分析人事档案信息化管理面临的挑战及应对

满 莉

（新疆生产建设兵团第六师总工会困难职工帮扶中心，新疆 五家渠 831300）

基于信息化背景下的人事档案管理理念主要以先进的互联网技术为依据，通过采取统一的标准对人事档案管理资源进行有效整合，实现重构与创新现代化管理服务理念的目标。实际上人事档案信息化建设的根本目的在于依托于科技手段有效整合计算机网络资源，并借助相关软硬件设施综合管理人事档案信息，在提高档案管理工作质量与水平的基础上，实现人事档案资源的实时传递与共享目标，进一步推动人事档案信息趋于数据化与格式化。

1 人事档案信息化管理面临的挑战

1.1 人事档案管理信息化制度尚不完善

目前人事档案管理信息化的工作流程尚不完善，人事档案管理信息化制度的建立也缺乏科学有效的理论依据。在传统人事档案管理模式的引导下，其在信息化建设过程中普遍缺乏规范的要求准则与制度化标准。但人事档案管理信息化建设立足于互联网之上，其大部分文件载体形式磁介质，与传统人事档案管理模式之间存在明显差异性，并且人事档案管理在信息化建设过程中涉及的实行方法与标准细则兼容性也较为薄弱，必须依赖于完善的信息化制度予以保障和支持。

1.2 缺乏软硬件配套设施的支持

相比于传统人事档案管理，档案管理信息化的建设更依赖于软件与硬件等基础设施的支持，但传统软硬件设备已无法适应新时代人事档案信息化需要，相关档案管理平台也不满足现代化办公环境应有的硬性要求，并且在软硬件管理人才的培养方面也有所欠缺，无形中对人事档案管理信息化的可持续发展造成一定的阻碍。

1.3 档案管理信息化建设及其安全意识不足

当前大部分人事档案管理人员仍未及时转变传统理念，片面性地沿用传统档案管理模式，致使人事档案管理信息化建设缺乏内在动力。与此同时，尽管部分企业已充分认识到人事档案管理信息化建设的重要性，但其工作人员的专业化素养普遍不高，对人事档案信息的安全管理意识也较为匮乏，甚至存在严重的违规行为，也并未及时更新与存储档案信息资料，无法从根本上保障档案信息资料的安全性与可靠性。

2 加强人事档案信息化管理的应对策略

2.1 构建完善的信息化档案管理制度

在推动人事档案管理信息化建设前，应积极构建完善的信息化档案管理制度，具体可从以下几方面着手：第一，采取统一的信息化管理标准，不断优化与完善档案信息管理流程，为人事档案信息化管理的再发展奠定良好基础。第二，明确规定相应的访问权限，依托于现代化信息技术科学管理档案数据信息，在统一标准下为用户提供不同的个人识别码，以此充分满足不同用户的个性化需求。第三，通过规范相关政策法规全面保障信息化档案数据的真实性与合法性，真正意义上发挥人事档案数据的时效性价值。第四，建立完善的信息化档案管理安全机制，从源头上避免不法分子利用违法手段盗取档案信息的行为，有效提高档案管理信息化建设的安全性。

2.2 加大档案信息化管理系统投入力度

企业在人事档案管理信息化建设过程中，必须积极配备相应的专业化信息管理软件，在资金允许的前提下适当加大档案信息化管理系统投入力度，依托于信息化管理软件建立系统的档案数据安全体系，充分发挥信息管理软件中的个人识别功能，以此提供科学有效的身份验证服务，积极为用户提供安全的信息访问环境，在保障档案数据信息安全性的同时，还能为档案信息化系统的有效运行奠定良好基础，有效降低了企业的经济损失与安全风险发生概率。

2.3 培养高素质人事档案管理人员

企业应积极采取有效措施提高档案管理人员的专业化素养与综合实践能力，促使档案管理人员的业务水平满足企业经营发展需求。在完善的安全保障体系与登录系统支持下，企业还应积极构建专业化服务体系。人事档案管理信息化原本就涵盖了互联网应有的基本特点，尤其在数据信息传递与共享效率、人力资源成本控制方面的优势更为显著，但在人事档案数据处理过程中必须依托于专业的服务体系予以支持，并及时解决用户访问过程中存在的各种问题，以此为用户及时反馈所需档案数据信息，充分发挥人事档案需求服务的最大化作用。另一方面，专业档案管理人员还应积极对数据信息进行更新与检测，依据信息的不同等级进行合理划分，基于整体角度全面把控数据信息的安全性，有效实现人事档案数据动态管理目标。

3 结语

在现代信息化技术不断发展与进步的背景下，人事档案管理信息化建设的需求与日俱增，推动人事档案管理信息化已成为顺应新时代发展趋势的必然结果。因此，企业应更深层次地研究与分析人事档案管理信息化的实用性价值与优势，在满足社会公众个性化需求的基础上提高档案管理工作效率，并充分利用现有互联网资源将人事档案管理信息化与各项先进的技术手段进行有机结合，从而将人事管理信息化建设的最大化作用全面体现出来。