基于智慧网络的特种设备档案管理策略

2021-04-14田园

卷宗 2021年4期

田园

（北京印钞有限公司，北京 100054）

特种设备指的是具有特殊用途，或者具有一定危险性的设备仪器。加强对特种设备的档案管理能预防一些存在安全隐患的事故发生，防微杜渐保障人们的财产安全。在目前的特种设备档案管理过程中出现一些问题和不足，制约着特种设备的档案管理工作，主要表现在档案工作人员的效率低、档案不能完善的保管、档案管理人员缺乏专业素养等问题[1]，给档案管理工作带来了很大的不便。加强对信息化技术的利用，不仅能提高工作人员的工作效率，还能加强对特种设备档案管理的安全，因此利用信息化技术提高对档案管理的效率具有重要的意义。

1 特种设备的信息化管理概论

1.1 特种设备的含义

特种设备是指涉及生命安全、危险性较大的锅炉、压力容器、压力管道、电梯、起重机械、客运索道、大型游乐设施和场内专用机动车辆。另外在特种设备还划分不同的类别，其中锅炉、压力容器、压力管道为承压类特种设备；电梯、起重机械、客运索道、大型游乐设施为机电类特种设备。

1.2 特种设备信息化管理的内容和意义

信息化技术是促进社会发展的重要基础，加强对信息化技术的开发和利用，不仅为行业的建设注入新鲜的活力，促进行业朝着信息化、智能化、科学化的方向发展，为行业赢得更加广阔的市场发展空间，促进行业的创新型发展。档案管理是促进城市发展的基础保障单位，加强对档案的管理制度，不仅能提高城市的人口管理，为档案管理工作人员减轻工作负担，加强档案管理的信息化建设具有重要的意义[2]。

伴随着互联网技术的发展，一些信息化技术例如：“人工智能”、“物联网”、“5G技术”的发展进步[1]，给社会的发展注入了新鲜的活力，依靠信息化技术实时性、共享性、互动性的特点，可以促进档案管理工作更加科学，通过大数据信息传输技术将档案资料输送至云端，在档案馆的内部建立数据库，可以极大的方便管理人员对档案的查看和调取，另一方面随着软件工程行业的发展，开发各类的移动终端APP可以极大地提高工作人员的实时工作效率，还为用户和管理人员之间的沟通建立了信息平台，极大地方便了档案管理工作的进行。

2 特种设备档案管理现状

特种设备档案是记录特种设备生产参数、销售以及维修记录的重要文件，在目前的特种设备档案管理工程中主要存在着以下这些问题。

2.1 对设备档案的管理不完善

在设备档案的管理过程中，由于设备档案相比与其它人事类型的档案具有一定的特殊性，工作人员对档案的管理重视程度不够、缺乏对档案的及时整理和收录，档案的管理造成了很大的不便。

特种设备与普通的设备不同，其本身就具有一定的特殊性，设备的每一维修、调试对设备的整体运行效果都有着显著的影响。因此加强对设备运营参数的完整性记录具有重要的意义。档案管理人员的懈怠，不能对特种设备档案的及时补充和完善，造成很多维修和调试都缺乏完整的跟踪记录，给特种设备的后期维修管理造成了很多的麻烦[3]。对于一些压力容器以及高危设备，缺乏完善的设备保养以及维修记录，某种程度会给企业和个人的使用带来严重的安全隐患，针对这些现象应该制定相应的改善措施，完善特种设备档案管理的质量，提高特种设备的保护效率。

2.2 企业缺乏完善的设备档案管理体制

2.2.1 管理人员缺乏专业素养

在目前的设备档案管理工作中，档案管理人员的专业素养是影响档案管理的重要因素之一。目前大多数从事档案管理的人员都不是科班出身，有的设备档案管理人员甚至是身兼数职，这对档案管理工作是极其不利的，他们对设备档案缺乏专业的分类管理意识，导致很多设备档案的存放出现紊乱的现象，有的甚至出现档案遗失的现象，缺乏专业的设备档案管理意识，没有完善的设备档案管理体系，导致企业的设备档案管理工作陷入瘫痪的状态[4]。

2.2.2 档案管理任务增大

随着企业生产的特种设备数目增加，以及设备的实验调试记录任务的加大，工作人员的任务就大大增加，目前大多数档案管理机构都是采取的是纸质的记录方式，具有效率低、出错率高、涂改眼中风的特点，设备档案的真实性有待验证。另一方面企业的档案管理人员的交替以及工作任务的调整，导致许多设备档案出现流失问题严重，给设备的维修的保养带来了不便。

2.3 档案管理人员对档案信息化平台利用率低

在设备档案的管理建设的过程中，加强对档案的信息化建设不仅是时代的要求，也是提高设备档案管理人员工作效率的重要做法，在设备档案管理的过程中，档案信息化平台开发力度不足也是目前档案管理面临的问题之一，其主要体现在对设备档案的建设以及使用效率低，设备档案的管理缺乏完整的制度保障，另一方面在档案管理的过程中，缺乏对设备档案管理人员培养和宣传[5]，导致工作人员在日常工作中不能将信息化平台的优势发挥出来，缺乏对信息化平台的开发利用，这也是目前设备档案管理工作过程中出现的问题之一。

3 设备档案的信息化管理实施策略

在分析了目前特种设备档案管理过程中出现的不足之后，就应该制定相应的改善措施，优化目前的设备档案管理状况，借助信息化技术的优势，开展以智慧网络为主导的企业设备档案管理体制，保障企业的档案管理效率。

3.1 依托互联网技术的优势加强档案的管理分类管理

信息化时代的来临给时代注入了新的活力，加强对企业的信息化建设具有重要的意义。在目前的档案管理事业中，也应积极的引进互联网档案管理平台，通过将互联网技术与计算机技术的检核打造智能化设备档案管理系统。

3.1.1 加强设备档案分类管理效率

在设备的档案管理过程中，还应加强对设备档案的分类管理工作，对不同的设备建立专项的设备档案类别，提高档案查看和整理的效率。在档案的数据整理方面，企业可以利用计算机技术加强对档案的备份以及上传工作，在企业的内部建立档案管理的数据库，通过网络技术将设备的档案进行上传数据库处理，保障设备档案的完整性存放。在企业的内部开发相应的设备档案管理软件，并采取在设备上印制二维码、条形码等形式，对每一个设备进行区分，企业的员工借助手持设备对设备进行扫码，就能及时查阅设备相关的档案，极大地促进企业工作人员对档案的分类管理工作。

3.1.2 打造智能化设备档案管理平台

利用信息化技术的便利，打造智能化特种设备管理平台，将设备的生产、销售、保养连成一起，构建大型的智能化设备管理服务平台。实施设备档案终身制的措施，对设备的每一次调试、维修、保养进行详细地记录，加强档案管理信息的监管力度，保障设备档案的完整性，提高设备档案的真实性，为企业的后续生产提供宝贵的实践参数。企业通过给每个部门专属的信息平台管理权限，各个部门相互监督的措施，提高对设备档案的智能化监督的效果，保障信息化设备档案平台的高效性和真实性。

3.1.3 加强设备档案管理平台与企业部门的联系

信息化技术有着良好的实时性、公开性、互动性等特点，随着5G技术、人工智能技术、以及物联网技术的发展，信息化技术的数据分析能力不断提高，利用“大数据”技术企业可以实现对市场预测、市场分析的效果，为企业的生产规划提供重要的参考，因此特种设备信息管理平台也应朝着这方面改进，依托信息化技术的便利，提高设备档案的利用率，对设备档案中统计的数据，进行智能分析，从数据的分析结果制定科学的企业发展规划方案，结合各方面的资源为企业的发展提供帮助，达到促进企业的生产的目的。例如企业可以加强对设备档案中设备的销售情况，酌情投放和生产设备数量，保证企业资金链的流畅，将空余的资金用于企业的其它部门的建设，将企业的利益最大化，为企业的发展做保障。

3.1.4 提高信息化平台防火墙水平

在信息化时代背景下的设备档案管理服务与创新，离不开对互联网市场的监管和整改，加强对互联网设施和互联网信息安全的监管力度，建立绿色健康的互联网环境，促进互联网的纯净化是当代互联网监管部门的重要职责。在将信息化技术与设备档案管理工作融合在一起的过程中，也应加强对互联网安全的保障工作，这就要求设备档案管理部门应该建立专业的互联网信息安全的团队，建立完善的互联网信息安全防火墙，实时保护设备档案管理系统的安全，另一方面设备档案管理部门还应做好对信息化平台的日常维护和信息安全监视，时刻保障档案信息的安全，国家的网络部门和信息技术检测部门，也应加强对网络安全的监管力度，加强对网络信息平台的维护，对一些敏感操作应该及时的拦截，为保护设备档案的安全提供强大的技术保障。

针对企业档案信息化建设存在缺乏完善的计划、以及开发力度不足的问题，企业应该增加相应的技术性人才，提供相应的软件开发、信息化建设的人才，加强企业档案管理信息化设备的防火墙建设，提高企业档案信息安全保护等级，保障设备档案信息化平台的建设，提高企业档案管理人员的信息化水平，根据企业的实际工作需要，开发符合企业生产特点的智能化档案管理平台。

3.2 提高企业档案管理人员的信息化水平

针对企业设备档案管理人员学科素养不高的问题，企业应该完善设备档案管理人员的用人效率，建设完善的档案管理人才体系，保障企业的档案管理状况。这就要求企业应加强对档案管理人员的学科素养的考核，录用专业的设备档案管理人才，加强人才的培养以及教育工作，定期举办设备档案管理常识培训班，增强企业人员的档案管理知识和信息化技术水平，为企业组建一支专业知识过硬、实践技术强的高水平应用型人才，为企业的发展助力。