档案管理的法制化建设研究

魏 华

（济南市莱芜区口镇街道农业综合服务中心，山东 济南 271100）

随着社会的进步和市场经济的发展，档案管理面临了许多新的问题。在网络信息时代，许多旧的劳动制度和法规已经不能满足新时代的工作需要。互联网以强大的信息处理能力和便捷的远程服务模式吸引着越来越多的用户同时，各种侵权行为使人们在档案管理过程中逐渐增强法律意识和法律观念，对依法行政的要求也越来越高。在这种社会背景下，如何推进档案工作的网络化、信息化、法制化，如何提高档案管理人员的素质，成为档案管理工作的重要内容。

1 档案管理中所存在的问题

在目前的文件管理中，查询文件目录速度慢，准确性差，归档条件差。档案信息的收集、掌握和传播主要通过图书出版，周期长、成本高、传播渠道窄。档案种类和形式少，占用档案空间大，受害虫、高温等自然条件限制。档案管理人员素质参差不齐。文件主要用于存储，文件信息开发利用不足。

2 加强档案管理的信息化建设和法治化建设

1）加强法治化建设。作为一种信息类型，档案的潜在价值广泛存在于所有领域。除了很好地利用它外，我们还认识到它必须以产权的一种形式受到法律的保护。档案管理是依法管理档案的有效方法。为了加强档案的收集、组织、保护、使用、完整性和安全，并妥善开发档案信息资源，国家于1988年1月颁布了《档案法》和1990年10月实施措施。这两部法律提供了档案管理、制度责任、使用和开发及法律形式的法律责任原则。这样，法律监督和行政经济手段的组合为保管事业提供了法律保障。那么，如何提高档案管理的合法化速度呢？作者认为，下面几点是非常重要的。

统一理解，加强领导，加强宣传，提高对保管行政执法的认识。加强保管工作的合法化，不仅是对档案管理人员，而且对整个单位、整个社会、各阶层、甚至所有市民都是重要的要求。为了真正实现档案管理的法制化和更好的服务档案改革、开放性和经济建设，首先要以法律理论为基础进行研究，提高对依法管理档案的法律认识，学会依法武装自己的心，在法律上指导自己的工作和行为。第二，提高宣传和教育。我们可以使用各种宣传手段，就与档案工作和保管相关的各种法律条款的目的和重要性，向所有员工进行教育，使所有员工都能意识到依法管理档案。第三，为了维持档案法的严重性，有必要依靠标准化的保管法执行，保障档案的严重性，在规范的限制和监督下正确行使治理。四是加强司法当局的责任意识，了解保管行政执法的基本情况，明确范围和权限，以可靠的政治、熟练的商业、严格的纪律和优秀的风格培养执法队伍，实现文明执法。五是加强执法监督，消除单一控制手段，有机结合法律监督和行政控制，相互依靠，共同维持，最终实现依法管理档案的目的，使档案事业得以发展。

2）充分利用信息化优势。社会对文件的需求很大。传统的管理方法只能满足少数人的一般需求，不能快速、准确、全面、系统地提供必要的文件和资料。网络档案信息使我们能够在线查询和查阅，利用越来越快的传输速率、简洁生动的图像和强大的视觉冲击力，在几分钟和几十分钟内完全找到我们需要的档案信息。档案信息与社会直接相连，为科研、管理和生产决策服务，允许用户直接提取有用的信息。一方面为决策提供了很好的依据，另一方面也可以利用计算机网络及时查询文档而不丢失。比如可以在校园内设置一个校园局域网，整理校园内产生的各业务部门的指导性文件、各种业务文件、管理规定等。

如果教职工有需求，可以随时在线查询，将教务公开，让教职工对国家和学院的相关政策有更清晰地了解，更好地开展工作。相反，如果员工有好的建议，可以随时反馈，不仅方便员工，还可以加强领导与群众的沟通，为高校领导的正确决策提供准确的依据。另外，如果条件允许，可以联系业务主管部门直接进行业务咨询，节省往返时间和运输费用。此外，由于多人可以同时查询，因此可以大大提高文件搜索的速度和准确性，节省用户时间，提高文件搜索质量，扩大文件操作的收集、组织、评估、分析、处理空间和沟通渠道。同时，网络信息的使用需要良好的英语基础和较强的分析总结能力，这对档案工作者的综合素质提出了新的要求。

3）加强档案管理人员的工作素养。改善保管者整体质量的方法有很多种。第一，档案馆不仅要在档案中取得深刻成就，还要加强党的精神教育和政治思想研究。通过研究，不仅具有专业的专业知识，还具有强大的政治品质，可以提高识别、导航和选择的能力，区分严格管理和有效利用之间的关系，用思想对文件管理现代化有正确的理解。第二，记录保管人以计划的方式进行网络信息知识教育和技术运营，拥有相关的计算机和网络信息知识，在实际操作中熟练地操作各种现代办公设备，使用现代管理手段管理归档。第三，互联网横跨地区，不越过边界，所以很多关于互联网的信息都用英语表示。这就要求记录保管者加强英语学习，用英语有坚实的基础，能用英语熟练沟通。第四，让文档管理者参与各种学术交流活动，不断吸收相关产业的高级经验和方法，详细了解各种信息知识，拓展工作视野。改善文档管理器的综合质量，可以有效地开发和利用文档信息，从简单的管理到新的高度改善文档管理。

3 档案的法制化保管和利用

1）档案的法制化保管。文件存档是整个文件档案操作的基本任务，包括文件保护技术、仓库管理、安全检查、安全保密等。文件存档操作中缺少一部分会对文件实体造成不同程度的损坏。部分损失的后果非常严重，给党和国家造成不可弥补和无法估量的损失。因此，文件管理规定使用大量规定来执行文件保留规定。强制规范是相当于任意性规范的一种法律规范，规定了强制性规范和禁止性规范，即文件管理机关及其工作人员在文件保管中应该做什么、不应该做什么，并对违反强制性规范的行为规定了处罚措施。确保这些强制性规范的顺利实施。因此，为了得到切实全面的保护，保管文件的行政法规必须渗透到刑法中。因此，在立法过程中应适用价值法，区分两种违法行为的范围，将文件行政法和刑事法规有机结合，相互渗透，发挥行政处罚的威慑力，保障文件管理的顺利进行。打击文件破坏罪是新时期完善文件法制的要求。

2）档案的法制化利用。存档信息的输出是通过信息传输渠道和媒体向用户传输存档信息的过程，这是整个存档管理任务的最终目标。为了最大限度地发挥档案的价值，提供社会主义建设服务，对如何高效、快速、科学、合理地向用户提供档案信息作出了行政规定。档案法规定了机关、团体、企业、机关和公民在使用文件时享有的权利和义务。这些法律和规定是否合理和完善，对文件的社会价值起着决定性的作用。它还决定了这些规定的价值。目前，中国的文件行政法规对文件的综合利用、文件信息共享、信息传输速度和文件贷款保护手段作出了具体规定。但是，随着经济的发展和科学水平的提高，为了确保这些法律和规定的充分实施，有必要进一步完善和建立完善的检查和监督措施。

4 总结

随着社会的发展，档案的种类和数量迅速增加，给档案的存储和利用带来了一系列问题。要求在短时间内提供大量新鲜有效的归档信息。因此，改革落后的管理手段已成为当务之急。只有适应现代技术，才能把先进的科学技术转化为生产力，实现档案工作的网络化和法制化；只有在法制环境下，充分利用现代管理手段和方法管理和利用档案信息，我国档案事业才能进一步发展。