探讨EXCEL在建筑工程资料管理中的实际运用

孟晓东

（哈尔滨市建筑工程研究设计院有限公司，黑龙江 哈尔滨 150080）

建筑工程资料是建筑施工过程中重要的文件资料的总称，对于建筑工程施工的前期准备，过程施工以及后期维护具有非常重要的依据作用，因而做好工程资料的管理至关重要，能够不断提高建筑工程的效率，加强企业的竞争能力。在当前各行业信息化发展的背景之下，建筑工程资料管理也逐渐由纸质管理转向电子化管理，计算机应用技术就显得格外重要。EXCEL作为电子化办公的重要工具，是一款功能强大的表格软件，能够在建筑工程资料管理中发挥重要的作用，借助EXCEL表格的各项功能，能够有效地解决资料管理中存在的问题，促使资料管理逐渐走向全面完整化、规范化以及电子化。本文通过分析当前建筑资料管理中存在的问题以及EXCEL在资料管理中的运用，以期能够为建筑工程资料管理工作提供一定的借鉴和参考。

1 建筑工程资料及其管理中存在的问题

1.1 建筑工程资料及其特点

建筑工程资料，简单概括的来说就是建筑工程建设中形成的所有信息和文字的记录的汇总，建筑工程资料对施工过程和后期回顾工程情况提供了很重要的参考。建筑工程资料种类繁多，可谓是囊括了建筑工程建设的方方面面，因而具有复杂性、综合性、随机性、真实性等特点。众所周知，建筑工程建设是一个具有很长周期的综合性系统工程，涉及多个专业和领域，综合了不同的生产工艺和多种工种，因此产生的建筑资料可谓是综合、繁多又复杂。另外，建筑资料是产生于整个建筑工程建设的全过程，而建设的不同环节并非一成不变的，经过反复不断的讨论研究，根据不同因素的变化和实际情况随时发生变化，这也为档案资料的复杂性增添了一笔，而且也在很大程度上造成资料的随机性。建筑工程资料的重要性体现在它的真实性特点上，只有真实的记录和反映建筑工程建设项目中的发生的一切，包括事故和隐患，档案资料才具有价值，才能够为建筑工程建设提供参考，规避风险。

1.2 建筑工程资料管理的必要性及存在的问题

1）必要性。建筑工程资料是工程管理施工、竣工验收、评级认定的重要依据，也是建筑工程档案的重要组成部分。加强资料管理工作，是认真贯彻和执行建筑工程档案文件归档规范的要求，能够规范档案工程的管理，确保工程质量按照要求和标准实施，进一步提高整体工程的管理水平。此外，建筑工程资料管理工作还能够全面客观地反映建筑工程建设的实际情况，进而为档案工程的质量管理和安全管理提供依据，在积累经验的基础上同时为未来的建设提供参考和指导。最后，根据国家建筑工程的管理要求，在建筑工程施工过程中是要随时对工程质量和工程资料进行同步查验的，因此，做好资料管理工作可以及时的督促工程企业和管理人员按照标准要求，规范管理，确保建筑工程施工安全顺利进行。总之，建筑工程资料管理工作非常重要且必要，无论是哪种建筑工程建设，都要做好资料管理工作。

2）存在问题。通过近些年对建筑工程项目的检查发现，建筑工程资料的管理普遍存在比较混乱的现象，尤其是在规范化和真实性方面存在比较大的问题，这在一定程度上必然影响建筑工程建设的档案的质量和建筑工程项目顺利实施。

首先，不重视建筑工程资料管理。在建筑工程行业领域内，国家目前应经出台了很多管理办法和管理条例等来加强和规范建筑工程资料管理工作。但是，仍然还有很多建筑施工单位的领导人和资料管理人员不重视对档案资料的收集、归档和整理。在资料管理的过程中，没有形成规范性的管理机制以及科学的整理保存机制，导致很多现场的资料丢失，再加上管理水平的缺陷，整体资料管理模式都存在很大的问题。

其次，资料管理缺乏真实性和实用性。在建筑工程资料管理过程中存在管理、收集、借阅等方面造成的资料丢失的问题，那么，为了应对检查，对于丢失资料就会进行随便编造，有的资料在复印或者抄件的过程中也存在弄虚作假的现象，这在很大程度上影响资料的真实性。另外，在资料最开始收集阶段，对于浩如烟海的资料不知道如何选择，往往选取的资料缺乏代表性和实用性，很难对今后的建筑工程具有借鉴和指导作用。

最后，资料管理人员缺乏专业性。很多建筑工程单位的资料管理人员往往是由其他部门人员或者现场施工的人员进行管理，这些人员本身具有本职工作，对于资料管理一是缺乏专业性，二是不重视，也就造成资料管理工作的混乱，影响建筑工程工作的开展。

2 EXCEL在建筑工程资料管理中的实际运用

EXCEL是我们日常办公使用最频繁的电子工具之一，它是Microsoft Office system 中的电子表格程序，具有非常强大的功能，尤其是在数据汇总和分析方面，能够非常便捷的跟踪数据、生成数据表格、利用公式对数据进行计算、利用图表对数据进行建模等等，将EXCEL运用到建筑工程资料管理中能够大大增加资料管理的便捷性、规范性和电子化、数据化。

2.1 利用EXCEL表格的汇总建立资料管理台账

建筑工程资料管理是随着建筑工期逐渐形成的，建筑工期的时间往往都比较长，而且由于不同的工种类别产生的资料也是类型多样，日常我们可以进行简单的分类管理，但是当资料越来越多时，我们的分类查找就非常困难，形成一个非常便捷的资料电子台账是非常必要的，EXCEL表格就能够很好地解决这个问题。例如，我们在EXCEL中建一张电子表格，标注序号、资料名称、数量、日期、备注等我们需要了解的信息，形成一份简单的汇总台账，也可以建立很多的SHEETS子目录，对不同年份，月份的资料单独成表。这样形成的资料统计管理非常方便查找，因为EXCEL具备“查找”功能，通过数量的统计我们还可以了解整体资料的数量，这样也不会造成资料的丢失。

2.2 EXCEL中的VBA函数公式运用

通常，我们对于收集的纸质资料都会用文件盒进行装盒整理，在卷内目录上写上名称，对每一个资料盒可以建一张电子表格台账等，这些都是便于我们查找。可是，当资料汇总的越来越多，盒子自然也就越堆越多，需要建立的电子表格也越来越多，很容易产生混乱，也很不方便。这时候我们就可以借助EXCEL两一个非常强大的功能，就是VBA函数公式。VBA函数可以说是进一步开发EXCEL表格，解决建筑工程资料管理的“利器”。VBA函数的主要功能是对表格进行汇总，不同多个表格融合至一张工作表内，再通过“编辑”窗口对表格进行控制。

另外，EXCEL表格还有很多非常实用的函数，能够解决建筑工程中的很多实际问题，因而只要完全掌握EXCEL强大的功能，就能够在资料管理方面运用的得心应手，不断促进资料管理工作的开展。