做好基层疾控中心档案管理工作的策略

张 杰

（诸城市疾病预防控制中心，山东 潍坊 262200）

档案管理是基层疾控中心运行发展中不可缺失的一项工作，它不仅为各级政府决策提供相应的信息依据，同时也为基层医疗卫生提供相应的服务。但就基层疾控中心本身而言，档案管理工作尚未发挥实质性作用，其沿用的传统管理服务模式，以及薄弱的管理水平，致使档案管理运行存在多种制约因素，在此环境下，基层疾病预防事业难以快速发展，现实需求无法得到满足。因此，目前要改善基层疾控中心档案管理工作状况，探究有效实践策略，以此提升实际管理水平。

1 目前基层疾控中心档案管理工作表现的缺陷

首先，目前基层疾控中心档案管理中，不具备完善档案管理要素是基础问题之一。档案管理工作是长期性、系统化以及标准性的工作，因关系疾病预防，还需要拥有一定的专业能力。而基层疾控中心多不具备较好的经济条件，档案管理无法及时引入先进的技术设备，包括防潮设备、电子处理设备等。同时，管理机制并不健全，尚未形成规范、严谨的参照标准，致使档案管理工作难以按照标准制度规范整理、分类以及储存，一些疾控档案信息不完整，影响了后期的调用效果。其次，缺乏严谨性和专业化的管理能力。在基层疾控中心档案管理队伍中，人员总体素质参差不齐，一部分人员并不是专业人员，对于复杂档案处理任务，很难高效、灵活地处理。加之学习培训机会较少，不能及时掌握新的档案管理理念和技术，这导致基层疾控中心档案管理工作发展缓慢，无法深层次地发挥价值。

2 提高基层疾控中心档案管理工作的策略

2.1 明确工作重点，实行分级管理

内容复杂、程序多样，在基层疾控中心档案管理工作是主要表现，做好此项工作，要求对重点活动有清晰的判断，从而针对加强管理。其中包含了疾控档案的评估分类、信息收集、筛选管理等，通常来说，档案在构建后，等待相应的时间规整处理，档案人员即需要评估其价值，基于重要程度和类型初步筛选，特别要留存和疾病健康相关联的信息资料，为后期的使用和查阅做好准备。要注意的是，档案的评估要求人员具备充足的专业知识和敏锐的眼光，使其可以在繁杂众多的文件中精选具有价值的内容来保存，使得基层疾控中心的处理档案效率，能够明显提升[1]。其次，基层疾控中心档案管理中，对于信息收集工作，要求达到常态化与规范化。即在日常工作中，要有意识地鉴别所保存档案文件的价值和完整度，对于没有及时归档或不规范的文件信息要监督完善，在达到规范化整理标准后即可以装订归档。但在这之中，传染病档案管理需要拓展价值，要为今后基层疾控中心的查阅和调用，做好相应服务准备。那么，要有意识地关注疾病档案的筛选。其中高度责任意识，对于档案管理人员不可缺失，日常工作中，关于收集基层传染病档案，相关人员要规范处理，使其具有完整性和准确性。以科学的分类技术来立卷，从而构建目录卷宗[2]。同时，还需要针对各种病种的传染病资料来整理，防止出现缺失或者遗漏问题。最终，形成传染病档案管理体系，使其具有系统性、规范性特征，在图像、文字等形式上，可以达到国家规定标准范畴，根本上为基层疾控中心工作提供高质量服务。

2.2 提升管理能力，给予有效支持

当前基层疾控中心面临着复杂多变的环境，档案信息愈加多样，技术与行业融合，其所面临的外部环境提出了更高标准的要求。所以，基层疾控中心要提升管理能力，需要在人员这一关键要素上进行干预，包括综合素质的构建、业务能力的提升以及信息化建设方面，都要有所加强，以此在新的环境下给予档案管理有效的支持。首先，基层疾控中心档案管理工作中，人员行为驱动各项管理事务，而基层明显支持力度不足，其体现在人员素质和业务处理能力上，无法灵活性、高效率地处理复杂的管理需求[3]。这要求基层疾控中心创建专业档案管理队伍，引入优秀、专业人员，满足基础业务管理要求，以确保达到规范性管理条件；同时，培训教育方面，要加大力度，针对基层档案管理人员，一方面，优化他们在这一工作方面的认知体系，从细节管理知识上进行强化；另一方面借助培训教育更新专业管理技术，使基层疾控中心档案管理人员及时吸收新的信息管理技术和理念。并聘请相关方面的专家，针对当前新的档案管理环境和问题展开学术交流，从多个方面改善、提升基层疾控中心档案管理队伍整体的业务处理能力。

其次，着眼于信息化建设，应用现代信息技术，有效提升部门档案管理效果。当前针对档案管理涌入了先进的信息采集、数据分析、信息整理、查询等高效率的信息技术，这为档案管理提出了有效支持。所以，当下信息技术的优势和价值，基层疾控中心要有所意识，并在建设档案管理信息系统中，投入充足的资金和技术。从档案管理相关的一系列环节着手，包括档案收集、整理、储存、查阅等，结合安全且高效的信息处理技术，并根据客观环境的变化完善档案数据库，将纸质档案与信息档案有效衔接，以此为基层疾控中心的发展创建完善、成熟的档案管理体系，从而提升档案利用效率[4]。

2.3 完善管理要素，强化工作效率

档案管理工作，在基层疾控中心中属于系统化任务，要确保规范运行，现实中产生实质性价值，需要客观分析现实问题，完善基础管理要素，从而稳固、规范档案管理的整体运行程序。一方面，从理念意识上强化档案管理的重视力度。基层疾控中心人员，在工作责任意识方面，要有所强化，意识到档案管理工作发挥的价值、在运行中的职能，同时疾控事业发展中，它所扮演的重要角色。从而让每一位档案管理人员，在真实操作档案管理事务时，可以积极主动承担责任，规范档案管理行为，从而有效强化档案管理质量；另一方面，制定健全的档案管理工作机制。以基层疾控中心为客观依据，联合国家档案局、卫生健康委员会等相关部门，确立统一且可行的疾控档案管理标准，为各项档案管理活动提供充分的参照[5]。同时，制定完善的制度，明确档案管理人员责任，分级管理、层层监督，并且融入考核机制，针对基层疾控中心档案人员的管理事务，定期展开考核，使其与绩效结合，整体上引导档案管理部门提高业务处理能力，促使基层疾控中心档案管理工作，能够在新环境中向前发展。

3 结语

基层疾控中心档案管理工作面临着管理能力薄弱、管理要素不足等问题，这使得各项档案信息出现遗漏、缺失以及处理不规范等现象，从而影响了档案服务质量。做好此项管理工作，要从理念意识、重视力度上有所改观，通过培训学习等方式，整体上提升档案管理人员业务素质。同时要借助信息化技术，建设信息化档案管理系统、完善基础管理要素，确认档案管理重心，提升基层疾控中心档案管理水平，以更好地应对疾病预防工作服务要求。