更新档案管理理念实现档案管理规范化

王 帅

（安国市城乡居民社会养老保险服务中心，河北 安国 071200）

档案管理将档案部门发展充分体现出来，而且档案管理是对档案信息实施管理且提供利用服务的重要记录工具，其记录的都是所有活动的真实过程，从某个程度来看，为所有工作提供重要的参考依据。通过分析现阶段我国社会形势，不难发现，在与时俱进的基础上，确保档案管理规范化已经慢慢成为主要方向，确定档案管理工作的开展目标。如果档案部门想要促进档案管理创新、实现稳定发展，需要及时更新管理理念，真正满足时代发展需求。

1 提高档案管理意识，严格档案管理程序

提高所有档案管理人员的管理意识，树立严谨的工作作风。并且在硬件设施方面不断优化档案管理设备，所有单位都必须要配备专门的隐蔽的档案库房，在库房中安装必需的应用设备以及管理配件，比如：除湿机以及空调等等[1]。为了可以促进档案信息化发展，必须要将在档案管理程序中运用计算机管理软件，将计算机技术的运用全面发挥出来，例如：构建档案的信息检索系统以及存储系统等等。并且需要加强所有档案管理人员的综合能力，激发其工作热情，从本质上保证档案材料真实完整、迅速归档。除此之外，必须要合理制定档案管理制度，尽可能做到档案搜集全面、内容准确。这样才符合新时期档案管理工作的具体要求，冷静面对繁杂的档案材料以及档案补充调取工作。

2 档案交接根据程序开展

档案交接工作有着重要的责任，手续复杂，严谨认真，一旦不注意就容易造成档案失真，所以在实际交接过程中必须要根据程序进行办理。一般来说，档案交接的手续是：首先，一次性全方位清理保管的档案，确保账务相符。然后，在第一时间催还借出的档案[2]。最后，科学分类存放没有经过整理的一些零散文件材料，必须要将尚未清理的材料整理成完整的文件，汇编成案，耐心对其进行合理排序且迅速归档。只有根据此顺序做好档案交接工作，才可以保证档案交接工作正常进行。

3 合理制定档案管理制度

在制定档案管理制度过程中必须要根据标准的操作流程，减少或者防止在档案操作中有可能存在的风险。第一，需要不断提高档案管理者的职业道德意识，对其定期展开专业的安全操作规范培训教育，让档案管理者具有良好的职业操守，而且利用规范化的操作，以免在人员操作中出现失误。第二，尽可能实现单位档案存储格式的统一化、采用相同的处理软件。这样一来，可以避免文档在格式转换过程中因为软件兼容性问题而受到损坏。并且制定档案工作制度应该严格遵循以下几个方面的要求：首先，规章制度必须要凸显出合理性。制定的规章制度应该与单位特征以及档案管理具体情况相符，进而适应各个单位对各种档案管理的实际需求[3]。然后，确保制度执行具有较强的严肃性。就档案部门来讲，不仅是建立档案规章制度的主要部门，而且是执行规章制度的部门。在执行规章制度中必须做到奖惩分明，将制度本身的权威性全面体现出来。最后，简单明了实用。制度应该具有很强的可操作性，其构建必须要以简单方便容易操作和很强可操作性为根本目标，进而充分发挥制度规范以及指导的重要作用，达到简单便捷以及人性化管理的操作目的。

4 建立规章制度，按照制度遵循，准确操作

当前，每个单位对于档案管理的标准以及规定都是不同的，而且很多单位都没有标准与规定，这样明显减少档案管理工作的规范化水平，导致工作效率不高、档案质量良莠不齐的情况出现，不仅降低档案调配和存取的水平，而且不利于促进档案信息规范化发展，甚至不利于档案的运用[4]。许多水平不高的反复作业和建设应运而生，而且有关制度的落后也导致档案管理工作仅仅发挥着辅助管理的作用，始终不能前进，更加不能有所突破。因此，必须要科学制定有关制度实现档案管理工作规范化，这是至关重要的，促进制度建设以及章程规范必须要剔除规范化的档案管理工作流程，此流程必须要与具体工作的要求相符。在实现统一化的章程以及规范后，要求档案管理部门以及有关工作人员必须要严格遵守，确保其操作流程符合规范要求，严谨认真完成工作，真正做到有规章制度可遵循。此外，对档案进行调取以及更新时必须要重视规范性，防止出现不必要的错误。

5 结语

总而言之，档案属于现代化信息资源，档案管理在人类政治和国际事务中起着至关重要的作用。在科技化以及信息化普遍深入的背景下，规范化的管理方法已经逐渐成为档案管理工作的主流趋势，怎样做好规范化的档案管理，近年来受到广大学者的高度重视。当前，我国很多单位都充分认识到在档案管理中规范化体系的重要应用价值，而且开始探索全新的模式，促进改革，这在档案管理领域中是重大的突破。然而就总体情况来讲，目前档案管理工作还是处在初步发展阶段，并没有完全成熟，也未实现规范化，档案管理工作依旧存在诸多不足，必须要在将来的工作中日益完善。