谈信息时代事业单位档案管理工作改革和创新

2021-04-14陈嘉仪

卷宗 2021年4期

陈嘉仪

（郓城县档案馆，山东菏泽 274700）

事业单位的档案管理主要体现在人力资源开发与人才管理方面，合理的档案管理工作为企业发展奠定了基础。当前是信息化时代，事业单位为了保证档案管理工作的顺利进行，适应当前社会的不断发展，就需要将信息化技术融入到档案管理工作之中，保证事业单位档案管理工作的科学性与合理性。在此基础上，还能根据档案中记录的事业单位实际情况与资料，为事业单位选择出合适的人才。

1 事业单位档案管理的作用

档案管理是事业单位进行发展的基础，是衡量事业单位发展现状、发展成果的标准，能够通过档案管理对事业单位的发展水平、员工工作效率、事业单位发展能力等进行判断。但是，只有保证档案管理的科学性与合理性，才能保证档案管理发挥其作用，为年事业单位的发展提供理论支持。事业单位的档案管理有以下两方面作用。一方面，档案对事业单位当前阶段的发展情况进行了如实的记录，事业单位在进行发展的过程中能根据档案的记录进行分析，找到适合企业发展与人才选拔的方式，为企业的发展提供理论基础；另一方面，档案的记录具有法律效应，事业单位工作人员需要公平公正的将企业的发展状况记录在档案之中。不管公众的档案记录具有一定的说服性，可以作为事业单位发展的依据。事业单位档案管理工作人员需要根据法律规定，准确地对企业发展过程进行记录，严格地执行档案管理工作。

2 如何利用信息化进行事业单位档案管理

2.1 创新服务

对事业单位进行档案管理服务创新包括对象的创新与模式的创新。对象创新指的是事业单位在进行档案管理的过程中需要拓宽服务范围，不仅将本单位的对象列入服务范围，还要将社会中的用户列入服务范围，实现档案管理的社会性。利用信息化建立档案网站，通过网络寻找到可用的社会资源。用这种方式进行的档案管理，能拓宽其信息存储内容，将信息进行数字化，最大程度的对信息资源进行利用。一般情况下，社会服务分为有偿性与无偿性，技术信息等服务都是有偿的，社会公共效益是无偿。

服务模式创新指的是将传统服务模式与信息化服务模式相结合，为事业单位提供多样化的服务。比如事业单位能建立档案管理信息，根据用户的需求，提供相应的检索功能，让用户更加迅速的进行资料的查询。一般情况下来说，服务的质量与服务的时间是成反比的。传统的服务模式需要耗费大量的时间，在信息化不断发展之下，能为用户减少查询的时间。除此之外，针对保密性较严格的档案，还需要进行审批才能查询，提高了档案管理的安全性。

2.2 管理观念创新

事业单位为了转变传统档案管理方式，首先需要做的就是转变思想观念，适应信息化发展的时代，将档案管理工作与信息化相融合，实现档案管理的创新。在社会不断发展的基础上，信息资源成为事业单位发展的重要资源，信息化档案在事业单位发展中起到了推动作用。事业单位在生产发展的各个环节中，都需要信息化档案管理的支持。事业单位管理人员需要意识到信息化档案管理对事业单位发展的作用，不断对档案管理工作进行创新，确保档案管理满足事业单位发展的需求。

2.3 信息收集与借阅创新

当前管理工作的基本内容是对信息的收集与借阅。因此，在进行档案管理工作改革与创新的时候，需要重点对信息的收集与借阅进行重点的关注。传统的信息收集需要档案管理人员对信息进行记录与提交，保证信息的准确性，并对档案进行核实。这种信息收集方式增加了档案管理人员的工作量。在信息化时代，档案管理人员能利用扫描机、计算机对档案进行智能化的记录，在提升信息收集效率的同时，还能保证信息收集的准确性。借阅指的是档案管理的重要环节，也是事业单位进行档案管理的根本原因。高效的档案借阅是档案管理顺利进行的关键内容。传统的档案管理是采用人工管理的方法，不仅效率不高，还存在一些工作人员不能按时归还资料的现象，影响了档案管理的质量。在信息化发展的基础上，事业单位工作人员能利用APP进行资料的查阅，减少了工作人员的工作量，同时，也防止资料翻阅的过程对资料的损害。