数字化信息在医院人事档案管理中的运用研究

2021-04-14何钰印

卷宗 2021年4期

何钰印

（十堰市郧阳区妇幼保健院，湖北十堰 442500）

医院人事档案记载职工的学习、工作经历、有无违规违法等方面的信息，能够客观、真实地反映出某一职工的能力水平、工作经历以及思想态度、组织性、纪律性等情况。医院人事档案管理工作在医院干部任免、人事调动，人才选拔等工作中均有着重要的作用，是医院人事决策的重要参考资料和依据。

1 医院人事档案管理现状分析

随着我国医疗卫生体制改革的不断深化，医院的管理和发展也正面临着许多新的挑战，医院的发展对于人才的需求进一步增长，对于高素质人才队伍建设有着迫切需要。在这一背景下，人事档案管理作为医院人才建设的重要一环受到了越来越多的关注和重视，不少医院科室投入了一定的人力、物力，积极探索现代档案高效、科学管理方法和技术，引进相关管理人才，以希望提高人事档案管理效率，促进医院更好进行人事管理，推动人力资源合理配置、职工热情有效激励等目标的实现。在当前医院不断强化人事档案管理工作的当下，数字化信息技术的应用得到了广泛的关注，并为人事档案价值更好的开发和利用提供了一个切实可行的发展方向。

2 医院人事档案管理中数字化信息应用的重要性

数字化信息技术在医院人事档案管理中应用的重要性主要体现在相关技术所带来的档案形式以及档案管理方式发生变化这些方面。

2.1 电子档案形式相较于纸质档案有着巨大优势

以往医院人事档案工作主要以纸质档案作为主要的载体，信息内容仅局限于文字和图片，档案查询不够便捷，同时纸质档案对于储存空间、保存环境等也有着一定的要求。医院在实际档案工作开展中往往需要消耗大量的人力、物力，档案管理工作成本高、效率低。而电子档案除文字、图像外还可以储存音频、视频等多种文件；电子档案载体为储存硬件，一块硬盘中即可储存大量的文件，大大节省了储存空间，在做好硬件安保、维护以及信息备份工作后，档案的安全性、完整性也能获得良好的保障，档案储存条件容易满足；电子档案形式可以在相关数据管理系统中进行应用，从而大大方便档案信息查询。

2.2 数字化档案管理方法更加科学、高效

在管理方式上，以往医院人事档案管理主要以档案的收集、归档、保管为主要内容，由于受到纸质档案形式以及其他因素的限制，在档案的分析编制和价值挖掘等方面相对较少。而在数字化信息技术的支持下，医院可以借助现代大数据、云计算技术以及相关硬件设施、电子档案形式实现对大量人事档案资料的高效管理并且能够对档案信息内容进行深入挖掘，能够使医院将以往消耗在档案保管方面的人力、物力转移到档案价值体现和应用上。

由此可见，数字化信息技术带来的档案形式和管理方式的改变，在医院人事档案管理中的应用对于提高工作效率，降低管理成本，发挥档案价值等方面有着重要的意义。

3 数字化信息在医院人事档案管理中的具体运用

3.1 构建数字化信息人事档案管理系统，推动档案科学化管理

医院通过各种数字化信息技术的应用可以在传统人事档案管理工作的基础上增加更多新的管理方法，对于医院转变和完善传统人事档案管理工作方法、实现档案高效、便捷、科学管理有着良好的推动作用。

第一，通过数字信息技术下的网络通信技术可以建立起医院档案人员与人力资源管理之间的良好沟通联系，进而更加高效、便捷的获取相关人员信息资料；也可以通过建立人事档案信息平台，建立起完整的职工档案数据库和个人简历系统，由医院职工自行上传信息来提高档案信息获取效率。

第二，通过加强对电子档案的运用可以实现对多种形式文件的储存，使人事档案内容变得更加丰富、生动，提高档案信息价值，同时电子档案还能够为优化档案数据的收集、整理、归档流程，实现档案管理自动化以及医院人力资源管理数据分析等的实现奠定良好基础。

第三，医院通过建立人事档案管理信息平台可以为人事管理人员以及其他需要进行档案查询的人员提供更加便利、快捷的服务，其可以通过该平台快速进行人事档案资料的检索与查看，从而为医院相关管理、决策、绩效考核等的高效进行提供良好支持。

3.2 数字化信息发掘人事档案价值，强化医院人才建设

通过数字化信息技术整理、分析人事档案资料可以使其信息价值的发挥最大化体现。

一方面，医院在建立数字化人事档案管理体系的基础上，通过借助现代大数据、云计算等技术加强对人事档案资料的分析和利用，能够帮助医院管理者更好地了解当前医院人力资源、人才建设整体情况，如医院招聘、人员分配调度以及医院急需人才和易流失人才类型等信息。然后将相关分析结果在医院人才建设发展规划及相关决策中进行有效利用，使医院在进行人事管理时既可以进行良好的宏观统筹，并进一步制定科学的人才招聘计划、人力资源储备规划等。

另一方面，通过发掘职工个人的人事档案信息，可以对其专业方向与工作岗位之间的契合度进行分析，并反映其实际工作水平、工作状态、发展需求等，进而帮助医院在人资资源配置以及绩效考核、激励机制等方面可以针对职工个人进行精准的调整，提高相关工作时效性，更好的发掘职工潜力，增强其主观能动性。

4 医院人事档案管理体会

当前医院十分重视人事档案管理工作的开展，并投入了一定的人力、物力推动人事档案数字化信息化建设，获得了一定的成果。其主要表现为医院人事档案信息化管理平台建设并有效运行，使档案管理工作质效得到良好提升；加强对人事档案资料的分析和发掘，相关分析结果在医院人事管理、决策中的参考价值获得了广泛认可，人事档案工作对于医院人力资源管理、人才建设的推动作用得到了良好的体现。

不过，在当前医院人事档案管理以及数字化信息化建设的过程中，还存着一些问题和不足，对相关工作的效率、质量造成了一定的影响。例如，医院现有人事档案管理机制与数字化管理方法之间匹配度不佳，传统的管理方法不能满足档案数字化管理需要；以往留存的大量纸质档案数字化进程缓慢以及电子档案在部分工作中的证据效力不足，纸质档案与电子档案并行的制度反而增加了档案管理成本；针对这些问题，医院要积极采取有效措施，加快完善数字化信息背景下的医院人事档案管理制度、机制建设；加快纸质档案电子化进程，并对电子档案证据效力提升方法进行研究探讨；加强档案管理人员信息技术培训教育等。