企业档案管理的网络信息化及开发利用

李 贺

（北京市自来水集团禹通市政工程有限公司，北京 100053）

伴随网络信息化技术的飞速进步，企业档案管理工作的开展也在一定程度上达成了信息化管理的目标，由以往的纸质档案管理形式转变为当前的信息化管理形式，以总体情况来分析，因档案管理网络信息化所具备的要求相对较高，除却要合理化利用档案资源之外，也务必要重视保护档案资源，而为达成上述目标，那么十分有必要进一步探析企业档案管理的网络信息化以及开发利用的方式，从而切实提高企业档案工作网络信息化管理的质量。

1 企业档案管理的网络信息化建设重要性

以往在开展档案管理工作的过程之中，通常以手工管理方式来开展，而在利用此方式之后，不但会耗费大量的时间，也会耗费大量的精力，针对此情况，如果能够引入网络信息化技术，促进档案管理工作的信息化管理，那么不但利于降低档案管理工作的开展难度，也利于提升档案管理工作的开展效率。具体来说，企业的档案管理工作在利用网络信息化技术之后，已然摒弃了以往的集中立卷管理形式，转而借助了网络信息化技术，使得档案的处理能够变得更为简单，如此则利于档案的快速补充以及改正，所具备的变通性以及灵活性均较为显著，同时还不易于产生文件堆积或是丢失的情况[1]。除此之外，企业档案管理的网络信息化建设，也能够保障档案的准确检索，使得档案信息的获取可更为便利。

在进行档案管理的网络信息化建设之后，利于良好应对以往手工管理过程中所难以摆脱的困境、以及良好应对以往未能解决的问题，例如利于保持档案的原貌，在利用网络信息化技术之后，可借助于信息技术产品，例如数码相机等设备来拍摄档案内容，而后将所获得的图片储存至档案管理系统之中，这样则能够实现永久保存档案信息。在利用于电子产品进行扫描之后所获得的档案图片，也能够以传输设备来加以显示，这样则非常利于直观观看档案内容。而若是在以往形式之下的纸质档案管理，则易于在观看档案内容时产生破损情况，也会因存储的时间过于久，而导致其受到某些物质的侵蚀，这样则不利于保持档案的原貌。

2 企业档案管理的网络信息化及开发利用策略

2.1 提高系统安全系数

在企业档案管理的网络信息化建设及开发利用的过程之中，最为关键的环节之一，即为保障计算机系统具备极高的安全性，绝却不可产生安全方面的问题。确保企业相关档案信息的良好保存，防范信息产生泄漏的情况，则能够在很大程度上提升档案管理工作的开展效率，而以具体的方式来说，一方面应确保互联网具备安全性，在连接网络后，若计算机缺失安全性，则易于被木马病毒所攻击，致使产生系统瘫痪的情况，更甚还会泄露掉重要的信息。因此，在计算机之中务必要设置杀毒软件、以及防火墙等，实现对于计算机系统的良好保护，使其可处在安全运作的状态之中[2]。另一方面还要强化开展保密工作，保密的对象即为计算机，若计算机产生故障问题，则不可让外部人员对此进行维修，需由内部的工作人员对此实施维修，而在运用此方式之后，则利于防范信息泄露等风险问题的发生。

2.2 开发专属的档案管理系统

现阶段，不少企业的档案管理系统均为此领域人士所普遍认可的同种系统，然由于各个企业之间在经营、以及管理模式方面上存在着明显的差异，所以若全然运用同种档案管理系统，那么显然是不适宜所有企业的[3]。因此，对于现代企业来说，若想提高档案管理工作的开展效率及质量，那么则不建议和其他企业之间运用相同的系统，而是应针对自身的真实情况来选择系统，确保此系统和企业的档案管理情况之间适合，使得此系统能够具备极佳的匹配性，而如此则可在根源之处促进企业档案管理工作的开展，也能够为现代企业的持续性进步提供更为强大的保障。

2.3 建设专业技术团队

不管对于何种企业来说，若想谋求更为迅速的发展，使自身在激烈的市场竞争环境之中占据重要地位，那么则务必要具备充足的人才，这样才能够对于企业的发展予以大力的推动。而对于企业档案管理工作的网络信息化建设来说也是如此，也应具备一支专业性极强的技术团队来予以促进[4]。将以往的纸质档案朝向电子档案进行转变，为时代发展背景之下对于档案管理工作开展的一项迫切要求，也为务必要完成的一项重要任务。因此，对于现代企业而言，就应注重聘用这方面的技术人才，但在网络信息化技术迅速发展的背景之下，在此方面的技术人才也愈发匮乏，但若想保证企业档案管理工作的网络信息化建设水平，那么则务必要具备充足的技术人才对于信息实施处理，并善于开发及利用技术，以及有效编写计算机程序等，因此在选择这方面工作人员的过程之中，企业应站在多个视角之下进行认真地思考及分析，除却要确保人才具备超强的技术水平之外，也要求其具备超高的使命感以及责任感，和健全的人格，这样才更利于确保档案信息的绝对保密性，也唯有如此，才可使网络信息化这一档管理模式为企业提供更为良好的服务。

2.4 增强档案管理知识产权保护意识

对于企业来说，档案所具备的价值是难以衡量的，在构建电子档案的过程之中，企业往往会在此方面投入大量的财力、人力和物力，而在科技产物产生后，就要求企业善于利用法律的武器来保护科技产物的独有性。所以说，在企业档案管理的网络信息化建设及开发利用的过程之中，还务必要增强档案管理知识产权保护意识。举例来说，若企业要运用档案信息，那么则应和参与人员之间签订协议，在协议之中应明确表明不可泄露档案信息内容，也不可在商业活动、或是个人活动之中运用档案信息[5]。再者，企业也务必要加强对于档案信息的重视性，绝不可主观性判断档案信息内容的重要与否，而是要一视同仁的对待各种档案信息，绝不可让他人任意下载档案信息，不可将档案信息发放给他人进行查看，而若企业在此方面不具备较高的档案知识产权保护意识，若档案信息丢失或是被窃取，企业也会因此而受到严重的损失。

3 总结

总而言之，档案管理的网络信息化建设及开发利用，对现代企业而言为艰巨、且富有挑战的一项重要任务，同时也为档案管理日后发展的一种重要趋势。所以，企业务必要充分明晰档案管理网络信息化建设及开发利用的重要性，采取有效措施，真正保障档案管理工作的开展质量以及效率，在最大程度上防范档案信息泄露、丢失以及被非法窃取等情况的发生。