试论大数据思维与档案信息化建设路径

赵延红

（内蒙古赤峰市红山区卫生健康综合行政执法局，内蒙古 赤峰 024000）

1 大数据思维与档案信息化建设的重要性

1.1 有利于更好地提升档案管理效能

大数据环境下，档案信息化建设意味着档案管理由传统的线下管理、实体管理朝着系统控制、数据管理的方向发展。同时，档案以多种数据化的格式、存储结构呈现出来，能够为档案管理人员提供更良好的技术应用环境以及档案管理环境，降低了档案管理工作的难度。除此之外，随着社会生产生活中形成的电子文件增多，传统实体档案管理模式已经难以适应管理趋势。单位只有不断深入推进档案信息化建设工作，才能更好地促使档案事务走向规范化和数字化。

1.2 有利于档案资源长久保管

对于单位而言，卫生许可档案以及公文档案都具有重要的价值，而要发挥档案价值，首先就必须要确保档案资源能够长久保管以及反复利用。传统以实物档案为核心的管理模式下，由于不同单位保管条件不易、技术应用能力不易、纸质质量不易，加之随着时间的推移和多次反复的利用，导致档案资源容易出现损毁和丢失的情况。与此相比，档案信息化建设则能够解决这一问题。典型表现在，数字档案可以在云储存空间、硬盘等介质中长期保管，能够实现档案利用与档案保管之间的平衡，满足未来档案信息资源开发利用的需求。

2 大数据思维与档案信息化建设中存在的问题

2.1 档案信息化基础设施不完善

大数据时代，要推进档案信息化建设，首先就需要完善相应的基础设施。然而，部分单位档案信息化基础设施不完善，影响了工作推进，不利于档案管理工作创新。一是网络基础设施不完善，导致卫生许可档案与公文档案在传输过程中容易受阻，也不利于后期的档案利用与档案开发[1]。二是网络数据库建设滞后。在缺乏相关软硬件设施的情况下，档案管理人员难以建立相应的卫生许可档案数据库以及公文档案数据库，不利于保证卫生许可档案与公文档案的完整性。

2.2 档案信息化建设制度不健全

一是电子档案的概念和范围不明确。部分单位没有从制度层面对电子档案进行明确界定，影响相关资料的收集、整理以及利用。尤其是在大数据环境下，许多电子档案以不同的数据格式呈现，如果制度内容缺失，将会影响档案信息化建设的质量[2]。二是电子档案管理的职责分工不明确，业务部门、档案管理部门以及计算机技术部门之间缺乏有效的配合，难以最大限度地利用各项资源，不利于提升档案信息化建设的效率。三是没有制定完善的绩效考核机制以及责任落实机制，单位整体的重视程度不足。四是没有分别就纸质类卫生许可档案与公文档案数字化以及电子文件数字化进行明确。

2.3 档案安全管理滞后

一是事后防控工作不科学。主要表现在部分单位没有充分应用云储存技术对现有的档案资源进行备份处理，档案管理系统的抗风险能力较差。一旦出现档案系统崩溃、病毒入侵、非法程序入侵等安全事件，就会影响单位日常的卫生许可档案以及公文档案管理工作[3]。二是没有进一步将现代化的数字安全技术应用到卫生许可档案以及公文档案管理的各个环节，档案存在窃取、遗失、损毁的风险。

3 大数据思维与档案信息化建设的基本路径

3.1 完善档案信息化基础设施，夯实管理基础

一是要完善网络基础设施。一方面，单位应配备相应的终端计算机、配线柜、交换机、网络布线、路由器、电源、服务器、输入输出和存储编辑等设备，确保网络安全畅通，实现档案传递高效便捷。另一方面，单位要配备因特网节点控制系统、服务器数据管理系统、IP地址管理系统、档案管理软件系统、防火墙系统等软件系统，为档案管理人员的管理工作提供便利。二是要完善网络数据库系统。单位要采用现代信息技术，对档案资源进行信息化处理及存储。一方面，要建立电子档案规则体系，主要包括标准规范、安全管理、开发利用等内容。另一方面，要进一步将硬盘、磁带、磁盘、光盘、U盘等介质的内容与数据库的内容进行关联，确保卫生许可档案与公文档案的完整性。

3.2 完善档案信息化建设制度，强化制度引领

一是要明确电子档案的概念及范围。通常而言，在卫生许可与公文处理中形成的以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘、电子文件等载体，具有参考利用价值和凭证价值额度信息资料都属于电子档案，应当归档整理。二是要厘清档案管理的职责分工。由档案管理部门进行集中统一管理，具体负责电子档案归档指导、验收以及接收后的编目、保管和提供利用等工作；具体业务部门对形成的相关电子类文件资料进行统一整理和报送；计算机技术部门则负责为网络运行、安全管理等技术事项提供服务与支持。三是要将电子类卫生许可档案与公文档案的收集、整理、归档、安全、管理、开发、利用工作纳入相关人员的岗位责职，并配套以相关的绩效考核机制。四是要明确物理归档与逻辑归档等两种具体的归档方式。一方面，物理归档主要是指对纸质类的卫生许可档案与公文档案进行扫描后归档；另一方面，逻辑归档则主要是指不改变原存储方式和位置，直接对计算机网络终端产生的档案资料进行归档。四是要明确相关电子类文件资料的移交归档期限。对于一般性的卫生许可文件与公文资料，单位可以按照季度、年度为单位，要求业务部门统一报送。对于重大活动、重要会议、重大许可事项中形成的电子文件，则应当要求业务部门及时报送，避免遗失。

3.3 完善档案安全管理，注重数字化建设质量

大数据环境下，电子档案中的各项数据时刻都在面临着种种潜在的威胁，如计算机硬件故障、病毒风险、非法程序入侵风险、人为操作故障等等。为防止计算机终端档案数据的破坏，确保档案数据的安全、有效，必须有组织、有计划地做好卫生许可档案与公文档案安全管理工作。一是要依托于云储存技术对卫生许可档案与公文档案进行网络备份，保证数据的安全，实现异地存储，进行灾难恢复等。二是要通过数字证书、数字水印、系统访问权限、防火墙等方式，对卫生许可档案与公文档案及其管理系统进行加密处理，强化事前防控，满足新时期档案安全管理的要求。

4 结束语

新时期，如何在借鉴相关经验的基础上，运用信息技术手段提高档案工作的现代化水平，进一步推动档案信息化建设，是档案管理人员需要关注并思考的课题。为此，单位档案管理人员必须要树立大数据思维，强调数据化管理。具体而言，一是要完善档案信息化基础设施，夯实管理基础；二是要完善档案信息化建设制度，强化制度引领；三是要完善档案安全管理，注重数字化建设质量。只有切实推进档案信息化建设，才能努力实现卫生许可档案与公文档案管理工作的跨越式发展，真正发挥出档案应有的价值。