高校学生档案管理中存在的问题和对策探讨

尚工淋

（河北医科大学，河北 石家庄 050051）

高校学生档案通过招生、教学、科研、管理等活动对学生在校内的主要表现进行记录，包括文字、图表、声像等不同类型的资料。学生档案管理是高校的工作基础，便于学校和学生将步入的工作单位真实掌握学生在德智体美等方面的表现，对学生今后的发展起到重要作用。而且，档案对每一名学生学习情况和能力的真实记录，也有利于促进学生的竞争意识，提高对自身能力的培养。

1 高校学生档案管理的重要性

档案，是个人或组织相关信息的详细记录。高校学生档案中，全面而详细的对学生入校后每个阶段、各个方面的信息进行真实记录，涉及德、智、体、美、劳，全面反映了学生在校期间学习、生活情况，体现出学生在各项实践中的个人能力。从简历、成绩单、鉴定评语，到党团、奖惩材料，体检表等，学生在校期间的主要经历和状态都有迹可循。在学生管理、就业指导及选拔人才中，都可以档案为基本依据，有较大的参考价值。深入开展档案管理工作，有利于学校、教师、辅导员真实掌握学生素质、社会关系等情况，有针对性地对学生进行培养，帮助学生更好的打牢知识基础，树立正确的价值观、荣辱观，也对其今后发展起到积极的促进作用。除了对学生个人的影响，学校通过定期整理和总结档案内容，也可以从中查找问题，总结以往学校管理中的经验，吸取教训，不断提高学校的教学质量和管理水平，促进学校的发展。因此，无论对学生个人还是对学校发展来说，学生档案管理工作都有着非常重要的意义。

2 高校学生档案管理的特点

总的来说，高校学生档案管理主要有工作量大、时间相对集中和涉及部门较多的特点。每年高考季过后，都会有大量的新生入学，随着近年来高校扩招，新生数量只增不减。不少学生并不和学校处于同一个城市，需要经过学校之间的档案传递和对接，使得工作量进一步增加，学生档案的存取、调档、用人单位政审等环节也会增加工作量。就档案管理的时间来看，多集中在毕业前期和新生入学的第一学期，管理人员需将档案移交给接收单位，或者对新生资料进行审查后归档，此后就是对每名学生阶段性表现的记录和入档。档案管理往往需要各院系教务处、招生就业办、学生管理部门等配合，牵涉面 较广。

3 高校学生档案管理工作的问题分析

3.1 档案管理理念和技术落后

不少高校都存在档案管理理念和技术落后的问题，仍停留在传统的纸质、纯人工管理模式。档案管理基础设施不完善，储备空间不足，设备老化，环境阴暗潮湿，不利于纸质档案的保存。虽然一些学校也意识到了这个问题，开始引进信息化设备，开展电子档案记录和管理，但随着高校扩招、档案数量的增多，人员的紧缺及信息素养的缺乏，能实现信息化档案管理的却不多。由于档案接触的落后，老师很难做到及时去查阅档案，实际书写过于古板且查询不便，直接影响到档案的使用，在就业时，企业对学生能力的评估不足，也会影响到学生今后的工作、个人发展。

3.2 档案管理制度不完善

档案管理制度的缺失或不完善，也是各大高校普遍存在的问题。在缺乏明确制度的情况下，档案管理工作过于松散，无论在放置、储存地点还是管理人员上都没有形成统一的规定，有些由学生自己管理，有些由学校档案馆管理，导致需要利用档案时却提取困难，手续流程过于复杂，影响到使用效率。在不同部门的管理下，由于缺乏专人负责，不少学生的档案记录、更新不及时，存在部分信息缺失情况，影响到了档案的完整性与可靠性。一些学校在入档前没有对书写内容、格式进行统一，当需要进行档案交接时，往往会因没有统一的办理材料而不得不对其进行标准化修改的情况，极大降低了办事 效率。

3.3 档案管理队伍建设薄弱

不少高校并不重视档案管理工作，在管理人员选用、分配上也缺乏一定的标准。参与档案管理的人员往往并没有经过专业的培训，缺乏足够的档案管理素养，工作责任心也不强，对工作采取放任添堵，甚至有些学校没有设置专门的档案管理岗位，而是由其他部门或学科教师兼职管理。在这种情况下，毕业生派遣时档案袋内容张冠李戴的现象屡见不鲜。再加上进入大数据时代后，档案信息化已成为未来发展的趋势，对管理人员提出了较高的信息素养要求，但多数高校的档案管理人员并未经过专门的档案信息化培训，档案查询的网站也没有得到及时维护和更新，都会影响到档案管理的质量和效率。

4 高校学生档案管理的优化对策探讨

4.1 强化师生档案管理意识

高校应加大对师生群体关于档案管理的宣传，提高他们对该项工作的重视。管理人员应加强自身言行，认真对待每一份档案交接工作。对于学生群体，应加强档案知识和重要性的普及，让学生们能真正意识到档案对自己人生发展的重要性，做到认真、真实的填写档案，若发现自己档案中的问题要及时报告说明。教师群体也需做好配合，促进档案管理的规范化。同时，学校需加大对学生档案管理工作的信息化投入，购置先进设备，进行电子化档案管理，做好软硬件设备的定期维护、更新，以便于更方便、快捷的查询档案。

4.2 健全档案管理制度

高校领导需提高对档案管理的重视程度，从完善制度建设着手，来不断规范档案管理工作。以上级文件精神为主要指引，立足于本校实际来制定规范、完整且可行性较强的制度，做到分工明确，各司其职。可引进电子信息档案管理技术，保证信息记录的准确、完整，避免遗漏，也更便于查找。建立严格的考核制度，要求管理人员必须认真负责，避免管理工作边缘化，将其工作实绩和考核奖惩、个人晋升等挂钩，提高人员积极性。建立培训制度，定期组织管理人员进行相关内容的学习，包括理论知识、管理条例、档案管理先进技术等，使档案管理工作提高效率，更加规范。

4.3 提高档案管理队伍素质

加大对信息化管理系统的投入力度，尽快发展档案管理数字化，以满足社会的信息化需求。定期维护、更新相关软硬件设备，对于新购置的设备或者新引入的软件系统，需定期组织人员学习，确保人人都能熟练使用。加强对管理人员的职业道德培训，提高人员的责任意识。积极引入档案管理专业人才，为管理队伍注入“新鲜血液”。

总之，学生档案管理是高校的工作重点。高校需提高对该项工作的重视，不断强化档案管理的意识，健全管理制度，提升管理技术，增强管理人员素质，努力提高档案管理效率。