论大数据时代如何实现机关档案规范管理

邓国兵

（马关县档案馆，云南 文山壮族苗族自治州 663700)

1 引言

新档案法中增加了档案信息化建设和监督检查两大方面的内容，使档案法中的内容更加充实完善。新档案法的修订和实施预示着我国档案管理工作正在走向依法管理，走向开放，走向现代化。认真学习新档案法内容，不断突破制约档案事业发展的瓶颈问题是档案部门及从业人员关注和研究的重要内容。

2 机关档案管理工作的重要性

自2019年实施机关档案管理规定以来，机关档案管理工作也走上更加科学规范的道路，并发挥出越来越重要的作用。一方面，机关部门是从事行政服务管理工作的部门，这些过程中形成的档案本身具有很重要的价值，能够为机关工作决策分析和制定提供重要的信息参考。另一方面，机关单位依法履职尽责，在提高行政服务管理职能方面，档案管理的重要性不言而喻。只有做好档案管理才能为机关单位的历史真实面貌提供客观真实的凭证[1]。总之，做好机关档案管理能够使机关单位更充分地发挥出行政管理和服务职能，符合国家档案管理事业发展趋势。

3 档案管理变化和面临的挑战

信息技术和数据技术的发展和应用已经融入到档案事业发展中，给实际管理工作带来了改变。变化一，档案管理模式发生了改变。传统的人工手动管理模式逐渐被信息化智能化的管理模式所取代。变化二，档案管理工作边界不断扩延。受到“互联网+”理念的影响，档案管理不再局限于档案的收集、整理、存储、销毁，而是在信息技术和数据技术的支持下更加注重档案的资源属性，越来越重视对档案内容的开发利用。档案管理中关于档案开发利用的内容占比有所增加。

实际工作主要面对档案管理流程、档案管理监督等方面的挑战：

首先，档案管理流程需要完善。档案粗放化管理模式存在流程多、效率低、准确度不高等问题。信息化管理模式下，档案管理要求、标准都发生了变化，这也预示着必须对档案管理流程进行梳理，确定档案管理的目标，并制定具体的实施计划。机关档案管理流程在大致的环节已经有所划分，但是在每个环节方面还需要进一步细化。如在档案形成环节必须采用适当的记录载体或方式，符合档案属性的要求，确保归档文件的真实性、准确性和系统性。

其次，档案管理监督机制薄弱。机关档案管理涉及政府机构部门行政管理服务职能运作中的各种信息，无论是普通档案还是涉密档案，都对地区的经济发展和民生保障工作关系密切。电子档案越来越多，信息管理的模式虽然更加便捷，但是风险隐蔽性也更高。如果这种管理方式下缺乏有效的监督管理机制，就很容易埋下信息泄露的安全隐患，也就会带来档案工作上的损失。

另外，对档案销毁缺乏科学的监督管理机制，存在未按规定销毁，负责人员履责不积极等问题。

其三，档案管理不够精细。随着经济社会快速发展，机关档案类型和数量越来越多。机关档案不但涉及文书、科技档案还涉及会计、人事、案件、照片、录音录像、邮件、网页、实物等多种专业档案。面对不同行业、不同类型的档案，单一模式和粗放化的管理理念已经不合时宜，采取更加精益化和个性化的管理方式十分必要。

4 档案管理有效策略

其一，从思想意识上提升，从管理理念上转变。思想意识是行为的先导，因此在提升管理质量和管理水平的过程中必须让思想意识走在前头。一方面，树立精益求精的理念，使档案部门及人员能够始终看到问题和不足，不会故步自封，而是向着更高的标准和目标迈进。档案部门定期组织部门人员和相关人员学习各种精益管理的理论知 识[2]。定期举办各类精益管理的交流活动，以在工作人员头脑中形成精益求精的思想意识。通过将精益求精的工作理念内化于心，使工作人员在档案管理岗位工作中将精益化的理念外化于行。

其二，从管理目标上建立精益求精的内容和标准。通过确立档案精益化管理的目标，建立档案精益化管理的路径，为机关单位档案管理的具体方案执行锁定方向。档案精益化管理目标不仅包括最终目标的设置，同时还包括目标的分解。结合各个分目标、阶段目标，为档案管理过程及管理目标实现情况进行评价。随着社会运作效率的加快，机关档案的内容也越来越多，给档案管理工作增加了难度。面对新的工作挑战，档案部门必须对档案管理业务进行梳理，通过综合分析，认真规划，确定出精益化管理的长、中、短期目标，分清长远目标和阶段性目标，从而对档案管理人员提供更加细致具体的工作指导。为了使档案管理工作时效性满足档案管理需求，围绕档案数量的增量及增量速度进行分析，制定合理的管理方法，避免档案工作积压。

其三，从管理计划上确定精细的时间节点和工作细则。机关单位档案部门需要负责监督和指导本单位及下属单位的档案工作，同时还要对档案业务工作进行推广，对相关人员进行培训，对档案质量进行审核等等，因此比普通企业档案管理的事项和内容更多。因此，必须在管理计划上采取精益求精的策略，这需要具体的实施计划和科学的监督机制。通过档案管理实施计划的确定增强档案部门及各岗位工作的主动性，减少工作中的盲目性和重复性，形成更强的合力，推动档案管理工作目标实现。根据档案精益化管理长中短期目标，编制不同阶段的档案管理计划安排。对档案管理时间节点、具体责任人、管理技术标准、考核事项等内容进行明确化和具体化。通过制定档案精益化管理计划，在阶段时间节点前提醒档案工作人员，确保档案管理工作在预期计划时间内完成，推动档案管理工作有序落实。定期对档案管理部门的业务技能检查，对过程中的问题进行分析，及时改进，突出档案管理工作实效性。

其四，从管理制度上进行精细化的完善。无规矩不成方圆。管理制度在档案精益化管理体系中同样占据不容忽视的地位。档案管理部门需认真梳理档案管理的流程、明确档案精益化管理的目标、确定档案管理各个阶段的工作任务、有序跟踪档案管理实施计划的工作进度，在上述工作基础上编制档案精益化管理制度[3]。制度中对各个岗位的职责权限进行明确化，对档案管理的任务目标进行具体划分。通过对责任进行明确，实现合理的任务分工，构建上下联动的工作机制，使管理工作有层次地落到实处。此外，对机关档案管理流程中的各个环节采用动态跟踪的监督机制，借助信息化技术对档案管理环节加强监管，使机关档案管理所有流程可查、追溯。

5 结语

结合新档案法中的条例和内容，档案部门应在档案收集、档案开发与利用、档案信息化建设、档案监督检查等方面进一步加大工作力度。要在实际的工作中不断反思、总结，并保持创新的精神，认清新时代发展趋势，将精益求精的工作理念融入到各个管理环节中，不断提升管理的科学性和规范性，使档案事业发展与国民经济和社会发展水平相适应。