刍议事业单位人事档案管理信息化建设

2021-04-14谭雅英

卷宗 2021年4期

谭雅英

（湖南省慈利县供销合作社联合社，湖南张家界 427200）

人事档案中记录了个人多项信息，是对单位职工建立正确认识以及客观化评价的有效依据。近年来社会科技全面发展，信息化技术应用日益更新，当前要注重对档案管理技术以及管理方式集中创新，这样才能有效满足时代发展要求。事业单位人事档案管理信息化建设能有效适应现阶段档案管理发展要求，主要是基于现代化应用技术与发展观念，全面开发多项信息资源，突出人事档案管理价值。保障人事档案管理能趋向于科学化、规范化方向全面发展。

1 事业单位人事档案管理信息化内涵概述

人事档案是在人事管理活动中产生的，主要记录个人德才水平、工作经历、个人成就、工作表现，以个人为单位集中保存备查的人事材料。人事档案管理能为新时期事业单位人力资源管理与资源利用奠定基础。新时期信息化发展即是数字化发展，就是将诸多有价值的人事档案信息有效转为计算机能有效识别的符号，基于档案信息化管理将诸多库藏资源、新录入的归档资料有效加工整合与信息提取，将其转为数字信息的过程。目前在事业单位人事档案管理信息化建设中，基于各类信息化建设管理措施，能集中优化传统档案管理中存有的各项弊端，提高档案管理效率与管理成效，为事业单位长远稳定发展奠定良好基础。

2 事业单位人事档案管理信息化建设管理存有的问题分析

2.1 对人事档案信息化管理重要性缺乏认识

从目前部分事业单位人事档案管理现状中能得出，针对人事档案管理，部分管理人员存有相应误区。片面认为档案应用的较少，人事档案管理属于多项文件资料保管工作。仅仅将档案存储在档案库中，确保不丢失就行了。此类管理理念将导致事业单位档案管理部门以及诸多部门管理人员对人事档案管理重视度不足，难以推动信息化建设发展。在档案管理事业中投入的各项资源较少，将导致信息化建设技术以及各类设备补充不足。部分档案管理人员自身专业素质不足，未能参与到系统化、专业化的档案管理培训活动中。对档案管理工作性质、各项要求缺乏深入学习，对归档管控、管理操作方法掌握不全面，整体素质不足，这样将难以全面实现档案管理有效创新。档案管理理念难以与时俱进发展，致使人事档案管理处于被动发展状态。由于对档案管理缺乏全面认识，将导致多项人事档案资料收集完整度不足。在档案收集中主要是整理个人政治问题、家庭现状、社会关系等，档案内容相对简单、空洞，难以集中反映个人发展现状，加上部分档案资料内容填写补充不完善，存有内容随意篡改等情况。基于人事档案管理真实性、规范性、完整性要求，当前要注重集中规范化收集管理人事档案。

2.2 人事档案管理方法落后，信息化程度不足

目前部分人事档案管理中，受到传统管理模式限制，导致档案实际利用面相对较窄，对人力资源有效配置与利用产生了较大负面影响。当原属单位不放手档案资料，将导致人事档案难以规范化迁出。新的单位难以基于档案对过去发展现状进行分析，难以实现多项人才信息有效共享。缺乏完备的档案信息作为补充，今后员工在工作、生活中遇到多项问题将难以补充针对性救助措施。对人力资源稳定流动也会产生较大负面影响，还会产生“弃档”以及“死档”等问题，更不利于实现人事档案信息化建设。此外，由于人事档案管理活动中遵循的管理理念相对落后，在信息化建设中还停留在人工管理时期，通过纯手工操作。在当前社会科学发展新阶段，在档案管理中要注重规范化应用计算机工具。基于计算机展开有效检索以及资源共享。但是档案实际利用路径受限，档案管理信息化程度不足，将难以建立相对完善的数据库。这样在档案查询利用中整体效率偏低，对传统纸质档案会产生较大损伤，导致个人信息缺失，长期发展不利于提升人事档案权威性，难以最大程度适应社会发展基本要求。

现有管理制度难以满足信息化社会建设需求。

从部分事业单位拟定的人事档案管理制度现状中能得出，有部分管理部门未能基于单位实际发展现状以及工作需求拟定相应的实施细则与管理制度。在各项管理活动执行中执行不到位现象突出，档案收集整理不及时以及多项归档材料收集不完整等现象突出。从我国个人档案制度管理要求中能得出，相关人员不能查阅自己档案内容，加上当前社会中诸多伪造材料现象较多，单位在查阅聘用人员个人档案过程中存有较多困惑，这样将对当事人个人信用度产生较大负面影响。所以，当前要注重进一步健全优化信息化社会中各类人事档案管理制度，促使档案管理趋向于科学化、规范化、制度化发展。

3 事业单位人事档案管理信息化建设措施探析

3.1 管理部门要提高重视度，强化人事档案信息化建设意识

现阶段事业单位相关管理人员要提高人事档案管理工作重要性认识，相关管理部门要注重做好人事档案管理与监督。定期对人事档案活动开展现状进行检查与监管，这样便于尽早发现各项问题。此外，还要注重对人事档案管理人员实施专业化培训，强化档案管理人员对各项法律法规进行有效学习。明确档案信息化管理责任与义务，提高档案管理成效。还要注重定期开展相应的业务培训活动，能促使档案管理人员规范化操作计算机。对各类档案资料集中收集、整理、归档、存储等，强化档案管理人员综合信息管理意识，提高管理成效。

3.2 加强人事档案信息化管理软硬件建设

现阶段社会多领域全面发展对人事档案管理工作开展提出了更多更新的要求，在当前事业单位全面建设发展中要注重扩大人事档案管理中的财政投入，保障多项经费稳定投入，有助于为档案管理维护、信息化建设补充充足的财政支持。还要在现有的人事档案管理中规范化融入多项科学技术，全面提升档案管理时效性，加速档案信息更新速率。这样便于为社会发展补充更为科学化的人事档案服务，能实现档案管理现代化发展。目前管理部门要注重强化信息化管理软硬件设施建设，在人事档案管理中强化信息化管理，推动管理队伍建设。扩大人员培训力度，强化人员综合素质，完善多项基础管理设施建设。规范化配置计算机、打印机、扫描仪等现代化应用设备，将原有的纸质档案有效转变为电子档案，应用信息化方式集中存储。

3.3 全面推动人事档案信息化管理机制建设

新时期事业单位人事档案管理活动开展中要基于完备的制度应用来提供保障。人事档案管理工作属于相对复杂且琐碎的事情，当前要注重强化事业单位档案管理工作制度建设，将制度建设全面录入到人事档案信息化管理中，全面强化多项制度执行作用力。在完善各项制度以及建立人事档案管理机制中，要注重对本单位档案管理现状以及社会整体发展环节进行分析，对现有制度逐步修订补充，这样能满足全新的管理工作要求。当前要注重建立相对科学化的组织核定制度，对各类档案材料规范化收集管控。还要注重对各类档案真实性进行判定，做好多数人事档案材料动态化管理。此外，还要明晰多项权责，落实责任制度，拟订完善的管理体制。在专业化领导过程中，要注重逐步落实多项档案管理人员责任。对档案管理多项条例明确划分，规范各项管理工作。对人事档案管理活动展开高效化检查与指导，对各项问题及时控制优化。

3.4 构建事业单位人事档案信息通用数据库

事业单位人事档案信息通用数据库建设中，要注重保障档案内容信息化发展。人事档案是个人身份的有效证明，也是个人信息认证的信息数据库。当前对人事档案实施动态化管理，要注重基于个人工作经历现状补充相应的档案管理内容，比如职业发展能力、信用记录等。此外，还要注重基于信息化技术应用保障人事档案管理能趋向于信息化发展，基于计算机应用对人事档案资料有效存储与检索，这样能全面实现网络化、信息化管理。随着诸多人才大量流失，人才属性不局限于固定部门与区域，是属于整个社会。因此，在人事档案管理中，要注重全面适应信息化社会发展要求。将个人人事档案资源实现全面共享，建立档案信息通用数据库，保障多项人事档案资源能得到全面管理、统一保管、规范化应用等，突出人事档案应用价值。