数字化时代档案管理信息化的建设策略

霍红丹

（黑龙江省大庆市杜尔伯特镇人民政府综合便民服务中心，黑龙江 大庆 166200）

在档案管理工作开展过程中，通过加强信息化建设，推进了档案管理工作发展，利于加强档案管理以及利用水平。因此，在进行工作实践研究过程，要充分结合数字化背景，有针对性地制定更加完善的信息化档案管理体系，进一步优化档案管理机制，以更好地为档案管理信息化建设工作开展提供保证。

1 信息时代档案数字化管理的意义

纸质档案是一种传统的资料档案管理方式，而数字化档案则是一种近几十年来才逐渐发展起来的新管理方式。科学规范、完善的档案管理可以为事业单位或者企业提供发展和建设的资料保障，为制定长远决策提供重要依据。

1.1 档案数字化管理对需要长期保护的档案具有深远意义

自文字和纸张发明以来，我们一直在使用纸质档案。纸质档案具有容易损坏、损坏无法修复、成本高、易脏、字迹褪色等缺点。很多档案在频繁地使用或者查阅的过程中往往被使用者进行无数次的翻动，特别容易造成磨损，甚至造成不可挽回的损伤。档案数字化管理通过利用数字化技术将信息档案转化成电子档案，不仅更加安全可靠，同时也方便查阅、保存和更改，对需要长期保护的档案具有深远意义。

1.2 档案数字化管理是发展的必然趋势

信息时代也是互联网时代，档案管理处在这一时代必然要适应时代的发展和要求。信息时代对档案管理提出了更多的要求，档案数字化管理比纸质档案管理更具有优势。一是需要更加高效和便捷的传播方式，现在很多企业或者个人都更多的依赖于信息技术，在调阅、传送档案时希望档案更加的便捷和高效，实现随时随地的调阅和传送；二是人们对纸质档案的依赖感越来越低，纸质档案存在的诸多缺点会随着科学技术、网络技术、计算机技术和信息交汇技术的发展而逐渐显露出来；三是需要查阅档案是电子档案比纸质档案更具有优势；四是在科学研究、社会服务以及科教普及等方面，档案数字管理可以及时、快速和便捷的为使用者提供更为系统化的信息档案。

随着数字化技术的发展，档案管理信息化水平不断提高，作为档案工作人员，要明确信息化建设内容，科学的制定高效的档案管理 模式。

2 数字化背景下档案管理信息化建设主要内容

2.1 促进档案管理工作部门创新

关于档案管理信息化的建设属于复杂化的工作，需要档案信息化部门的全力支持。而数字化背景下的档案管理，其建设还要对档案信息化部门以及数字化部门的有关职责进行分配，从而确保档案管理信息化建设的顺利进行。很多地方的档案行政指导和档案管理，基本形成分化格局，并成立专属的档案应用部门。由此可见，档案管理部门已经成为职能的工作载体，未来将为社会提供优质化的档案信息服务。

2.2 促进档案工作流程的优化

传统意义上的档案是开放公布的方式，无法充分满足目前人们在档案信息方面的需要。与此同时，档案应用的方式逐渐从现场查档向远程查档的方向转变。这就意味着数字化背景下档案管理信息化的有效建设，必将改变以往档案管理的形式，避免人员工作的重复性和机械性，进而做好职能的专业划分。

2.3 促进档案管理工作模式的创新

数字化背景档案信息化的建设工作，主要是对档案管理进行有效的创新。比如，档案信息文件当中的主题词，可利用档案信息化建设全方位提供信息检索的服务，颠覆传统手动查阅档案的形式，推动检索功能的良好实现。除此之外，档案管理信息化的建设，给档案管理工作提出高要求，必须从多个方面拓展服务能力，比如技术提升，设备系统的升级开发等，进而让档案管理工作能够更好地获得发展。

3 数字化背景下档案管理信息化建设的方法

3.1 提高档案管理信息化建设规范性

要想让档案管理更加有序，需要全面提高档案应用率，并在信息化管理下形成统一化，规范化的标准，为档案信息资源管理，信息资源共享提供可靠性的依据，确保档案管理的科学化，有利于档案的存储。当前最主要的是网络信息资源的存储与数据库的建立，所以要制定完善化，规范化的标准，推动软件硬件设备的合理化应用。除此之外，还要考虑时代发展需要，适当调整规范，并在信息化档案管理建设上加以不断优化。

3.2 建立数字化档案管理平台

建立数字化信息管理平台，不仅能确保档案管理的顺利开展，而且还能让信息化建设的基本要求得到落实。所以要对档案的内容加以丰富，把原来纸质文件信息，声像文件转换成数字形式加以有效存储，并做好档案的分类工作，为档案管理提供方便。最后，为满足用户查阅档案的需求，还要针对原件做扫描和记录，依据档案管理信息化的建设做数字化的存储工作。

3.3 构建规范化的管理制度

档案信息化建设的顺利实施，要确定档案管理的各个环节，清晰其中的具体管理责任。比如，信息化建设中要确保数字安全，这是工作的重要内容，必须构建规范化的管理机制。第一，档案信息化管理要制定标准的管理模式，包括档案统计标准，整理标准，服务标准，以及信息化建设技术标准等。第二，档案信息化建设的重点是数字化的建设，这是档案信息化建设的主要任务。档案信息数字化建设能推动档案信息资源服务质量的提升，也能为信息需求者提供优质化档案信息。

3.4 进一步增强档案管理工作人员综合素质

传统档案管理，工作人员的综合素质不是很高，所以档案管理信息化建设要想得到良好的实现，应该想办法促使工作人员综合素质的不断提高。第一，督促档案人员努力学习，不仅要有档案管理的专业知识，而且还要掌握档案管理操作的技术能力。定期开展档案管理工作人员的专业知识培训，针对新入职的档案管理人员尤其要重视培训，从而把握人才的质量关。第二，构建综合素质高，技术能力强的档案管理团队，为档案管理信息化建设打下坚实的基础。第三，制定档案管理工作人员的考核机制，督促工作人员经常更新档案管理的知识，切实提高信息化管理水平，保证档案管理信息化建设工作能更好地落到实处。

4 结束语

总之，通过开展档案管理信息化建设工作，加强了档案管理工作质量，利于推进档案管理工作可持续发展。作为新时期档案管理工作人员，要树立正确的管理意识，加强对于档案数字化管理的能力，从而保证档案信息化建设效率。希望通过以上分析，能全面掌握高效的档案信息化管理方法，以为档案管理工作开展提供有效技术保证。