提升事业单位档案管理信息化建设的对策研究

2021-04-14杜晶

卷宗 2021年4期

杜晶

（宝鸡市中心医院，陕西宝鸡 721008）

伴随我国信息技术的持续进步及其人们生活水平的持续提升，我国事业单位在档案管理方面已然得到了一定的进步，工作效率也随之得到了提高。而大数据的快速发展，使得一些学者开始萌生出对事业单位中档案管理这个工作实施信息化改造技术，但事实上对一个事业单位而言，日后的发展方向与后续的工作安排就应将单位中的档案资料当作主要的参考依据[1]。所以档案管理自身的信息化建设对我国大部分事业单位来说是非常重要的，唯有事业单位中档案管理自身信息化的提升，才可以有效地发挥出档案管理所具有的作用。

1 事业单位中档案管理信息化建设所存在的问题

1.1 对档案的信息化建设缺乏引导与规划

在档案管理的信息化建设期间，事业单位通常存在着缺少科学规划的情况，一方面因为很多事业单位缺少健全的奖罚制度，导致事业单位中档案管理工作者本身责任感不强，缺少对档案管理相关技术与模式的学习积极性；另外一个方面，事业单位在实际的人才招聘期间，并不关注档案管理信息化人才的引进，进而造成档案管理相关人才在数量上存在不足[2]。另外，针对事业单位实际的信息化建设也缺少该有的专业性指导，这也在一定程度上造成事业单位中档案管理信息化建设还处在研究阶段且发展较为缓慢。

1.2 档案管理人员整体能力相对较差

档案管理的信息化建设是大量档案专业人才一同努力的结果，但是正如上文所说，现阶段事业单位中大部分档案管理工作者整体素质不高，以往的管理方式早已深层扎根，但当下档案管理这项工作已然不再是以往单一化的信息录入，档案管理的信息化建设需要档案从业者不只需要学会档案管理相关的专业知识，更应该具备较高的信息技术与管理能力[3]。

1.3 为创建完善的档案数据库

之前的档案管理工作只是对档案中的信息资料进行收集与录入，针对当下档案工作来说，怎样就档案资料当中挖掘更有研究意义的信息档案已变成档案管理这一工作中的核心所在，但创建完善的档案数据库对于信息化知识的挖掘而言，其是一个必要环节，同时也是一个关键环节。所以，国内的事业单位通常没有建立起适合自己的档案数据库，所以难以为后续的档案挖掘给予一定的帮助。

2 提高事业单位中档案管理信息化的有效措施

2.1 提升档案信息化建设的关注程度

借助先进的信息技术，完成档案管理新信息与内容的数字化，同时创建数据库，可以在很大程度上提升档案管理信息的管理与分享效率，结合信息运用者所提出的需求，输入关键的词汇，就能够很快的查找到自己想要的资源，工作效率也自然有很大的提升[4]。所以，事业单位务必要了解到档案管理中信息化建设所具有的重要意义，注重档案信息化建设这个工作，增加相关资金的投入力度，学习其他单位所总结的经验，挑选适合自己单位的信息化模式，引入一些先进的技术与设备[5]。并且，在建立档案信息化这个管理平台之后，管理机构应坚持着政务信息全面公开的原则，适当对档案相关的信息进行公开，精简档案借用与查找的手续，拓展档案能够运用的范畴，使得档案管理得以更好地被监督，进而增强档案信息所具有的真实性与精准性，提高档案的利用率。

2.2 强化档案管理人才素质的引入与培养

俗话说，巧妇难为无米之炊，开展档案管理中的信息化建设和档案人才的引入与培育是分不开的，因此事业单位应适当增加力度来对已有员工进行培育的同时，还应该强化对档案人才的引入工作[6]。事实上，事业单位能够创建良好的内部竞争体制，依据业务能力以及信息化技术的掌控水平来挑选档案机构的主管领导。并且，事业单位还应该强化对已有工作人员的聘用工作，保障日后聘用的新员工在整体素质上得以达到信息化建设所提出的要求。另外事业单位还能够定期邀请很多行业专家以及导师对已有档案管理者展开培训，进而增强档案机构所具有的综合实力，推动档案管理中信息化建设的持续发展。

2.3 创建档案数据库强化相关知识管理

一直以来，档案学、图书馆与情报学都有着非常密切的关联，而情报学的研究是对知识展开进一步的挖掘，笔者觉得日后事业单位中档案管理的信息化建设和有关的理论知识与技能是分不开的，借助情报学有关的知识与技能来优化事业单位中档案管理信息化建设的重要基础便是创建适合自己单位的档案信息数据库，使得档案管理工作者能够借助部分现代化的技术与软件来对数据库中已有的档案资源组进一步的研究与挖掘，最后把档案管理机构创造成一个事业单位决策中心，让档案管理机构变成日后每个机构都需要的主要支撑之一，不管是日后哪个部门要做相关业务或者作出决策都可以依据档案管理机构所给予的信息，制定出最为完备的决策。