不动产电子档案管理和有效利用研究

何凤娟

（柳州市不动产档案管理中心，广西 柳州 545000）

在个人财产中，不动产是其中重要的一类财产。在不动产电子档案中，可以记录不动产的具体情况。因为需要对个人资金进行保护，所以需要国家进行登记公告。因为个人财产具有独有性，所以也就使不动产档案具有较强的特殊性。鉴于此，对于不动产档案的管理，必须在法律的监督下进行。对于不动产相关的信息，需要由国家有关部门进行调配和管理。所以，各个地区不动产档案管理中心都需要保管好不动产电子档案，并且认真对待，尽量使电子档案尽可能完善，而且要准确录入数据信息到不动产档案中去。

1 不动产电子档案的特点分析

1.1 电子档案具有公开性和共享性

近年来，科学信息技术飞速发展，电子存储空间越来越小，这就使电子档案的携带非常方便。不仅如此，电子数据的修改也变得更容易。电子档案与纸质档案相比较而言，保密难度更大。电子档案不会占用库房空间，它可以借助计算机网络不受时间和地点远距离传输。如此，可以使信息的使用和传播更加便捷。

1.2 传统档案与电子档案的相辅相成

众所周知，传统的纸质档案的介质是纸张。而电子档案的媒介不仅包括图像、文字，还包括声音和数据等。如此，我们保存电子档案的方式就更多了。电子档案的保存媒介有计算机和U盘等。然而，在不动产电子档案保存的实践中，可知这些媒介达不到保存的要求。一旦发生破坏，就会对电子档案的安全性产生极大的影响。正是因为纸质档案具有可以长久保存的特征，能够提高电子档案的安全性。所以，当这两者结合之后，就能够使不动产档案的管理和利用效率 更高。

2 我国不动产电子档案管理面临的问题分析

第一，由于我国人口基础庞大，不动产电子档案管理存在客观上的困难。另外，加上不动产档案有多元化和分散化的趋势，在需要整合管理的情况下，人工操作非常困难。所以，对不动产档案的高效集中管理显得非常重要。所以，推行不动产档案管理的数字化是当前一项重要的工作。在这个进程中，需要各个相关部门做到职责和权力上的统一，充分发挥法律的监督作用。

第二，工作效率不高。不动产档案的收集和整合流程繁杂，所涉及部门众多。不动产档案管理需要与信息紧密结合起来，而这种结合还不够成熟。不动产档案管理需要与信息紧密结合，这对于不动产档案管理部门而言，既是一次发展机遇，也是一次挑战。不动产档案管理系统庞大，要对其进行改变，可能会遇到较大的阻力。

3 不动产电子档案管理的有效利用

3.1 对电子档案数据准确性进行审核

在不动产电子档案管理工作中，收集信息是一项非常重要的工作。众所周知，不动产信息来源的途径有很多。如何合理选择这个途径是不动产信息工作人员需要明确的。第一步就是要在基层单位中安排优秀员工对档案工作进行监督，确保不动产电子档案完整无误。需要注意的是，一定要让信息的收集者参与到项目中去，如此可以数据在后续的审核环节更便利。第二步是针对收集得到的数据，要合理地进行处理，做到不遗漏、不改动，确保内容完整。

3.2 制定不动产电子档案数据库

电子档案和纸质档案都可以用来保存数据和信息。应当充分发挥电子档案不占空间的优势，同时做好电子档案的保密工作。鉴于此，建立不动产信息登记平台，关于电子档案的信息、整理和上传等环节，都需要做好数据处理，笔者认为，实行流水制是一项不错的举措。通过环环相扣，将责任落实到个人，确保每一个环节都不出问题。当电子档案形成之后，使其保存在可靠性强的系统中，并且系统需要使用统一的软件标准。如此，可以确保不动产档案管理更加具有层次性和统一性，这样也可以使数据更方便不动产档案管理人员 查阅。

3.3 规范电子档案信息的数据化管理

不动产电子档案因为涉及个人财产隐私，所以部分信息不宜公开。鉴于此，确保不动产电子档案的安全性，这是非常关键的一个环节。所以，加强私有信息的保密工作，开发一套计算机加密系统，这显得非常重要。另外，不动产的电子档案系统要尽快与房地产行业等交易系统相互结合起来，规避电子档案可能存在的问题，促进档案信息的数据化管理，打造档案信息的共享平台。

3.4 做好电子档案管理的制度建设

制度是规范管理工作的重要保障，对于不动产电子档案的管理也不例外。所以，对于不动产档案管理部门而言，针对不动产电子档案的管理和有效利用。可以从上文提到的数据的准确性和数据化管理、安全管理等多个方面考虑制定有关制度。

4 小结

在当今社会，信息技术的应用极为广泛，不仅在地理测绘和施工建筑等领域有应用，在档案办公等领域也能够发挥极大的作用。在不动产档案管理中，计算机信息技术摒弃了纸质档案不利于保管的弊端，通过在收集电子信息之后，将不动产相关信息录入电子档案登记系统。这样，电子档案的归档和保管更加方便。随着时代的发展，电子信息技术在不动产电子档案管理中的应用必定会越来越广泛和深入。鉴于此，对于不动产档案管理有关部门而言，必须保持科学的精神，加强不动产档案管理的专业知识和技能的学习，使不动产电子档案的管理水平提高，使其利用效率得到真正提升。