基于事业单位档案信息化建设问题及优化方式思考

杜樱俏

（山东省卫健委医管中心，山东 济南 250014）

事业单位在进行档案信息化建设工作中，需要加强资金和设备的有效投入，结合实际工作现状以及工作要求提出有效的管理方案，利用先进的信息技术进行档案信息有效整合以及加工，从而方便相关岗位工作人员对档案信息进行科学性的处理以及调配，提高事业单位档案信息化管理水平的效率以及质量，实现现代化的成功转型。

1 事业单位档案信息化建设的必要性分析

为了使事业单位档案信息化建设工作能够得到有序的发展，需要相关管理人员明确事业单位档案信息化建设的必要性和重要影响意义，从而为后续工作奠定坚实的基础。事业单位在推动社会和谐稳定发展的战略中有重要的影响作用，因此需要加强档案管理信息化的建设力度，推动事业单位的稳定性发展。在档案中不仅记载了时代的进步数据，还是促进社会健康发展的重要信息，在新时期背景下，需要加强对档案信息化建设工作的重视程度，通过信息化和数字化的方式，保证档案信息化建设水平的提高[1]。随着时代的不断发展，档案信息逐渐朝着多样化和复杂化的方向发展，如果仍然沿用传统的档案管理模式，不仅会在无形中增加相关工作人员的工作压力，还会使档案管理效率无法得到有效地提高。因此，在当前时代下需要充分发挥现代化和信息技术的优势，提高档案信息化建设的水平和质量，从而更加贴合于实际工作需求以及工作要求，提高事业单位档案信息化管理的效果。

2 事业单位档案管理信息化建设的问题分析

2.1 基础设施不完善

在当前事业单位档案管理信息化建设工作中，基础设施不完善的问题是比较严重的，在进行档案管理信息化建设的过程中，需要加强基础设施的有效投入，这样才可以给各项工作提供重要的支撑以及引导。但是由于一些事业单位的领导层并没有加强对这一问题的有效认识，在基础设施建设力度方面存在着较大的不足，甚至是一些事业单位仍然用以往的计算机来进行档案管理工作，使得先进的信息技术无法在实际中发挥其应有的价值和效果，也无法给实际工作起到一个重要的支撑和引导作用[2]。

2.2 信息建设不健全

在事业单位档案管理信息化建设的工作中，需要加强对信息建设的重视程度，从而方便各个部门工作人员随时调取有关档案的信息，提高实际工作的效率。但是由于相关事业单位并没有充分地发挥信息技术的优势来构建完善的数据库和交流平台，所以在信息提取方面是非常困难的，甚至一些程序还非常的繁琐，不仅给实际工作带来诸多的困扰，还严重影响了事业单位管理水平的提升。

2.3 档案管理不合理

在信息化建设时，需要相关工作人员对档案信息化管理模式进行不断的调整和优化，更加贴合于信息时代的发展方向以及发展要求，但是在实际档案管理工作中，虽然一些工作人员进行了档案信息化建设工作，但是所实施的管理模式仍然是以往的档案管理模式，不符合档案信息化建设的要求以及标准，这就会导致在实际制度的实施过程中，存在着不科学和不规范的问题，堆积在事业单位档案管理信息化中的问题越来越多，这严重影响了事业单位档案管理信息化建设工作的有效性发展。

3 事业单位档案管理信息化建设优化对策

3.1 健全培训机制

在进行档案管理信息化建设时，需要加强对培训机制的有效完善，从而使得工作人员的综合素质能够得到有效地提高，相关管理人员需要结合事业单位档案管理信息化建设的主要内容，建立科学且完善的培训机制。在培训中需要重点地向工作人员讲述有关先进信息技术的应用优势，掌握一些信息软件的操作方法以及操作技巧，提高自身的工作素质，使得事业单位的培训机制能够发挥其应有的价值和效果。

3.2 加强技术投入

在进行事业单位档案信息化建设的工作中，还需要加强相关先进技术的有效投入，相关管理人员可以适当地借鉴国外先进的档案管理模式，选择正确的信息技术来保证实际工作的有序进行。另外，还需要加强对安全技术的有效融入，在事业单位档案管理工作中一些机密性文件信息是非常重要的，因此需要加强安全技术的利用，禁止外来人员读取和操作事业单位档案的信息，系统最大程度的防止信息出现被盗取和破坏的问题，保证档案的完整性和安全性[3]。在进行技术投入时，还需要融入各种先进的手段，将纸质化的资源转变为数字化的资源，构建完善的大数据库，在大数据库中要包含有关档案目录和档案全文数据方面的内容，从而为事业单位的员工提供更加优质的档案服务，也有助于凸显档案管理信息化建设的人性化特征。

3.3 完善信息管理

为了使事业单位档案管理信息化建设工作能够有序进行，需要相关工作人员对信息管理系统进行不断的完善和调整，从而提高实际工作的效率与质量。在进行信息管理制度实施和完善的过程中，需要加强对我国相关法律法规的有效解读和认识，这主要是由于我国相关法律法规在事业单位档案管理工作方面作出了非常清晰而明确的规定，因此在进行信息化建设工作中，需要将我国的相关法律法规贯彻落实到所有程序的实施中，从而使得档案信息化管理能够有完善的支撑来约束自身的管理行为。事业单位要结合自身的发展情况，制定出科学合理的档案管理工作制度，以信息化建设为主要的出发点，在事业单位内部搭建良好的工作氛围以及工作环境，从而使得每一个工作人员可以更加认真地进行档案信息的有效管理，明确自身的工作职责和工作重点，提高事业单位档案信息化建设的质量和效率。

3.4 加大监督力度

在进行档案信息化建设的工作当中，还需要加强对档案监督工作的监督力度，从而达到规范性的工作效果。合理的监督制度，不仅可以激发工作人员的工作热情，还有助于使工作人员及时地发现自身在日常档案信息化管理工作中存在的问题，提出有效的纠正方案，促进工作人员综合素质的提高。在档案管理信息化建设的工作当中，需要将外部监督和内部监督进行相互融合，及时地发现在档案建设工作中的一些缺陷，在最短时间内提出有效地解决措施，这样一来可以创建出非常高效便捷的信息化管理平台。

4 结语

事业单位在进行档案管理信息化建设工作中，需要明确档案管理信息化建设的必要性和重要性，并且还要树立与时俱进的工作理念，创新传统的档案管理方式，加强信息化管理平台的有效建立，提高相关工作岗位人员的综合素质，从而使得事业单位档案管理信息化建设的效率能够得到充分的保证，更加贴合于当前时代的发展方向，推动事业单位的稳定性发展。