事业单位档案管理工作创新思考

魏 芳

（大同市第五人民医院，山西 大同 037000）

随着我国社会产业结构的不断调整与经济的高速发展，我国事业单位也在不断进行的改革与重组，并且逐渐深入，由此事业单位档案管理工作也引起了相关部门的广泛重视。档案管理对于国家机关与事业单位来说，虽然是一项基础性工作，但是其作用重大。高效的档案管理工作可有效提高事业单位的工作效率，促使其做好本职工作，更好地为人民服务。但是不可否认的是，事业单位档案管理仍旧存在着一些问题进行解决，档案管理人员必须结合国家的发展趋势，对档案管理工作进行创新思考，提出更加规范化、科学化的管理方法，促进事业单位的更好发展。

1 事业单位档案管理的原则分析

1）差异性原则。事业单位内部拥有众多的档案资料，档案管理人员在进行档案管理时，一定要充分尊重档案的差异性原则，根据档案的内容与性质进行分类处理，并标注相应编码，方便后期的查阅寻找。这就要求档案管理人员必须依照档案的管理标准将整理好的档案放在相应的文件夹与文档中。

2）与时俱进原则。事业单位的稳定发展需要建立在完善的制度保障之上，但是随着社会形势的不断变化，所有的制度都在进行着相应的调整与变革，以此才能促进事业单位更好的服务于人民。现如今随着我国国际地位的不断提高，行政事业单位的档案管理理念与方法也要与国际接轨，这也就要求事业单位的档案管理人员，必须与时俱进不断学习，促进档案管理工作的更加完善与科学。

2 事业单位档案管理工作存在的问题分析

1）缺乏现代化的档案管理手段。传统的档案管理大多以纸质为载体，但是由于纸质的特殊性，增加了档案长期保存的难度。在新形势下，事业单位档案管理大多进行了信息化建设，由有实物形态的纸质管理逐渐过渡到无实物形态的电子管理，这也极大的简化了档案管理人员的工作繁琐程度。但是在转化的过程中，需要充分借助计算机和网络数据库，对档案管理工作人员的专业素质提出了更高要求。由于缺乏必要的管理手段，使得档案管理工作难以做到细致化和高效化，同时也不能及时进行资源共享，无法通过快速的搜索引擎来找到相关资料，这也在一定程度上降低了事业单位档案管理效率。

2）缺乏专业的档案管理人才。档案管理是一项极其复杂的工作，牵涉众多内容，要求档案管理人员必须具有强烈的责任感和专业的素质来保证档案管理工作的有序开展。一般来说，档案管理人员不仅要以庞大的知识储备为基础，谙熟档案编目，同时也要具备敏锐的信息洞察力，为员工提供更加优质的服务。不仅如此，档案管理人员也要熟知国家的有关方针政策，明确档案管理性质，落实档案管理职能，从而更加高效的为社会、为人民提供服务。新形势对事业单位的档案管理人员也提出了更高要求，他们必须具备现代化的管理手段，促进档案管理工作的信息化发展，但是结合目前的档案管理工作来看，事业单位档案管理人员的技能和素质还有很大的上升空间，还不能充分以科学技术为依托，实现事业单位档案管理的创新发展。

3）档案管理制度有待完善。在事业单位内部，档案管理制度仍旧不够健全，职责划分的边界模糊不清，因此工作人员很容易因为工作权属问题而产生纠纷。同时事业单位档案资料在编制过程中也没有进行足够细化，使得一些档案在归档、修建环节存在出入，这也会极大地增加档案管理人员的工作压力，同时也不能保证档案管理效率。现如今事业单位档案管理存在的另一个重要问题是程序存在一定漏洞，特别是档案的借阅环节，很容易因为工作疏忽而导致机要文件泄密或丢失。

总的来说，在事业单位内部无论是档案的编排与划分、还是借阅与管理都存在着一些问题，缺乏完善的管理制度，从而使得档案管理工作在一定程度上制约了事业单位的前进步伐。

3 事业单位档案管理的创新发展思路

1）提高档案管理工作的重视力度。事业单位的相关领导也要创新发展思路，紧跟社会的发展步伐与时俱进，充分认识到档案管理工作的重要性，了解档案管理可以为事业单位的健康发展保驾护航。在具体的工作中，相关领导要在企业内部树立以档案管理为核心的发展理念，让每一位员工都能感受到档案管理的重要价值，不断提高员工的档案管理意识，加强对档案管理工作的重视力度，做好单位内部的宣传教育工作，调动员工积极地参与到档案管理中来。

2）建立完善的档案管理机制。管理工作一定离不开完善的管理机制，档案管理同样如此，需要依托事业单位内部完善的运行策略，才能发挥出档案管理的最大价值。在新形势下，为了确保档案管理工作的有序开展，事业单位首先应该建立档案管理的信息化运行机制，保障信息运行的通畅性，加强单位内部各部门之间的信息流通，实现档案资源的及时共享；其次应该建立完善的档案管理机制，以制度为依托确保档案管理工作的系统性和科学性，在保障档案信息安全的基础上，实现对档案资源的高效利用。

3）加快档案管理的信息化建设。事业单位必须充分发挥出信息技术的最大优势，加快档案管理的信息化建设。首先，从网络建设入手，充分利用单位局域网，将单位各部门统一起来，对档案资源的加工、查询和管理进行综合建设；其次，要加大信息化建设的资金投入力度，在单位内配备完善的电子办公设备，促进档案资料的传输、查询、收集等工作的有序开展；最后，要加强档案管理的软件建设，利用完善的档案管理软件，确保档案资源的高效共享。

4）提高档案管理人员素质。新形势背景下档案管理工作已经由传统的纸质管理过渡到信息化管理，这也就要求档案管理人员必须与时俱进，紧随时代的发展趋势严格要求自己，不断提高自身的专业素质。首先，档案管理工作人员要依托信息手段不断提高自学能力，充分利用碎片时间学习有关档案管理的理论知识，提高档案管理效率；其次，事业单位也要在内部形成一种浓厚的学习氛围，尽可能多的开展培训讲座，加大对档案管理人员的培训力度。利用内因和外因的共同作用，促进档案管理人员不断提高自身技能，在新形势下掌握更为科学、完善的档案管理技能。

5）加强普法宣传、做好保密工作。事业单位一定要加强普法宣传，做好档案的保密工作，坚决避免因管理不当而导致档案泄露。首先，档案管理人员要充分认识到档案管理的重要作用，确保在工作过程中以高度的责任心对档案进行科学保管；其次，要建立更加完善的档案保密制度，严格设置每一份档案的查阅权限，对于要销毁的档案，也要最大程度的保障销毁环节的可靠性，从源头上杜绝档案泄露的可能。

综上所述，档案管理工作对事业单位的健康发展起到举足轻重的作用，为了最大程度的发挥出档案管理工作的重要意义，事业单位一定要加大档案管理的重视力度，树立档案管理意识；建立完善的档案管理机制和运行机制，确保档案管理工作的有序开展；加快档案管理的信息化建设进程，确保档案资源的高效共享；不断提高档案管理人员素质，发挥出档案资源的最大价值，为事业单位发展提供保驾护航。