完善机制提升高校基建档案管理水平

程 娟

（西北工业大学档案馆，陕西 西安 710000）

基建档案是指高校各类基建项目指从工程项目提出、立项、审批，勘察设计、生产准备、施工、监理、验收等工程建设及工程管理过程形成并应归档保存的文字、表格、声像，图纸等各种载体材料，它反映了高校基建工作从项目目标研究到实现的全过程，是基本建设项目管理工作的重要组成部分。建立与加强工程档案管理工作，是项目建设管理工作的需要，也是国家和高校的共同要求。因此，如何通过更加科学合理的工作机制，有效提高基建档案的管理和利用水平，是高校及档案管理部门应给予重视的问题。

1 高校基建档案内容、特点及归档要求

高校基建根据工程推进阶段分为：项目前期预备文件、设计阶段相关资料、施工期间各种施工、检验记录和竣工验收记录等四大类。具体看，前期准备阶段文件包括项目建议书、批复、设计任务书、选址、投资计划、上级下达的基建计划、追加投资的请示、批复、征地、报建、工程合同、协议等；设计阶段文件包括工程勘察、设计的图样、说明书、计算书、工程概算书等；施工阶段文件包括施工组织设计、施工图、图纸会审记录、工艺规程和标准、原材料及预制件的合格证、检验记录、各种施工记录、施工技术总结等；竣工验收阶段文件包括竣工报告、各种竣工图、竣工验收记录、说明书、工程决算、工作总结等。

基建档案特点主要有：系统成套性、原始性、真实性、公允性、多样性、专业性、动态性、价值性、现实性等特点。同时基建档案形成周期长，涉及主管机关,建设单位,施工单位,设计单位等多个 部门。

基建档案必须实行集中统一管理的原则，确保档案材料完整、准确、系统、安全和有效利用。归档时间：竣工验收三个月内移交归档;归档份数：一式三份。本单位、城建档案馆、上级主管部门;归档文件做到完整、准确、书写材料利于长远保管；归档时办理必要的手续。

2 高校基建档案管理工作当前面临的一些形势

1）建设单位对基础资料的收集整理不重视。建设单位忽视对基建资料的及时收集，后期归档过程中容易出现资料缺项、错项等情况，甚至出现整个环节资料的缺失，给基建档案移交、归档工作带来了很大困难。特别是一些有进口设备安装的项目，涉及进口设备合格证、报关单等资料，一旦缺失很难弥补，为今后项目的维修、改造带来隐患。

2）项目建设过程中缺乏基础资料管理机制。部分施工单位为使用方便，一些基建资料往往保存在建设项目临时责任人手中。由于缺乏制度约束，集体责任人岗位变动时没有履行好文件移交手续，造成一些档案材料丢失，后期追要难度很大。同时，施工现场条件局限也容易造成资料损坏、丢失。

3）项目建设单位缺少专门机构和专业人员管理档案。在项目建设阶段基建档案的收集和归档工作多由各参建单位非专业人员管理，缺乏基建档案管理知识，对档案内容是否真实全面、是否能指针工程实际情况、图文是否一致等判断容易出现错误，有时责任心不强，对归档资料不能及时进行整理、分类，确保基金档案准确性、系统性。

4）项目建设完成后的归档资料质量不高。由于基建档案来源范围较广，涉及专业技术性内容多，形成成套档案周期长，因此归档工作要求标准很高。但在实践中，一些施工单位归档资料质量不高，缺少印章签字、图纸缺少设计人、设计单位信息、人为的改动涂抹基础资料、复印件代替原件、施工变动未标注等等问题，都对归档增加了难度，对今后的档案利用也形成隐患。

3 完善机制提升高校基建档案管理水平

1）压实基建管理部门责任。基建档案的收集整理工作要纳入基建管理制度之中，工程项目建设要与基建档案管理工作全过程同时推进。要明确制度，强化基建部门在基建档案形成全过程中的直接管理责任，加强专职领导，落实具体工作要求和责任人员，要按照每个项目至少确定一名人员具体指导项目单位开展基建材料收集管理工作。同时将基建档案在项目施工阶段的管理情况一并纳入基建部门及相关管理人员的检查，强化基建管理部门责任。

2）明确基建档案形成的工作程序。全面落实国家关于基建档案管理的总要求，结合单位自身实际，从基建档案管理的机制、相关单位的职责、需归档资料的内容和质量要求、归档验收工作流程等进行明确规定，做到有规可依。一是基建管理部门在接到学校建设（新建、扩建、改建、维修、装饰）工程项目后，在布置工作计划的同时，布置积累文件材料的任务。二是承担建设工程项目和维修改造工程项目的施工单位，竣工时由项目负责人对基建档案提报工作提出要求，并组织项目施工单位向基建管理部门提交全年系统的档案材料。三是建设项目结束（阶段完成、最终完成）验收后，基建管理部门组织各参建单位做好文件材料的整理组卷工作。对基建文件材料的内容、价值、数量和载体形式进行系统整理，一项一卷或若干卷。

3）档案部门对实行全程介入式管理。档案馆应随时了解建设项目工程中档案管理情况，督促、检查、指导基建管理部门及承建单位做好基建文件材料的积累工作。一是建立与工程施工单位的定期联系制度。档案馆直接参与有关重要施工资料的会签、审核等工作，确保档案资料内容真实、准确、全面、合法。定期对在建工程已经收集到的档案资料及整理情况进行现场指导，从原始材料的形成过程中就杜绝记录不详、缺项掉项等问题。二是加强对工程项目基建资料管理人员的档案管理意识和业务进行培训，提高其资料收集、甄别、整理能力，压实施工单位管理人员的责任。三是针对大型工程形成的档案数量较大，建立档案的过程较长，对不具备单独集中存放基建资料的施工单位，档案管理部门要主动对接，按照工程各阶段的特点将基建档案分周期收集至学校档案馆存放。

4）加快推动高校基建档案电子化进程。针对基建档案管理长期利用的特殊性，必然需要从传统管理模式向数字管理方式转变，以提高基建档案管理的效率。充分用信息技术改变传统的高校基建档案工作模式，建立和完善数字基建档案馆，推进可公开的档案信息共享，促进云计算、大数据等新技术在基建档案管理中的运用。一是推行将建设工程电子文件管理纳入工程项目动态监管平台，实现参建各方建设工程文件的电子化和在线交互、签批，实现工程建设项目电子文件全过程信息化监管和在线预验收。二是工程电子文件与建设工程同步形成，对于原有形成的电子文件可以直接收集电子档案，不再转化为纸质文件归档。三是加强安全风险防范，保证电子文件和电子档案交互、传输、移交等环节符合保密管理要求，保障档案信息数据真实、完整、安全，避免档案资源流失、篡改、泄密或不当扩散，做好数字备份工作。