事业单位档案管理的现状及对策探讨

胡翠莲

（承德市磬锤峰国家森林公园管理中心，河北 承德 067000）

对于事业单位来说，档案管理既基础又复杂，也就是说档案管理是内部管理当中的基础工作任务，由于要处理的档案信息复杂繁琐，类别多样，所以增加了档案管理的难度。事业单位档案不仅有着极强的服务效能，还记录了单位的发展过程，可以为单位制定科学决策提供依据，当然也可以通过档案管理内容的分析，发现单位发展中的实际问题为当前的事业单位改革发展提供突破口。所以事业单位高度重视档案管理，也在当前的环境当中探究改进档案管理的方法，不过其中仍然存在一定的问题和不足，需要单位立足实际找到问题并提出对策，以便为单位档案管理提供借鉴。

1 事业单位档案管理的现状

事业单位的发展建设水平和群众的生产生活活动有着非常密切的关系，这也是当前要求事业单位积极履职，发挥服务职能，满足群众要求的原因。由于档案资料的真实与全面性，影响着单位发展决策的制定以及单位整体的运转，所以提高档案管理工作是单位发展与时代发展的要求，必须要得到重视。事业单位首先应该客观分析档案管理的现状，明确实际管理工作中存在的问题和不足之处，以便在进一步改进当中提出针对性的措施。一是档案管理制度建设不足。档案管理是专业化和严谨性的工作，所以想要解决好档案管理运行当中的问题，首先应该从制度建设方面着手。不过如今事业单位并未在档案管理制度以及具体的工作细节准则方面做好研究与分析，从而出现了档案管理不规范和不科学的问题，也因此增加了信息泄露等不良问题的发生率，从而让单位蒙受巨大损失。二是信息化管理水平不高。时代发展和技术进步要求在档案管理当中引入信息化策略，但是当前事业单位并没有在信息化建设方面做好充分研究和落实，只是简单录入电子档案不能够实现数据信息的共享和利用，影响到信息化管理作用的发挥。三是档案管理理念落后。事业单位对档案管理重要性的认知相对较低，没有确立其在内部管理当中的地位，在实际工作中也没有引入现代化的管理思想，从而给实际行动的改进与落实带来了问题。四是档案管理人才培养有待加强。事业单位档案管理要求高且非常专业与复杂，给工作人员提出了很高要求。但是由于单位缺少专业的话和综合素质高的管理人才，所以不能够高质量处理各项工作任务。

2 事业单位档案管理的对策

1）推动档案管理的信息化建设。科技的发展带动了生产生活面貌的转变，当然也给当前的事业单位改革建设提出了新要求。现如今各种先进的技术手段开始在不同的行业领域落实，当然在单位的档案管理当中也可以对这种计数方法进行运用，从而助推档案管理迈向信息化建设新阶段。信息化档案管理的显著优势是可以确保管理质量和效率，满足信息迅速准确查找利用的要求，当然也能够在很大程度上迎合时代要求。事业单位在档案管理信息化建设方面，首先应该注意运用网络计算机技术，根据单位档案管理的实际要求建设档案管理信息系统，把档案资料纳入系统管理体系当中，基于微缩、光盘等技术进行信息存储，并根据信息利用需要基于信息化平台进行相应处理。如果是单位内部要使用档案资料的话，应该运用该平台进行信息的沟通共享，保证信息利用的便利性。在信息化管理当中，单位需要着重关注的问题就是解决好档案管理当中的安全问题，也就是通过一系列的安全技术、防病毒技术等等维护信息的完整性以及真实性，通过设置访问权限的方式避免内部信息泄露。

2）不断完善单位档案管理制度。没有规矩不成方圆。制度建设能够起到规范档案管理行为的作用，对于事业单位的规范化和科学化建设来说至关重要。在日益复杂的发展环境和激烈的市场竞争背景下，事业单位为了寻求发展和突破需要在制度建设方面进行发展，建设构建完善的管理制度，使得档案工作处理的每个环节和每项业务都有章可循，维护好事业单位的有序建设与长远发展。首先，事业单位应该建立档案保密管理制度，目的是维护档案的安全，并做好对该制度的宣传工作，让单位工作人员可以真正意义上把档案当做国家财富，积极保守机密。其次，单位应该积极完善资料移交以及奖惩制度，要求管理人员在具体的档案处理方面认真负责，遵守规范和规章制度，做到对各项档案信息的应收尽收，维护好信息的准确性与完整性。最后单位需要构建监督考核制度，并建立专门的工作团队负责对档案管理的具体运行情况进行全面监管考察，确保制度的落实效果，并做好制度规章以及行为规范的动态优化。

3）与时俱进更新档案管理理念。随着新时期的到来，信息的价值越来越高，用好信息财富是事业单位改革发展中需要重点关注的问题。档案信息的开发利用以及档案价值的提高离不开事业单位对档案管理的高度重视，而且不管是单位领导还是普通工作人员，都需要对档案管理建立正确的思想认知，以便为单位的变革与信息管理提供关键支撑与有效动力。首先事业单位需要在单位整体工作体系当中，特别突出档案管理的地位，除将其纳入单位发展规划和战略体系之外，还需要进行大范围宣传，让广大工作人员意识到档案管理不是可有可无的，只有做好档案管理才能够为单位的长足建设提供保障。为了有效纠正以往工作人员面对档案管理过于散漫的问题，单位领导应该做好示范和指导，在提高思想认识的同时，还需要通过给其他员工做榜样，来改变当前档案管理当中的不良局面。在宣传工作中，事业单位应该反复强调做好档案管理并不只是档案管理人员的责任，还需要广大工作人员与各个部门的协调配合，借此引导全员主动参与，建构更加完善的档案管理负责体系。

4）培养管理人才建设管理队伍。事业单位的发展建设以及决策优化都离不开档案管理，而且这项工作专业而又复杂，要处理的综合业务非常多，这就需要从业者拥有完备的知识和熟练的操作技能，同时还要有良好思想政治素养，在具体的工作当中体现出极强的责任意识，始终保有对本职工作的热情与耐心，从而做好档案管理。如今事业单位当中的档案管理人员还有兼职人员存在，这就需要通过人才建设的方法解决档案管理队伍建设当中的问题。事业单位一方面应该定期组织开展专门的业务素质培训活动，促进广大管理人员职业结构的更新与完善，同时提升对职业道德建设的重视程度，保证广大工作人员严守机密，提升政治敏锐度。另一方面要在人才引进和选拔方面做好，严格把关，通过专业人才引进的方式，弥补档案管理中的不足，同时通过激励机制建设，保证管理人才队伍的稳定性。

事业单位作为国家分支机构，其发展建设效果影响着各行各业的稳定持续发展，也影响着群众的满意度和实际需求的满足。档案是事业单位信息载体，影响着单位的发展，加强档案管理，对于完善单位内部管理体系来说至关重要。受到诸多因素影响，如今事业单位的档案管理工作并不理想，在档案管理措施的运用方面与时代要求不一致，所以应该提高对档案管理的重视度，完善档案管理制度，引入先进技术手段，在吸收新知识技能的过程中落实档案管理的全面改革。