大数据时代企业档案信息化工作的思考

徐 玲

（金城集团有限公司，江苏 南京 210002）

前言：由于科学技术的不断进步，社会经济的不断提升，使得大数据时代已经来临，相应的计算机分析数据能力也在迅速提高，这也使得数据信息成为商业的资本，是当前现代企业一项重要的经济投入，能够为企业带来新的经济利益。对于企业档案而言，是数据信息的重要组成部分，在大数据时代快速发展的背景，企业档案的管理人员应该对其采用信息的管理方式，从而帮助企业的档案管理水平能够更进一步，也为企业在大数据时代发展打下坚实的基础。

1 企业档案信息化建设主要存在的问题

1.1 整体规划不够完善

很多企业只会去盲目的追求所谓的现代化建设，对信息化过度夸大，这也导致在进行档案信息化实施工作的时候，没有对企业真实的发展情况进行掌握，就对档案信息化体系进行构建。这也就会导致档案管理工作在工作的过程当中，无法做好前端的管理控制工作，也没有办法保障各项业务体系进行有效承接，使得档案汇集的全过程很难进行监管，导致档案信息化的建设华而不实，根本没有发挥出信息化建设的有效作用。这也会导致企业的工作效率与质量受到严重影响，从而造成严重的经济损失。

1.2 信息化的标准缺乏科学性

由于信息科技的不断进步，使得很多企业都对档案管理工作进行了现代化信息科学的改革，可是当前阶段，信息化建设还处于初级发展的阶段，距离成熟还有着很长的道路，还有着很多的问题没有进行解决，而且在进行档案信息化建设的时候，还没有设立统一的标准，使得管理工作比较随意，出现这也情况的根本原因是因为企业之间缺少互动与交流，没有相应的协作观念，从而导致资源的共享达不到标准。对于企业的部门而言，部门之间相互独立，使得信息化建设的构建无法成为一个有效的结合体，这也使得档案信息化体系的作用很难得到发挥，这样不但没有合理统一的管理制度，还没有相对具体的基本目标，这也使得企业档案信息化建设工作受到了严重的限制[1]。

1.3 安全性比较低

对于企业的档案信息而言，一般都包含着企业所有的企业机密。如果这也机密的信息被漏出去，就会对企业的使得企业的经营信息发生泄漏，这将会给企业带来严重的财产损失与安全隐患。在当前阶段，很多的企业档案管理人员都比较缺乏安全观念，对企业档案信息的安全防护工作不够上心，这也就会导致档案管理系统很容易被别人恶意攻击偷取，从而造成企业机密的丢失，这就会对企业造成严重的冲击。

2 大数据时代企业档案信息化建设的具体措施

2.1 对档案信息化管理系统进行优化

要想对档案信息化管理系统进行优化， 就需要让企业根据自身的运营情况，对档案信息化管理工作进行强化，从而使得档案信息化管理系统能够构建的相对完善，并且能够把管理宗旨和监管程序进行明确的制定。还需要对优秀的互联网科技进行运用，让档案信息资源库能够得到进一步的优化，对相应的技术软件进行研发，让资源库能够变得更加完善，还需要对档案信息化的管理机制进行完整高效的构建，从而让企业的档案数据信息能够进行联合性的监管。最后根据企业的真实情况，对信息资源库和档案信息管理体系进行合理科学的购置，让相关软件的程序管理性能可以得到增强，并且让档案数据的搜索与查找能够得到提升，从而让企业的档案信息资源的有效使用可以得到优质的保障[2]。

2.2 构建高素质人才队伍

要想让企业的档案数据能够成为重要的情报信息，就必须拥有一支优秀的企业档案信息化的人才队伍，主要是因为初始化的数据在进行升华成为情报信息的过程当中，使得信息间的相关性不仅仅是技术层面的课题了，这也就需要依靠各领域的人才对其进行辨别，这也说明了档案管理工作需要对更领域知识都能够掌握的综合性人才，企业应该成两个方面对人才进行研讨，第一就是可以与高校进行相应的合作，从而培育优秀的人才，让高校成为更领域人才输送的最要通道，并且通过高校合作对档案信息化的工作人员进行专项培养。第二就是利用更种样式的培训，从而提升员工的综合素养，企业还应该根据规划方案，通过针对性的明确的面向档案管理人员，对其开展专业化的活动训练。当前随着大数据时代的发展，使得档案管理工作迎来了很多的挑战，所以不光要对工作人员进行计算机操作技能的强化，还需要提升数字化技术的应用能力，并且对政府政策、法律规定等内容的研究进行加强，从而使得工作人员的各项素质能够得到全面提高。

2.3 对档案信息化建设的标准进行严格制定

在进行档案管理开展的时候，需要对档案信息资料的所有干工作进行统一的规定制定，并且精确的掌握档案信息管理的秩序与方式，还要加强电子档案的开发，对档案信息的搜集与整理进行严格管控，从而对档案信息进行统一的管理。此外还需要对企业的档案信息技术的应用进行全面推动，同时对软、硬件设备的应用标准进行详细制定，并且还需要对资源的使用率进行增加，从而使得企业的档案信息化建设的整体水平得到相应的加强[3]。

2.4 提高员工的安全观念

要想让企业的档案管理工作的安全性能够得到相应的保障，就需要让企业对档案数据信息的访问权限进行严格管控，让没有经过允许的移动设备无法对企业档案管理设备进行连接，并且还需要对档案管理系统的杀毒软件进行及时的更新与维护，从而减少或者避免违法人员对其进行入侵，还需要把企业的互联网系统构建完善，让外部网络能够分立，从而保障档案信息能够拥有最高的保密性。

3 结语

随着大数据时代到来，使企业的档案管理工作迎来了新的机遇，同时还带来了新的挑战，可是企业档案管理人员的任务就是对企业各项活动的数据进行向导，通过现代新型的技术与管理方法，对数据资源进行全面的整合与开发，从而帮助企业能够更好地发展与经营，所以这也就需要让企业的档案管理工作跟随时代发展的脚步，对自身的专业水平进行全面的提升，并且对企业档案数据进行严格的守护，还用加强对档案信息资源的开发与利用，让档案数据的价值能够得到更好地发挥。