档案信息化建设视角下文书档案数字化管理的必要性及突破

陆娅琼

（云南华电金沙江中游水电开发有限公司梨园发电分公司，云南 丽江 674124）

数字文书档案管理系统，主要是融入了数字化管理的各项新技术与新功能。诸如：数据录入、档案类型自定义、档案共享链接、云端存储等功能，满足档案管理人员对档案的管理及利用的需求。现对文书档案数字化管理的必要性及突破，进行如下分析。

1 档案信息化建设

档案信息化建设是指应用信息技术生成、管理、开发利用档案的过程。伴随5G、数据库、云端技术的升级，档案信息的数字化管理条件已经逐步完善。而信息化建设的发展，也是档案管理现代化水平的集中体现。若档案管理达到较高的信息化水平时，档案信息则能够完全依靠数字化文本存储信息，而数字信息即是档案源文件，也可被广泛地共享使用，是真正提高档案管理效率的高质量发展之路。

2 文书档案数字化管理的必要性

2.1 增强灵活性

早期的文书档案管理，均需要存储纸质办公材料。但是纸质文件最大的弊端就是很难灵活使用。如果仅存储纸质文档，很多资料又难以保存，诸如视频资料和音频资料等。而数字化文书档案管理，体现出更强的使用灵活性。数字化管理将文书档案进行扫描、校对、挂接、数据备份等一系列操作，所以数字化管理对增强文书管理的灵活性具有绝对优势。

2.2 提高便捷性

在纸质文书档案时代，检索查阅关键资料所需耗费的时间成本和人力成本非常高。尤其更需凭借档案管理员的大量精准记忆去查找文书档案，很难提高文书档案的管理效率，使用过程中的便捷性很差。数字化管理的目标最终还是应用层面，而文书档案在调取、备份、录制、整理、检索等一系列操作中，具备更高的便捷性。

2.3 实现共享性

文书档案信息被其他部门征调在所难免，但是在纸质办公时代只能借调或是抄录，文书档案的传播性很差，信息孤岛问题始终存在。但是在数据时代，文书档案数字化管理才真正实现了共享性。文书档案的传输不再受时空限制，不同地区或国家共享同一份文书档案的条件已经具备，所以共享性超越了以往任何时期。

3 档案信息化建设视角下文书档案数字化管理的新突破

3.1 数字化编码与数据查询

数字化管理的前提条件是文书档案具有唯一数字编码，这一编码便是该文书的唯一特性，不与其他文书档案出现重复或重叠现象。编码主要是为了方便日常管理，在文书归档前，文书杂乱堆放很难精准查找。而在数字化管理系统内，档案管理员仅需对文书档案进行统一编码，按照会议顺序、文档录入日期、文书档案类型、文档保密级别、文档归属地等重要信息，对文书档案进行实时编码即可。

编码后的数字文书档案，仍然需要具备更强的数据查询条件。简而言之，编码只是数字记录特征，并无中文或英文关键词提示，检索和查阅也存在很多干扰。为此，就需要开发模糊查询、高级查询、跨库查询等功能。首先，模糊查询是对于文书档案内容的关键词、近义词、复合词扩充，扩大搜索条目的容量后，为管理员提供搜索对比，便于快速找出所需文书档案。其次，高级查询是在编码和关键词之外的其他文档属性搜索，诸如：稳定存储内容大小、文档类型、档案录入者信息等等。一系列辅助查询的关联信息，可提高查询效率，但又很少用到，故而可以作为高级查询内容。除此之外，本地查询只是对自建数据库的信息检索，而文书档案达到较高的共享性，就需要具备跨库查询的辅助功能。档案管理员，在输入关键词后，可在所有档案类别中查询，也可以在外网数据库或云端平台检索管理信息，从而达到跨库查询档案信息的优势。

3.2 数字化模板与数据备份

由于文书档案录入信息存在很大差别，而且使用者更是千差万别，所以很容易出现对文书档案内容的理解偏差。消除这种偏差便是数字档案必须完善的技术性突破，而突破的关键在于设计标准化的文书档案模板。该模板以标准化的字符串定义表格内填写内容，也可以设计较多的选择性编辑内容。

数字文书档案内容录入模板后，需要采取双级备份机制。一级备份为自动备份，备份数据直接上传云端平台。二级备份以管理员手动备份为主，备份内容录入本地数据库。当档案中的数据或附件被误删除后，可在回收站中找到。如果只是保存了数据残片或碎片信息，也可以在云端平台找到备份数据，手动复制备份链接，再还原到本地数据库的备份点，确保数字文书档案保管万无一失。

3.3 数字化存储与数据化质检

数字文书档案存储，主要是对各部门反馈的纸质档案进行扫描，而后才能录入本地数据库。根据档案页面容量幅面大小(A4、A3、A0等)甄选相应规格的扫描设备。大幅页面如扫描条件有限，也可以上传至数码平台分割扫描，也可以使用缩微拍摄，对胶片数字进行格式转化。文书如为红头文件，或者有彩色LOGO，亦或有印章，或附加了彩色照片和插图，则使用彩色模式进行扫描即可。可使用OCR汉字识别技术，对文书档案扫描，建议分辨率设定在≥300dpi范围之上，以保证扫描件清晰可辨。

数字化存储之后，仍然需要对存储效果进行质检。对扫描件质检，即为对图像清晰度进行二次检查。发现清晰度不高、产生图形偏移、图像偏斜等情况的文件，则需要进行二次图像录入处理。如果只是操作不当，产生了图像信息不准问题，必须重新扫描确保文书档案存储质量。完成质检后本地数据库识别该存储格式，便可以长期保存该数字文书档案，在通用格式下完成数字文书档案的实时共享。

3.4 数字化图像与数据化挂接

数字文书档案所存储的内容，并非单一的文字信息。文书档案内图形、图像、照片等，均为重要的存储资料。尤其需要对可能存在失真问题的图像信息进行手动修复，如旋转、纠斜、剪边、拆分、合并、去噪等处理，以保证数字图片具备较高的辨识度和清晰度。管理员同时有必要对图像格式进行统一管理，如果转换多页电子图片，则需要合并压缩，以最小存储空间存储高质量图片。

数据挂接是为了更好地支持数字档案实现共享，可以在数字文书档案上附加外接目录，通过附加性的介绍信息描述该文件的概要内容。如果两份数字文书档案内容极为相似，可以归属为相互链接的文档属性，便于使用者后续扩大针对该文档的使用条件和参考范围。最后再根据数字文书档案的使用规律，建议统一设定为pdf文件格式，也可以选择双层pdf文件格式或tiff文件格式，增强数字文书档案的共享性。

4 结语

文书档案数字化管理十分必要，其可增强文书档案管理的灵活性、便捷性、共享性。为了更好地突破传统管理模式的约束，建议文书档案数字化管理开发诸多新功能，数字化编码与数据查询，数字化模板与数据备份，数字化存储与数据化质检，数字化图像与数据化挂接，从而提高文书档案管理效率和质量。