高校教学秘书团队的工作稳定性，激励教学秘书的工作积极性。