医院档案室智慧化服务构建的探析

梁 霞

（山东省济宁市济宁医学院附属医院，山东 济宁 272100）

1 医院档案室智慧化服务构建的背景与现状

在社会经济不断发展过程中，我国医疗事业也在不断创新与发展，档案室作为就诊人员和医疗人员共同维护民众健康的宝贵财富，更是医疗事业、医疗健康、民生生活等各个方面的重要财富，其建设也随着科技信息技术的发展不断完善和成熟。不仅如此，在现代化的医疗事业发展过程中，信息技术的推进也督促着医院治疗与服务模式的改变与创新，愈来愈多的就医人员使得原本的病例资料不堪重负，医院自身发展过程中随着各项管理服务活动改革丰富的档案信息资料也逐日增多，我国对于档案资料的重视，使得传统的医院档案管理模式必须要寻求新的发展与突破，其由于已经难以适应医院智慧化管理服务模式的根本需要，更加促使医院加强档案室智慧化建设，这样对于保护与保存医院各项活动及工作中形成的文档文件、图片影像资料等历史与信息载体，保护医院众多医务人员、管理人员的劳动成果与结晶有着重要的作用，还能维护医院发展的历史，使得医院的管理力度不断增强，在新的社会发展和医疗水平进步、民众健康意识提升的大背景下得到长足、健康且可持续的发展。

目前，针对医院档案管理工作现状，主要可以从以下四个方面展开描述：

其一，档案管理工作投入力度不足，管理水平较为落后。尽管日常且普遍的档案管理工作难以对医院的生产带来直接的经济产出与效益，但是合理且规范的档案管理能够提升医院人员的管理与合作水平的，使得医院实现规范化管理，并使得医院的生产与管理资金能够被使用于更加有效的项目中。而较为混乱的资金使用容易造成短期内资金无法运用在档案管理中，无法有效促进档案管理的专业化、规范化与科学化。而随着计算机信息科技水平的不断提升，使得医院的档案管理在硬件设备和环境上得到一定的改善，部分医院的现代化管理水平较低，如果不予以重视，破旧、潮湿与简陋的档案储存室和相关设备容易造成有效档案的破损和老化，从而对医院的档案管理工作带来负面影响。

其二，档案管理工作的效率过低。由于传统的医院工作往往更加重视医务人员的医疗水平和人员的流动与管理，对于医院的档案管理工作认知不足、重视程度较低，也往往在医院档案管理人员的招聘和选择上要求较低，使得档案管理者自身的综合素质较低，视野较为狭隘，更多地还是集中在老旧的档案管理工作方式上，难以根据具体的工作环境、遇到的实际问题、医院发展的实际需要的，来对自己的管理能力与管理方法进行学习更新与创新，这样就会导致医院档案的管理工作长时间地陷入停滞。

其三，多数医院对于档案管理工作重视程度不够，没有意识到档案管理工作的重要性与具体价值，这往往表现在人员与工作方式上。前后往往会忽视对于管理员工自身的素养培训，使得人员跟不上医疗事业等发展，后者则容易在各项医院档案管理工作中，难以很好且有效地匹配档案管理设备、投入精力与相关配置，使得医院的档案管理水平没有办法匹配上快速发展中的医院与医疗事业。

其四，电子档案管理方式利用率低，电子档案缺少相关系统，存在一定的缺失。在目前很多医院中，档案管理仍多用传统的、单一的纸质化方式进行保存，而这种方式跟天气、环境条件、空气湿度、存储设备等要求息息相关，也会受到后者的诸多影响，因而，电子档案能够在一定程度上规避此类风险，但目前很多医院缺少一套适用于内部发展与构建的电子档案建设系统，甚至有的医院建立了自己的、简单的电子档案系统，但是对各个工作人员缺乏相应的培训，使得各个环节填写的诸如音视频、图片、文书格式的档案资料格式与样式都较为混乱，没有符合统一的、标准的电子档案认证，使得后续的档案管理反而更加复杂和麻烦。另外，医院也暂未制定一些有关电子档案的使用要求与规范，使得工作人员容易出现随意更改系统上的文件资料，导致电子档案损失、遗漏或者真实性不足等问题的，另外部分医院没有做好电子档案光盘与硬件的保护工作，容易造成电子档损毁和遗失的风险。

2 医院档案室智慧化服务构建的优点

随着现代信息技术的快速发展，医院服务模式更多地也开始引进智慧化和信息技术等模式的，且医疗技术等各个方面的嬗变，使得医院的档案资料类别和数量在短时间内呈现激增的情况，而传统的医院档案管理模式难以应对资料和文件、管理新需求等方方面面爆炸式的增长，难以应对增长和传统档案管理中逐渐浮现的各种难题，使得建设智慧档案室，进行智慧化档案管理的路径成为发展的必然。而现代化信息技术与各项资金支持都成为建设智慧化档案室的重要保障与支持，也为档案室的规范化、科学化与现代化提供了诸多便利条件，建立智慧化档案室的优点主要可以分为以下几个方面：

第一，能够方便医院工作人员和管理人员进行高效且便捷信息管理与检索，信息技术在医院档案管理中的应用能够通过一系列档案信息检索系统的建立与完善，进行人员和就诊人员的信息智能检索与查阅，提升了就诊效率也提升了档案的利用率，将人员的历史档案与工作内容、就诊新需求结合起来，更加高效提升了医疗服务的完整度。第二，能够方便工作人员进行档案的分类、加工、信息提取、分析与保存，这不仅有利于帮助医院构建人事部分与工作人员结构，更能有效地描摹出来院就诊各个人群的画像，并对我国公民的身体健康与疾病进行大数据上的总结与预估，能够针对性发力，对高发、高频的疾病进行重点研究与治疗。第三，智慧档案室能够方便相关工作人员进行信息的修改、查询与保存，也有利于各个科室与部分之间的信息共享，既降低了档案使用难度，也降低了档案利用与管理的成本的，减少在档案上面的重复人力。最后，随着信息化时代的不断发展，档案室与相关服务已经开始利用的互联网技术进行辅助性管理，既节约了医院工作的人力，也逐渐使得医院的数字化管理进程得到进一步发展，使得医院管理流程更加科学化、程序化、标准化与规范化，使得医院各个环节运转效率更加高效，也间接减少了人力成本和资源成本，提升了医院的经营效益，

3 医院档案室智慧化服务构建的可行路径

3.1 优化医院档案管理的服务条件

医院档案管理的服务条件改善，主要是指的档案利用、储存和查阅的管理环境和平台。其中，档案的查阅条件，应该按照查阅等级和私密等级，分为密级较高档案，应有封闭空间或者专人服务，普通人事档案或者病例档案的查询，可以设置为密级别较低档案，可以设置公共区域，或者设置自主电脑设备，方便工作人员或者就诊人员自主查阅，另外，还可以专门设置一些休息区和等候区。另外，在档案管理设备上面，首先需要做好的服务平台的建设，这个档案服务平台需要与智慧化的档案室内有机联系在一起，除了查阅与管理权限外，还需要的配备相应的网络计算机、物品自主储备柜和权限管理平台等，将这些统一整合在一起，打造一个高质量、全面性的医院智慧化服务平台。

其次，除了平台管理的优化外，还需要重视档案管理的服务与工作方式改善与优化，这部分主要是工作意识与服务意识。在公共区域的普通档案查询，可以是开放式的、公益性的，医院部分服务人员的工作量与这部分档案查询不直接挂钩，因此，医院往往也会出现就诊人员与工作人员争吵的情况，甚至工作人员私自不开放查阅权限的情况。对此，首先要对医院的全体工作人员进行相关的培训，由于信息技术在档案管理中的引用使得这一份工作也需要更加了解电子档案的形式、档案保存路径和使用的方式等，这就对于工作人员的综合素质提出了更高的要求，需要他们不断创新，用更新更先进的观念加强工作技能的储备，从而打破并突破传统档案储存与管理工作的束缚，也能不断提升其服务意识和服务水平。其次，需要从医院的整体管理体制上着手，寻找一些工作方式与工作收益挂钩的方式，促使档案管理工作人员能够主动地改善和优化自身的服务。最后，需要对员工的档案管理与平台建设服务方式进行改善，从而为员工和就诊人员提供查阅指导、修改和提取等工作。

3.2 建设不同层次和内容的专题数据库

医院智慧化档案室储存的资料与数据应不仅仅局限于某一类型或者某一专题，而是多个类型、多个专题数据库的集合，各种各样的数据以不同的方式结合并储存在一起，能够使得数据库能够为多个用户共享但也可以独立存在。而专题数据库的意义在于建立侧重于某一个类型或者内容的数据库，使得在同一数据库内的数据类型比较统一，在内容上也相近，能够方便工作人员和就诊人员进行检索与查阅。比如，医院智慧化档案库可以先大致按照医务工作人员与就诊人员进行区分，还可以按照人事档案与医院发展史料档案等类型进行区分，在其中某个大类下，则可以细分数据类型，比如将医务工作人员的数据按照不同部门、不同职称与级别进行划分与科学管理，从而使得数据能够保持高度统一，减少数据重复，也让数据管理更加方便，能便于档案管理工作人员进行及时的查询、核对与修改，能够与服务平台进行有效衔接，并达到便捷利用服务的目的。

3.3 加强相关人员的培训，拓宽档案管理服务范围

随着信息的广泛传播与使用，信息技术在档案管理中的作用也非常重要。医院不能仅仅将档案管理工作作为一项附加的工作，而是需要给予足够多的重视，并设置专门人员的进行档案管理的监督工作，从档案收集与整理的基础工作，档案审核与修正等进阶性工作，医院需要对每个部门与科室都进行相关且全面的培训教学，使得档案工作能够真正落实到每个工作人员身上，也使得档案管理人员不仅是档案资料的保存者，更是资料库和档案智慧化室内的建设者，能够帮助医院宣传信息化管理和智慧化档案管理的关键人员，因此，医院应当在初始构建智慧化档案建设的时候，就能够对各个科室和档案管理人员进行专门的培训，不断提升其创新能力，并强化管理者对于整个信息化系统的把握能力，从而提升其综合素养，建立起一支健全且完善的智慧化档案管理队伍。

另外，档案管理不仅仅是资料收集与保存那样基础与简单，智慧化的医院档案室是一个能全面储存各类信息并使得信息能被需要的人员高效且充分利用的信息空间，要做到高效率、可利用的档案信息资源，还需要主动地整合医院各个科室的档案资源，实现整个档案系统与档案服务平台有效对接。其次，重视医院档案管理工作，可以针对医院电子档案管理，建设专门的局域网，使得全院的信息能够在一个安全且可靠的内部网络系统中得到有效共享。再次，拓宽档案管理的服务范围，在充分发挥医院档案工作价值的前提基础上，需要不断促进其转变为社会经济效益，在人员与技术支持上，不断通过不同的途径、不同的渠道对医院档案信息资源进行开发和利用，考虑医院档案对于公众的价值，可以依托社会需求与具体发展形势，从而从多层次、多角度、多主体地为社会公众、就诊患者与医院各科室的医务工作人员来提供帮扶与信息支持，也使得档案信息与使用效率不断提升。

3.4 开发基于档案资源的APP应用与语音自助服务

目前，随着互联网移动设备的使用率逐渐增高，在移动设备上运用的各种软件也成为行业风潮，各行各业都开始创设自己独有的APP软件，在诸如平板电脑、移动手机和其他移动设备上的运行程序，这种方式更有利于用户进行信息共享与传播，也更加符合现代社会人们的信息传播与交流沟通方式，因此，建设一个基于档案资源管理的移动APP能够进行最即时、最有效的信息传播，这种方式能够使得用户超越时间与空间的限制，对于个人的档案进行查询与管理。比如我国辽宁省档案局研究并开发了基于安卓系统的APP项目，使得APP与档案管理工作首次产生了有效链接，并开启了公共服务领域的先河，这个APP的目的就是使得各个使用者，尤其是高校教育者能及时把握学生动态。另外，教师还可以充分借鉴其它国家、其它行业、公司企业开发并应用的APP软件，结合医院发展特色与服务需求，开发出具档案服务特色的APP，还可以根据用户类别的不同设置不同的档案使用者权限，开发内部工作者使用版本和就诊人员使用版本，分别实现档案宣传、信息自主查阅、信息互动交流、信息更新等功能，便于这些信息得以在不同的移动终端上进行使用推广，从而拓宽服务渠道。

另外，除了在移动终端上开发与建设医院档案管理APP，还可以引入双向语音自助服务。一方面是线下的语音自主服务，比如在普通、对外的档案查阅设备上加入语音自主服务功能，就如银行大厅中的语音自助服务一样，能够展开智慧且高效的自助服务。另外，还可以在软件中设置一些单向的语音自助服务，引导使用者根据自身的需求，匹配一些操作按键，针对需求来提供服务。同时，在医院档案APP的使用群体中，存在各种各样的人，同时也需要考虑一些特殊的群体，比如盲人、肢体残缺或者难以使用APP的人，针对这些情况的，医院档案管理APP中可以引入身份识别后，让用户用语音对话的方式进行相关内容的查阅，并将所需的档案信息用语音的方式播报和传达给使用者。另外，还可以借助手机相关信息展开档案的管理与利用工作，比如可以依托手机短信、彩信等展开档案的各种信息查询与咨询服务，还可以依托相关彩信、邮件业务，在相关的APP上传送图片、彩信与声音等档案信息，使得用户能够多维度、更高效地感知与之相关的档案信息与资源，还可以在APP上开辟专门的渠道与平台来接受用户反馈和意见，从而促进医院档案工作不断发展。

4 结语

随着智慧化与信息技术的不断发展，智慧档案馆的建设与发展也成为必然，这对于信息的储存、利用与管理来说都是非常重要的。档案管理工作不仅仅是简单的资料保存与保护，更是医院发展历史的有效记录，也是医院各项工作开展的基本前提和各个部分工作人员正常沟通与事务工作的链接纽带。需要医院提升对于档案管理工作的重要性，培养与加强档案管理相关工作、记录格式等的相关培训，使得全医院人员都能建立起正确且全面的对于档案管理工作的认知，并能在信息技术的发展背景下，积极创新档案管理工作的新方法、新技术，使得档案管工作充满科技化、现代化与智慧化特征，从而为医院医疗事业实现我国民众的健康、达成更高的社会效应而提供保障。