探究人事档案信息管理的数字化与网络化

2021-04-14邓宇

卷宗 2021年4期

邓宇

（集宁区委组织部人事档案管理中心，内蒙古乌兰察布 012000）

如今科技的发展日新月异，人们记录、传播、以及保存信息不再单纯的依赖文字和纸张。网络的发达不但改变了人们生活方式，同时也改变了传统的工作方式。在人事档案信息管理当中，善用数字化和网络化的管理方式，可以在一定程度上减轻工作人员的工作强度，提高单位的工作效率，对于档案管理工作的开展有着积极的意义和作用。

1 人事档案信息数字化与网络化的意义和作用

1）有利于纸质档案的保存。在计算机出现以前，单位管理人员对员工的了解大多是通过纸质简历来了解，档案管理部门在进行档案管理的时候，也只能保存纸质的档案资料。在登记档案保管信息详情的时候也是依靠手写、笔记的方法，借阅人员前来借调档案的时候也要通过纸质的登记信息来查找，浪费很多时间和精力。且纸质资料经过多次翻阅后会发生一定过的破损，不利于档案管理工作的进行。

信息时代的来临帮助档案管理工作人员解决了工作中遇到的难题，现在员工可以通过电子计算机来录入档案保存信息，如档案保存的时间、存放位置、借阅记录等，一目了然，非常清晰。而且管理人员可以将电子版档案存储在计算机中，如果有人来借调档案，大多情况下电子版档案资料就能够满足借阅者的需求，这就避免了频繁的去翻阅纸质资料，有利于纸质档案资料的完整和长期保存。

2）提高了人事信息的完善度。电子计算机的功能非常强大，可以记录相当多的信息，而不占用太多的空间，比起纸质资料会节省大量的存放空间。而且电子版人事资料记录的员工信息更加的详细和完备，有利于管理人员在短时间内对员工有相对全面地了解。在电子设备上查找人事信息档案是非常快捷，因为计算机有非常强大的搜索功能，能够在短时间内搜索到精准的信息，对于提高单位的工作效率来说很有利。

3）有利于管理工作标准化。在管理工作中我们经常听到一个词，那就是“标杆化管理”，标杆化管理指的是从事相同工作的人员按照同一个标准和操作流程来进行工作，也就是说工作流程要规范化，这有利于工作效率和质量的提高。人事档案信息管理数字化和网络化大多以电子计算机为基础，操作方法简便、快捷，有利于管理工作的简化和规范化，减少工作人员在工作中出现误差的概率。

总的来说，人事档案信息的数字化与网络化可以减少工作人员的工作量，减轻其工作压力，有助于其形成规范化和标准化的工作模式，对于单位和员工来说都具有积极的作用和意义。

2 人事档案信息管理数字化和网络化过程中存在的问题

1）档案管理人员信息化管理意识不强。在有些单位当中，人事档案管理人员已经从事了多年的管理工作，习惯了传统的档案管理工作方法和程序，对于新兴的、更加高效的信息化管理和网络化管理由于不够熟悉而存在抵触心理。虽然信息化和网络化档案管理方法已经在实施，但有些工作人员的进步思想不强，还是比较依赖于过去传统的管理方式，导致新的管理方式不好推进，产生的管理效果不够理想。

2）档案管理人员操作能力有待加强。虽说现在是一个网络和信息都很发达的时代，但是由于每个工作人员受教育程度不同，兴趣爱好不同，所以对电子设备的熟悉程度也不同，有些年龄较大的工作人员不太熟悉电子计算机的使用方法，对计算机上的办公软件也不太熟悉，或者运用的速度非常慢，导致信息化档案管理过程中效率不高，并存在误差。

3 人事档案信息管理的信息化与网络化途径

1）单位应当提高管理人员的专业水平。一些单位存在人事档案管理人员业务水平较一般的情况，员工信息化管理意识不强，对电子设备和办公软件的应用不熟悉，从而影响档案信息化管理和网络化管理的进程及效率。针对此种情况，单位可以定期开展相关培训，培训人员可以针对档案管理人员的工作心态、专业水平等各方面问题，有针对性的进行解决。同时单位在条件允许的情况下，可为员工提供在社会培训机构参加进修的机会，员工的业务水平提高后，对于档案信息化管理工作的进行会起到事半功倍的效果。

2）巧用大数据实现人事信息档案信息化管理。大数据是电子计算机的一个强大功能，人事信息档案管理人员可以利用这一功能来建立人事信息大数据，将员工的身份信息、擅长的技能、性格特点、过去的从业经历、在本公司的从业经历及成就等信息都可以包含在数据库内，这样信息使用者在获取相关信息的时候就会比较简便和快捷。这个数据库所包含的信息应当非常全面，包括员工的身份信息和家庭情况，身体健康情况、教育经历、取得证书情况、才艺和特长以及该员工在本公司所获得过的奖励和惩罚情况，员工能够对单位产生影响的信息、以及单位应当为员工提供保障的信息都应该体现在大数据库内。同时，由于单位员工数量较多，信息量较大，人事档案管理人员在录入和保管这些信息时，应当有技巧的进行，如采用信息分类管理法或部门分开管理法等，有逻辑、有顺序的进行管理工作，才能保证更高的工作效率和更好的工作效果。

3）有系统地开展人事档案管理的信息化。有目标、有逻辑、有顺序的开展档案信息管理的信息化、网络化才能更好地达到工作目的。首先档案管理人员应当明确自己的工作目标，这个目标应该是使人事信息档案更加全面化、清晰化，同时使档案管理工作本身更加简单化、体系化，方便单位管理者随时调用员工信息，同时保证员工信息的全面和更新及时。有系统地开展人事档案管理工作有助于工作目标的达成。如档案管理人员可以建立人事档案存储信息系统，通过该系统就可以一目了然的了解到人事档案的保管情况。还可以建立人事工资系统、人事变动系统、人事考核系统等，通过该系统就可以了解到单位人才的薪资情况、人事变动情况以及是否能够胜任现工作岗位的情况，有系统地开展认识档案管理工作的信息化工作有助于提高效率，形成工作规范。

4）人事档案管理人员应当站在管理者的角度思考问题。人事档案信息管理工作人员在进行工作时应当懂得换位思考，单位员工信息资料的使用者大多是单位的管理人员，他们了解人事信息的目的是把公司的人才安排在更合适的岗位上，让他们的才能的到充分发挥，更好实现自己的工作价值，同时也为单位做出更多的贡献，因此档案管理工作者在工作过程中，不能只考虑到自己工作起来方便，还要考虑到管理者使用起来是否方便。