新形势下医院数码照片档案管理工作探讨

2021-04-14韩兴发

卷宗 2021年4期

韩兴发叶茂

（重庆市中医院，重庆 400018）

在医院档案管理中数码照归档管理是至关重要的。数码照片以成像快、查阅快、传输快、处理快，容易存储，不冲洗等显著优势，深受医院重视，并将数码照片广泛运用到教学、临床、科研等工作中。受多种因素的掣肘，当前《照片档案管理规范》尚未涉及数码照片的管理，导致医院数码照片档案管理面临着诸多弊端，阻碍了数码照片档案管理工作的井然有序的开展，亟待医院统筹谋划、整体设计，加强数码照片档案管理。

1 医院数码照片档案管理的重要性

毋庸置疑，照片档案的运用较为广泛，在社会组织、国家机构的等举行活动期间，都会依托照相机将活动情节或是场景变成静态的图像，为活动做留念，因此，其具有一定的保存价值。在传统档案管理中，照片档案主要以感光材料为主。随着信息技术的日益更迭，数码照片档案主要是通过数码影像机、数码照相机以及智能手机形成照片档案，在照片档案中数码照片档案所占比例日益加大。在数码照片档案中人物留影、实际场景，具有较强的真实性，加之照片可以多次加印，数码照片一方面可以促进医院档案资料的丰富，另一方面还可满足医院的需求，为医院相关工作有条不紊地开展提供查阅。

2 当前医院数码档案管理存在的问题

1）数码照片档案归档意识淡薄。医院数码照片档案与文字档案相比较，医院档案管理工作中经常忽视数码照片档案归档问题。主要是因为部分档案管理人员缺乏归档意识，不知道如何科学规范归档，导致大量照片档案的流失[1]。对于现代医院而言，拍照这项工作要渗透到每个科室中，记录医院各项管理活动，提升档案资料的完整性和科学性，因此，医院要通过多措并举，深化档案管理人员的数码照片档案归档意识，引导他们切实做好数码档案归档工作。

2）缺乏完善的数码档案管理制度。“制度是行为规范的准绳。”受多种因素的因素，虽然部分医院立足于实际，构建了数码照片档案管理制度，但是制度无法落到实处。追本溯源，医院数码照片档案管理缺乏统一标准，缺乏科学有效地参照搜集制度，加之拍摄人员不是固定的，人人都可以用高像素手机和数码相机进行拍摄，大大地加剧了照片收集的难度性[2]。在制度中尚未明确规定哪些活动需求归档，哪些不需要归档的，导致医院诸多重要活动照片无法完整地保存，在需要照片的时候再去收集照片，才发现照片发现已经被删除了，加大了数码照片档案管理的难度，出现了混乱了管理局面。

3）数码档案归档整理难度大。由于医院的特殊性，所产生的数码照片繁多，部分照片清晰度不足，存在严重的重复现象，导致工作人员需要花费大量的时间来筛选，增加了数码照片整理难度，也加剧了工作人员的工作压力。另外，由于当前很多医院都缺乏统一性、规范性的整理办法，工作人员只能根据自己经验或是认知分门别类地整理照片，不进行文字的说明，所整理出来的照片档案不尽如人意。

4）数码照片存在安全隐患。随着信息技术的不断完善普及，被运用到医院数码照片档案管理中，在提升管理质效的同时也暴露出来信息技术方面的问题，特别是计算机病毒问题，一旦遭受病毒侵害，就容易损毁数码照片，不法分子或是黑客盗走或是破坏照片，产生不良影响。加之存储设备的故障、拍摄者的误操作或者电脑的升级换代等，都对数码照片的安全性造成了极大的威胁，因此亟待加强数码照片档案安全管理[3]。

3 新形势下提升医院数码档案管理质效的策略

1）正本清源转变认识，加强照片归档意识。“意识是行为的先导。”在新形势下为做好数码照片归档意识，医院领导者要打破墨守成规的思想，从思想上正本清源，认识到做好数码照片档案收集归档工作的重要性。首先，医院要引导员工认识到做好数码照片档案管理的重要性，依托医院网站、公众号、微信群等载体加强数码照片档案管理宣传工作，提升其全体人员的归档意识，营造良好管理氛围。其次由于数码照片档案与传统纸质档案收集、归档要求有很大差异，拍摄者又大多不是各个部门的兼职档案员，因此还要对医院全体员工进行有关数码照片档案知识的培训，让他们知晓归档照片对文件格式、影像尺寸、分辨率等的要求，为医院数码档案管理工作的有序开展奠定良好基础。

2）构建完善管理制度，夯实工作有序开展。“无规则不成方圆。”医院要参照新修订档案法等法律法规，立足于自身实际情况，对现有数码照片档案管理制度进行完善，依托制度，进行集中管理，确保数码照片档案工作井然有序的开展。针对当前医院数码照片档案分散管理模式，医院可以参考《照片档案管理规范》、《电子文件归档与管理规范》等构建适合医院实际，且具有可行性的管理方式，同时医院还可以专门设立一个管理岗位，选择专业人才负责这项工作，并依托制度，定期进行归档、立卷、检查、审核等工作，从而在医院内部形成良好的管理秩序，确保医院数码档案管理工作的井然有序开展。

3）改变档案管理方法，规范整理照片档案。为提高医院数码照片整理规范质量，医院要革故鼎新，改变传统收集方式，通过多措并举，探索档案管理方式，提升照片档案收集、整理质量，比如，档案管理人员可以定期到医院各个部门收集数码照片，特别要重点关注数码照片产生较多的科室，规避照片流失或是失管现象的发生。对于档案管理人员来说，还要了解各个部门的情况，第一时间发现并获取具有价值意义的数码照片[4]。针对部分重要资料，档案管理人员要打破传统整理方式，采取针对性措施，更新、调整、整理信息，从而有效收集照片档案信息。针对部分了解或是掌握的大型活动和学术会议，为规避档案的遗漏和丢失要进行跟踪式的整理、收集。通过多元化的手段，从整体上促进数码照片管理归档质量的提升。档案管理人员在照片归档前，要挖掘数码照片的价值，并在照片上配上相关标号和数据证明，防止照片重复归档。

4）加强照片安全管理，确保档案信息安全。为确保数码照片档案管理的安全性，医院要借助先进的信息安全技术，对一些重要照片信息进行加密处理，或是按照权限使用档案信息，避免重要照片信息的泄露。另外为了防止数码照片的丢失或遭受破坏，医院还投入人力物力，做好档案信息系统的异地备份，配置专用的档案消磁柜，保管光盘存储介质、磁盘、电子相册等。