关于机关事业单位推进业务档案信息化管理

2021-04-14刘伟

卷宗 2021年4期

刘伟

（故城县人力资源和社会保障局，河北衡水 253811）

对于机关事业单位来说，档案管理既是一个难点，又是一个重点。在近20年里，我国机关事业单位的档案管理模式在不断地转变，档案管理离不开信息化的建设和发展。优化信息化建设是提高机关事业单位业务档案信息化管理的前提，也对机关事业单位推进业务档案信息化管理提供了有利保障。

1 档案信息化的发展趋势

21世纪是科技、信息飞速发展的时代，以网络为载体的信息化技术正在逐步进入人们的生活、工作、学习当中。使用计算机设备连接互联网，方便了人们的生活、工作和学习，提高了人们的各种效率，既省时又省力。档案管理是应用信息化技术的一个领域，档案管理是一项较为复杂的工作，当机关事业单位与员工的档案非常多时，存储档案成为一个难点，也是一个大的工程。信息化技术的不断发展使得人们利用信息化技术进行档案管理成为一个常态，档案管理可以利用信息化技术建设档案和管理档案，方便了档案的存储和查找。利用信息化档案管理方式不仅可以不断提高和完善信息管理方式，还可以降低档案管理成本，实现平台资源共享，为机关事业单位和用户之间建设良好的联系和沟通。机关事业单位进行档案信息化管理成为必然之路，也是推进机关事业单位员工工作方式的基石。

2 机关事业单位业务档案信息化管理建设中存在的问题

机关事业单位业务档案信息化管理在建设过程中会遇到各种困难和问题，阻碍了档案管理信息化的进程。从古至今，每一个新事物的产生与发展都会遇到各种问题，阻碍了新事物的发展。但人们利用其聪明的智慧解决了新事物遇到的障碍，冲破阻碍，使其健康发展。因此，机关事业单位业务档案信息化管理在建设和发展进程中也受到了诸多阻碍，对信息化技术提出了严峻的挑战，同时也对机关事业单位业务档案的管理人员提出了新的要求。

1）管理人员意识薄弱。机关事业单位的业务档案信息化管理是现在社会发展的一个必然趋势，但是许多机关事业单位的业务档案管理人员没有完全意识到这个趋势，依然采用传统的手工管理和操作方法，对业务档案信息化管理的进程和技术没有明确的认识，意识相对薄弱，尤其是经济、信息技术相对薄弱的地区。一些业务档案管理人员觉得自己只是一个负责保管的工作人员，并非多么重要的一个工作，只要做好业务档案管理工作即可，不必对一些信息化管理方式重视。这些显然是一个错误的想法，对于对信息化管理认识相对落后的地区和管理人员，政府和社会机构也正在逐渐对其进行宣传，完善当地的硬件设备和软件设备，为管理人员宣传和输入信息化管理方式的重要性和优势，培养他们进行信息化管理的技能。

2）业务档案信息化管理体系不完善。机关事业单位的业务档案管理人员的水平参差不齐，有些人甚至没有经过专业的业务档案知识培训，没有经历过业务档案信息化发展的进程。另外，也有一些管理人员身兼数职，没有足够的时间和精力去学习业务档案管理，使得业务档案管理杂乱无章。机关事业单位的一些档案也因时间久远而出现资料不真实、不规范、不准确的现象。这些都是业务档案管理方式落后及机制不完善所造成的。面对这些现象，各机关事业单位要因地制宜，建设相符的业务档案信息化管理体系。

3）业务档案信息化管理安全的忽视。机关事业单位业务档案信息化管理主要是以信息化技术为依托，信息安全成为重点。业务档案管理与信息技术紧密相联，一旦信息技术受到不法分子破坏，如黑客利用病毒入侵计算机，造成计算机业务档案数据丢失或修改，会给机关事业单位带来无法弥补的损失。因此，强加和管控信息化安全成为各机关事业单位在业务档案信息化管理中的主抓问题，提高管理人员的信息安全防范意识。

3 机关事业单位业务档案信息化管理建设中的措施

机关事业单位在推进业务档案信息化管理进程中，其领导和普通员工都要不断学习和强化档案信息化管理，从主观思想上转换为业务档案信息化管理的重要性。在一般情况下，可以从以下几个方面推进机关事业单位业务档案信息化管理建设。

1）机关事业单位要完善业务档案信息化管理体系。机关事业单位完善业务档案信息化管理体系可以从以下两个方面入手。第一，机关事业单位要制定业务档案管理体系的总体规划。机关事业单位在进行业务档案信息化管理时，要提前制定业务档案信息化管理体系的总体规划，从服务于机关事业单位发展的全局战略角度出发，制定符合本机关单位长远的发展规划，从而使机关事业单位的业务档案管理形成一个完善的信息化管理体系，以便机关事业单位推进业务档案信息化管理的进程。第二，机关事业单位根据自身情况制定与之相符的内部管理标准体系。机关事业单位在建设业务档案信息化管理时，不仅要为其制定总体规划，还要不断优化内部业务档案管理体系，结合机关事业单位自身的发展，按照国家标准制定内部业务档案信息化管理体系，更加健康、稳固的发展与完善业务档案信息化建设。

2）机关事业单位要不断强化业务档案信息化管理的安全。机关事业单位业务档案管理与信息技术紧密相连，如果信息技术遭受黑客等网络不法分子攻击，将计算机病毒传播到机关事业单位的计算机上，破了计算机上的数据，就会导致业务档案的泄露和篡改，直接威胁机关事业单位业务档案的安全性。因此，机关事业单位要加强这方面的安全保障体系建设，聘请计算机网络安全专家不断强化网络安全，时刻对网络安全保持高度警惕，做到早发现早处理。一般，机关事业单位可以从以下两个方面强化业务档案管理的信息安全。第一，机关事业单位要强化业务档案信息安全管理制度的建设，严密地保护电子档案，禁止非本规定计算机接入或访问电子档案网络服务器，禁止非本机关事业单位移动电子设备对电子档案进行输入与输出，禁止一切非业务档案管理人员接触电子档案，使用一系列制度管理电子档案，强化电子档案的信息安全。第二，机关事业单位要定期维护业务档案信息管理系统。一般来说，机关事业单位业务档案信息管理的安全与否直接决定着档案的信息安全。因此，机关事业单位应该加强力度，定期维护业务档案信息管理系统。例如，某机关事业单位每周日进行计算机病毒检测和查杀，不断进行数字化扫描，通过各种维护方式来保护业务档案信息管理系统。另外，机关事业单位还可以聘用一名计算机工程师，对本单位的业务档案信息管理系统及网络服务器进行检查和防病毒软件升级。

3）机关事业单位要提高管理人员对业务档案管理信息的安全意识，加强学习，提高自身信息管理意识和专业素养，更好地服务于本职工作。