基于信息化的退役军人档案管理探究

郭甫义

（四川省眉山市退役军人事务局，四川 眉山 620020）

1 引言

退役军人安置和管理工作的高效开展是社会管理体系的重要构成，对维护社会稳定提供基础保障。退役军人档案为相关工作开展提供有效凭证，需要对其个人信息、学历文化、服役经历和奖惩情况等进行全面的收集和科学管理，为保证退役军人合法权益提供基础保障。信息技术在档案工作中的科学利用对提升档案管理水平提供有效支持。

2 我国退役军人的基本特征

对退役军人的特征进行准确的掌握是推动档案工作高效开展的重要基础，随着军队改革的不断深化，对兵员质量的要求不断提升，大学生已经成为军队的重要组成，服役期间对军人的文化教育的重视程度不断提升，使得退役军人的文化素养得到显著提高，需要档案工作重视对退役军人学历证明等资料的管理[1]。同时军人的思想政治觉悟和思想道德水平相对较高，具有较强的组织观念、纪律意识和吃苦耐劳的优秀品质，其中的党员团员的比重较大，需要在档案工作中对其入党、入团资料进行科学的管理。退役军人档案是安置工作开展的主要依据，需要档案管理环节对相关资料进行全面的收集和科学的管理，保证资料信息的真实有效，并充分发挥档案资源价值，为退役军人事务工作开展提供有效支持[2]。

3 退役军人档案管理信息化的重要性

信息技术在档案工作中的科学运用对提升档案管理水平起到关键作用，首先是提升管理效率，随着退役军人数量的不断提升和安置政策的不断调整，对档案工作的要求不断提升，需要对大量的数据资料进行及时准确的收集、整理、分类和存储，利用专业的设备和技术手段，实现资料信息的数字化转变，优化档案管理流程，发挥技术优势，提升管理效率。其次是强化档案资源的利用效率，推动凭证作用的高效实现，利用技术手段对档案资料进行深入的分析，建设完善的资料数据库，优化档案利用环节，通过网络渠道实现档案资源的高效共享，为退役军人管理工作开展提供有效数据保障[3]。

4 退役军人档案管理信息化建设中存在的主要问题

4.1 投入力度相对不足

信息基础设施建设是保证信息化管理水平的重要基础，在实际的管理活动中，已经实现了基本的信息化管理体系的构建，随着档案工作压力的不断提升，对相应的软硬件设施进行及时的更新和维护是管理工作的重要环节。但是当前对基础设施的重视和投入程度相对不足，缺乏相应的资金投入，无法实现对信息资源的科学配置，传统存储载体无法实现数字化转变，无法保证管理工作的高效推进。同时缺乏高质量的网络环境，无法实现档案资源和管理指令的高效传递，不利于管理效率的提升。

4.2 管理思路较为传统

信息技术的运用需要管理部门转变传统的管理思路，充分结合退役军人特点，构建完善的信息化管理体系，保证管理效果。而在实际的管理活动中，管理理念相对传统，缺乏主动创新意识，对先进管理理念和技术缺乏有效的引进，不利于管理模式的科学升级。同时存在重管理轻利用的问题，档案资源利用形式相对单一，只是提供相应的查询和调用服务，无法有效满足档案使用需求，不利于档案家长的高效实现。同时各个管理环节相对独立，无法形成对资料的高效整合，管理体系建设缺乏科学的统筹规划，融入存在管理漏洞，不能对各个管理流程形成全面的覆盖[4]。

4.3 管理制度建设相对滞后

完善的管理制度是保证档案真实有效的基础，而随之信息技术的广泛运用，在相关管理细节上发生了很大的变化，使得现有的规章制度已经无法适应的实际工作需求，不能对管理流程形成有效的规范，各个管理环节的资料数据格式、通信协议等无法形成统一的标准，加大了管理难度。缺乏完善的监管机制的，不能对管理活动中存在的问题做到及时地发现和解决，对相关资料信息无法进行有效的审核，影响档案真实性。

4.4 信息安全防护工作不够到位

信息化管理体系的建设实现了档案管理水平的提升，网络作为管理工作的重要基础，为信息传输提供了高速通道，而网络安全威胁已经成为影响档案安全的重要因素。特别是随着网络环境的不断复杂，大量的病毒、木马和恶意入侵等安全问题容易影响管理系统的正常运行，造成资料的篡改或泄露。当前的安全防护体系建设存在不足，缺乏完善的安全管理机制，对管理人员的操作缺乏有效的规范，容易因人为问题形成安全漏洞，缺乏完善的身份识别和权限设置。同时缺乏网络安全技术的应用，无法形成对网络安全威胁的有效抵御[5]。

4.5 管理人员的信息素养存在不足

信息化管理体系的建设对管理人员的素质能力提出了更高的要求，需要其在具备档案专业素养的同时，能够合理利用先进信息设备和技术，并对相应的软硬件设施进行维护。而管理部门对档案工作队伍建设的重视程度相对不足，队伍组成不够科学，专业水平相对不足。同时管理人员缺乏相应的信息素养，无法保证管理工作的高效开展。缺乏服务意识，无法为档案使用人员提供优质的服务，服务模式相对单一，无法有效满足使用需求。

5 退役军人档案管理信息化建设优化策略

5.1 加强重视和支持力度

退役军人档案管理模式的科学转型需要管理部门加强思想重视和资金投入，充分结合当前信息化水平，根据档案工作实际情况，强化重视力度，积极地协调相关职能部门和管理环节，为管理工作开展提供环境基础，保证管理工作的高效执行。要加强对信息基础设施建设的资金投入，对相关软硬件设备进行及时的更新维护，保证设备运行效率。要加强高速网络环境的搭建，为信息传递和共享提供高质量的渠道，为档案资源的利用提供有效条件。

5.2 优化管理思路

管理体系的科学转型需要管理部门转变传统的管理理念，提升主动创新意识，推动管理体系的科学构建，实现档案工作的科学开展。要加强对退役军人安置管理相关政策方针的学习领悟，提升思想认识，与档案工作实际进行有效结合，提升管理活动的科学性。要积极深入到档案工作一线，进行全面细致地调研，有效掌握当前的管理过程出现的具体问题，坚持以问题为导向，推动管理工作的针对性开展。要提升信息化管理思维，对技术优势形成正确的认识，对先进技术手段进行合理地利用，积极引进先进设备和技术，推动管理质量的整体提升。要强化服务意识，优化档案利用环节，有效满足不同的档案使用需求，推动档案资源的高效共享。

5.3 完善管理制度

信息化程度的不断提升使得现有的管理制度已经无法形成对档案工作的全面规范，管理部门要构建长效管理机制，对相关的技术和设备更新情况进行及时跟进，实现对规章制度的针对性调整。要落实责任机制，明确权责划分，对岗位职能进行科学划定，做到责任落实到人，对管理人员形成有效的督促作用，提升责任意识。要完善监管机制，充分发挥信息技术优势，对管理过程进行全面记录，对管理工作中出现的问题和漏洞做到及时地发现解决。要完善评价机制，对信息化建设成效进行准确的评价，为档案工作开展提供及时地反馈，并在相关的系统改进升级或是设备更新等环节，进行科学评估，提升管理工作的科学性。

5.4 建设信息化管理体系

信息化管理体系的完善对提升档案管理质量和服务水平起到积极作用，当前已经基本实现了统一的管理系统的建设，但是系统功能不够完善，运行效率相对不足，需要管理部门对管理系统进行科学的维护。要积极利用先进技术，如大数据，云计算等，利用丰富的网络资源，提升系统的数据处理效率，有效降低硬件成本的投入。要进一步推动传统档案载体的数字化转型，保证资料的完整性。要优化档案利用环节，提升服务质量，对资料数据进行全面的分析，形成完善的资料数据库，有效满足使用需求。要优化档案检索机制，利用技术手段对使用人员的历史记录和需求进行分析，对检索关键词进行科学推送，提供个性化服务。要充分发挥网络优势，实现远程服务体系的建设，使用人员能够通过对系统的登陆和访问，在其权限内进行档案的查询和调用服务，有效提升档案利用效率。

5.5 强化安全管理

安全管理是保证档案工作科学开展的重要基础，管理部门要提升安全管理意识，建设完善的安全管理制度，对管理人员的行为进行科学规范，提升安全管理效果。要强化对网络安全的重视，构建完善的网络安全防护体系，合理利用网络安全技术，对病毒、木马和恶意入侵的网络威胁进行有效抵御，切实保证档案安全。要利用云技术优势，引进云安全服务，利用丰富的云端资源和技术，实现对档案工作的全面安全管理，有效提升安全防护效果。要完善身份识别机制，对系统接入设备和管理活动进行的身份认证和安全检测，根据管理人员和访问人员的实际情况，设定相应的权限，提升系统运行的安全性。要利用先进技术对现有的网络安全技术进行优化，建设智能化防火墙，对数据交互环节进行全面监控，对异常数据做到准确的定位和隔离处理。要利用云存储技术，对系统和数据进行备份，对系统进行及时的修复。要利用VPN技术，搭建虚拟网络，与公共网络进行有效的隔离，有效抵御公共网络中的安全威胁和存在的风险隐患，提升防护效果。要加强对传统的档案资料、服务器等重点硬件设备的安全管理，利用物联网技术，对重点区域进行全面监控，实时掌握相应的环境数据，为运维工作开展提供有效支持。

5.6 重视管理队伍建设

信息技术的科学运用是提升档案管理水平的重要途径，对管理人员的信息素养的要求不断提升，管理部门要加强对档案工作队伍建设的重视和支持，积极引进优秀的信息技术人才，为管理系统的运维工作提供基础保障。要加强对管理人员的培训教育，引导其形成主动提升意识，积极参与技能培训活动，实现信息知识水平和专业素养的全面提升，推动复合型人才的科学培养。要完善考核评价机制，根据具体的岗位职能制定相应的考核标准，将信息能力水平作为重要的考核内容，将考核结果与激励政策进行有效结合，激发管理人员的工作积极性和责任心。

6 结语

信息化档案管理体系的构建对提升退役军人档案工作水平起到关键作用，能够有效提升档案管理效率，推动档案资源利用效率的提升，为退役军人管理服务工作开展提供有效支持。管理部门要提升对信息化建设的重视，转变传统的管理思路，积极引进先进的信息技术，对管理体系进行科学优化，强化安全管理，提升档案管理质量和服务水平，推动档案资源的科学利用，促进档案价值的高效实现，保证退役军人安置和管理工作的高效推进。