信息化时代机关事业单位档案管理创新的思考

2021-04-14李国辉

卷宗 2021年4期

李国辉

（内蒙古自治区人力资源和社会保障厅机关事务中心，内蒙古呼和浩特 010000）

数字化技术对于提升机关事业单位档案管理效能具有重要作用，尤其在资料供给、完善、传递以及分享方面具有更大的便捷性，并且也改变了传统的档案存储物理空间。这一管理模式的变革对从业人员的职业技能提出新的要求，因此档案管理人员应该充分认识到数字化技术在机关事业单位档案管理中的未来发展趋势，结合数字化技术的应用价值进行思考分析，通过不断的改善工作方式和方法，以此提高机关事业单位档案的数字化技术应用效率[1]。

1 信息化发展对机关事业单位档案管理的影响

档案管理是对档案信息进行收集、整理以及服务利用，而信息化档案管理则是通过现有的信息化技术以及互联网技术等对档案信息资源进行虚拟化的归纳收集整理。同时，信息化建设也需要从多个方面进行考虑，例如信息化基础设施、信息化人才培养以及信息化设备的维护与更新，等等。随着我国社会经济的不断发展，机关事业单位档案管理包含的内容繁杂和多元，对档案管理的标准和要求也在不断提高。在信息化技术的支撑下，档案管理工作可以更加有效提高工作效率，同时也能将多元化的档案信息进行融合，不仅可以有效解决传统档案管理运作模式中存在问题，也能够为档案的查询、调取、检索等工作提供便捷性[2]。

2 信息化技术对机关事业单位档案管理的价值

传统的机关事业单位档案管理多以纸质模式为主，不仅需要使用大量的设备和空间进行保存，同时由于不同阶段需要进行资料补充和更新，因此对于档案管理的保密性和真实性也具有一定的隐患。而数字化的档案管理更多的依托于现代互联网技术以及相关数字化产业，改变了传统的档案资料管理模式可以通过文字、照片、视频、音频等多种模式进行多元化管理，不仅丰富了档案内容，同时还能对存储信息进行功能检索，是机关事业单位管理现代化发展推进的重要技术基础。传统机关事业单位档案管理过程中，如果想要查阅档案资料需要根据档案所属类别逐个寻找，整个工作流程繁琐且耗费大量人力，同时精准度也无法保证。由于当前互联网的快速发展，目前的机关事业单位档案管理数字化技术也突破了时间与空间的屏障，更大程度上减少了档案管理的经济成本，可以在任何条件下进行查询，对于提升机关事业单位档案管理的综合水平具有积极意义。数字化的机关事业单位档案可以对档案资料进行多维度、立体化的管理，明确了各层级机关事业单位档案管理人员的工作职责，同时还能对机关事业单位档案的优化和完善进行不断的设计规划，通过建立统一化的数字机关事业单位档案管理平台，让多个部门全程参与，对于档案管理的系统化发展具有重要意义[3]。

3 当前机关事业单位档案信息化管理存在的问题

我国的数字化机关事业单位档案管理仍处于探索阶段，在不同地区以及不同单位采取了不同的资料分类方式，但是由于机关事业单位档案管理具有流动性，因此各地区各单位必须统一标准才能让机关事业单位档案信息实现共享，提高档案管理效能，如果标准没有统一，那么可能反而增加工作量。实行数字化的档案工作管理模式就需要工作人员，不仅要具备档案管理的专业知识，同时还要熟悉数字化的系统操作以及相关的信息设备维护，这样可以增加档案管理的安全性和时效性，但是目前很多单位或部门人员还缺乏相关的计算机专业知识，这也给数字化建设提出了难题。由于数字化档案管理需要通过系统和网络完成，但是由于互联网是一个开放性的平台，其中也不乏有病毒或木马，如果机关事业单位档案被病毒或木马侵入将可能造成无法挽回的损失，因此在数字化机关事业单位档案管理平台建设过程中，应充分考虑其安全性的管控措施[4]。

4 机关事业单位档案管理信息化建设的思考

档案管理是我国现代化建设的重要环节，同时档案管理也需跟着社会技术发展形势进行更新，计算机已经与当前人们的生产生活以及学习深度融合，同时也为档案信息化管理指明了方向，信息化建设可以提高档案管理的工作效能，同时也减少了传统档案的占地空间，在信息检索方面也更加便捷快速使未来档案管理的重要发展方向。

1）加强档案数字化资源建设。加强机关事业单位档案信息化管理需要从软件和硬件两方面入手。首先，在硬件方面需要注重档案管理、设备更新以及原有设备的外接拓展，未来的数字化发展具有较大潜力，因此档案管理在设计之初，硬件就不能匡定在具体范围内，而是要注重技术的革新以及拓展，同时由于当前档案信息的多元化，因此要注重多样性多媒体信息技术与3D技术的结合，这样有利于将传统的档案信息进行转换，同时也能丰富档案管理的综合效能。其次在软件方面应该注重相应档案管理的应用程序开发，根据实际需求结合智能化技术将查询方式、调档方式以及存储方式以更加多元化的形式开展，促进机关事业单位数字化档案建设快速发展。

2）建立多功能档案室建设。多功能档案室是机关事业单位档案管理的重要组成部分，随着信息化档案管理建设的逐步开展，多功能档案室不仅可以提供便捷舒适的档案调取环境，同时也能加快信息的传播与共享。建立多功能档案室时要针对工作需求以及档案管理工作特征进行分析，注重网络咨询以及档案检索等服务，加快自身的服务效能，打破时间与空间的限制，为机关事业单位工作提供更多便利，同时也要注重传统档案的电子转化，让多功能档案室资源更加丰富，以满足机关事业单位工作需求。

3）提高档案管理人员的综合能力。随着当前互联网技术不断的向上发展，在机关事业单位相关部门中的档案管理工作必须提升相关人员的综合素养，以适应现代技术的快速应用。首先，建议档案管理部要注重自身新鲜血液的引进，例如与各大高校的计算机专业签订就业协议，以专项培养的方式为部门做好人才储备，年轻人也能为档案管理带来更多的创新型思想，对于档案管理的未来发展具有重要意义。其次，机关事业单位档案管理部门要注重原有职工的综合能力提升，可以采用定期培训的方式促进业务能力成长，学习有关信息化的技术，尤其在设备维修应用检查等方面要结合工作实际进行自我能力提升。