事业单位档案管理创新思路分析

周晓晖

（德州市卫生健康事业发展中心，山东 德州 253000）

笔者长期在卫生健康事业发展中心工作，对档案工作的重要性深有体会。档案重要的单位资源，记载了事业单位的重要事项、人事信息等，在信息建设高速发展的今天，档案管理工作开展的质量和效率应该受到相关工作人员的充分重视。采用科学的方法保护档案使其免受破坏并对档案资源进行充分利用才能使档案管理工作发挥出最大化的作用，才能体现出档案管理工作的价值所在。创新性开展档案管理工作要坚持辩证的态度，既要摒弃传统低效工作方式又要继承与发扬好的做法，在此基础上进行档案管理工作创新方能实现科学管理和 利用。

1 档案管理存在的问题

1）数字档案载体存在的问题。在卫生健康事业发展中心任职的这段时间内，笔者见证了档案管理工作由纸质载体到电子载体的变化过程。笔者在工作时发现采用数字化载体进行事业单位档案管理，虽然有很多优势，但同时也存在一些弊端。数字化档案管理需要事业单位抽调人力对数字化载体进行维护，也要分出管理精力维护数字档案管理系统。由于数字档案管理发展水平仍然不高，导致人们在调用档案时比较繁琐。尤其是一些记载复杂图纸的档案在进行数字化时需要耗费大量的时间和精力，反而使用纸质载体非常便捷实用。在这种情况下相关部门的工作人员倾向于选择使用方便快捷的纸质档案而不会选择电子档案，使得电子档案的利用率不高，电子档案在某些方面形同虚设。除此之外，部分单位的档案管理工作还没有进行数字化改革，仍然以纸质档案作为主要的信息载体，在进行纸质档案到数字档案的转化时工作量很大，长期以来档案的录入和整理都比较困难，效率一直不高。

2）档案管理制度不完善。现阶段，由于事业单位档案管理工作的制度不完善导致档案管理工作开展执行力不足，没有配套的规章制度予以指导和约束。当前，我国事业单位的档案管理采用的管理制度大体上一致，很多单位都是在照搬照抄现成的管理制度，没有针对本单位的实际特点制定相应的管理制度。由于事业单位对管理制度没有充分研究讨论，导致一些制度并不适用于本单位的档案管理工作，就会对档案管理效率造成直接影响，对档案管理工作创新造成较大阻碍。与此同时，由于档案管理制度不完善导致对档案管理工作的配套监督力度也不够，档案的各项审核工作都没有扎实开展，一些单位甚至暴露出泄露档案、贩卖档案的严重问题，给单位形象造成了恶劣 影响。

3）档案管理缺乏创新。思想是行动的先导，只有提高档案管理的重视程度，制定一系列鼓励措施，对档案管理优秀的个人进行奖励表彰，才能激发工作人员的积极性。如果不采取一定的鼓励措施，就会使工作人员在长期的枯燥档案管理工作中失去积极性，形成惰性心理和行为，自然也不会对档案管理工作进行创新。

2 新时期事业单位档案管理工作的创新

1）载体创新。我国已经全面进入网络化和信息化时代，虽然数字化档案管理工作现阶段仍然存在一些矛盾问题没有解决，但信息化仍然是事业单位各项工作创新发展的总体趋势。网络给人们生活带来的变化是触手可及的，纸质档案转变为数字化档案也仅仅是时间的问题，深入推进档案管理的数字化、信息化和网络化建设能使该工作安全性和效率出现明显提高，也可以满足用户对资源共享的需求。为了解决档案管理工作量巨大的问题，不妨对档案管理工作进行创新。例如，可以降低档案管理权限，让每个工作人员都可以上传档案信息，这样就可以显著提高档案录入效率，及时完成档案的上传工作。为实现这个目的，事业单位的档案管理部门可以建立资源云存储平台，实现资源的便捷上传。除此之外，数字化存储的载体也具有创新性，相比于纸质载体而言硬盘或者磁盘等存储载体占用空间比较小，并且对档案进行拷贝时比较容易，各种档案信息可以方便地进行存储也可以快捷的进行备份，因此载体创新不仅能提升档案传输效率也能够提升档案管理的安全性。

2）管理创新。笔者事业单位档案管理的主要对象是工作人员和管理工具，首先要对档案管理的工作人员进行严格管理，成立监督部门对工作人员的档案管理工作开展绩效评价，要把档案管理责任落实到个人，用严格的管理制度约束档案管理工作人员的行为，从管理上防止档案泄露。

现在的私人信息保护工作仍然有很多不到位的地方，我们的电话号码也会以各种形式泄露出去，事业单位的档案安全管理也面临着类似的问题，因此一定要加强制度建设以全面提升管理水平。

在档案管理工具创新问题上，笔者认为可以通过建立关系图的方式加强档案管理建设，厘清各类档案之间的关系，使档案管理思路更加清晰。还可以采取多种方式提升档案的检索能力，在档案管理系统中新增关键字、词检索功能，还可以按照时间顺序对档案进行排序，开发按照一定时间范围对档案进行检索等功能。上述创新思路都能够使档案管理和使用工作变得更加便捷，使档案管理工作更加人性化。在档案调用和使用权限的确定事项中要提高敏感性，一些公开性档案可以放开查阅权限，允许全体人员查看档案，对于一些涉密档案要设置为部分人员可查看，防止隐私档案泄露。

3）研发创新。科学技术是第一生产力，事业单位的档案管理工作也是如此。档案管理的相关软件系统开发需要各种人才应用各种专业知识进行，在系统研发过程中还应该具有创新性思维，并且要广泛采纳基层工作人员的使用意见，最终实现事业单位档案的一体化管理模式。进行一体化管理模式探索的核心理念是对档案信息进行全面编研，通过技术手段将大量碎片化的档案信息进行整合，查找信息之间的关联性，以便于用户在查阅档案时获取更加全面的档案信息，以提升信息挖掘能力，同时为管理者提供更好的决策依据。

事业单位的档案管理尤其复杂繁琐，大量的档案信息涉及基层工作者的根本利益，只有在建立档案管理系统之初就做好各项基础性的分类、整合工作，才能为后续档案管理的良性发展打下坚实基础。档案管理的应用研发创新还要考虑到服务模式转变，要将被动服务的模式转变为主动服务模式，从根据用户需求提供档案服务到主动提供档案服务的模式转变，利用好微信公众号平台对档案管理创新成果推广，提高资源服务范围。

3 结束语

档案管理是事业单位最重要的工作之一，档案管理工作的高效开展对事业单位各项工作正常运行的重要作用不言而喻。现阶段我国进入了全新的历史时期，各个领域都在经历着深刻变革，档案管理工作也在这场洪流中发生着巨大变化，在遇到了巨大挑战的同时也迎来了全新的发展机遇。