浅谈新《档案法》修订后办公室档案管理工作的创新应用

李欣然

（上海市城市建设档案馆，上海 200336）

2020年6月20 日，第十三届全国人民代表大会常务委员会第十九次会议表决通过新修订的《中华人民共和国档案法》（以下简称“新《档案法》”），这是新时代我国档案法制建设的一大成果。新《档案法》有诸多特点和亮点，具有很大的进步意义。与此同时，新形势下我国企事业单位的办公环境也产生了新的变革，使得办公室档案管理工作既面临着新的机遇，也要迎接新的挑战。

1 新形势下制约办公室档案管理水平提升的主要问题

1.1 对档案管理工作的重视程度不够

目前来看，虽然企事业单位已经开始认识到加强档案管理工作的重要性，然而重视和投入程度还相对较低。在大多数观念中，办公室档案管理工作虽然必不可少，但也只是常规工作，既无法带来实际效益，对提升单位社会形象也没有太大的帮助。受这种传统思想的影响，企事业单位对于办公室的档案管理工作在投入软硬件设施和分配人力资源时，常常放在比较次要的位置予以考虑，使得档案管理工作质量不尽如人意。

1.2 档案管理制度建设不够完善

随着新形势下各级单位转型发展进程的不断加快，对加强内部管理水平和精细化管理的要求也越来越高，与时俱进、完善健全的制度机制是开展各项工作的根本保障，也是夯实档案管理基础、助力档案工作创新升级的重要抓手。新《档案法》中强调建章立制，明确提出档案治理体系和治理能力是单位治理体系和治理能力的重要支撑和保障，但仍有部分单位还未制定出科学合理的档案管理工作制度，这也是导致办公室档案管理工作规范性不强的一项主要原因。举例来说，有些单位对于内部各部门应当将哪些资料整理归档，在归档时如何编目、如何装订，以及提交电子档案时需要使用什么样的文本格式，档案资料归档整理的期限是多久都没有以制度形式确定下来，导致了办公室档案管理工作长期处于不规范的状态。

1.3 档案管理工作者的专业技能素养还需加强

众所周知，办公室档案管理工作相对于其他岗位而言较为枯燥乏味，很多年轻同志不愿意从事这项工作。所以大部分企事业单位都将这项工作交给了年龄结构偏大、专业技术相对欠缺的职工负责，而这些档案工作者对于现代信息技术的掌握与应用水平也不高。目前很多档案管理工作者虽然在岗时间较长，但是工作方法较为陈旧，缺乏创新意识和工作积极性，因此难以高质量地完成本职工作。

1.4 档案管理信息化建设水平偏低

现阶段很多企事业单位的档案仍是以纸质为主，信息化管理水平较低。纸质档案在分类和保管过程中，不仅耗时耗力，也无法保障管理质量。而在相关经费欠缺、各级重视力度不够的情况下，档案管理人员即使提出了档案管理信息化建设的建议，也经常得不到采纳，档案管理仍需依赖于人工操作，致使管理工作质量长期得不到提升。

2 新形势下办公室档案管理工作创新建议

2.1 进一步提高对档案管理工作的重视程度

档案是单位发展经验的总结与记录，是企事业单位文化的沉淀与宣扬，也是进一步推动单位发展提升的前提条件之一。作为档案工作者，要高度重视档案管理工作，摒弃落后观念，创新管理思想，认清新形势下办公室档案管理在单位发展过程中所起的重要作用。只有加强领导，加大投入，以先进的档案管理思想为指引，把档案管理工作列到单位整体发展规划当中，理顺体制机制，在人才、技术和基础设施配备等方面向档案管理工作适度倾斜，才能形成有利于档案工作良性发展的管理格局。

2.2 建立健全档案管理工作机制

新《档案法》第十二条首次提出“建立档案工作责任制”，并新增第六章“监督检查”、拓展第七章“法律责任”，这既是对制度的强化，又是对制度的创新。单位档案管理工作也应该通过创新档案管理工作制度，明确人员分工，界定各档案管理相关人员的职责。档案形成之后，不管是保管还是应用，均应通过制度设计做到责任到人，通过制度明确归档内容、归档方式、保密解密、借阅管理等相关内容。唯有坚持依法依规治档，把档案管理工作纳入法治轨道，才能不断完善档案制度体系，提高档案管理水平。

2.3 积极创新档案管理专业人才队伍培养

加强档案管理人才团队建设，提升档案管理工作者的业务素质水平、职业道德修养是确保档案管理工作规范、高效发展的必然要求。针对现阶段办公室档案管理工作者新知识新技能较为薄弱的情况，各单位更应该着力创新人才培养机制，积极倡导档案工作者树立终身学习的理念。一方面可以通过开展多层次、多形式的业务培训和继续教育，有重点、有方向地培养和造就一批掌握档案现代化管理知识，适应新形势下档案工作发展需要的高素质复合型人才；另一方面还要注重培养档案管理工作人员的创新意识，让他们自发主动地去学习和领会先进管理经验，创新工作方法，提升工作效率。总之要通过多种方式提升档案管理工作者的素质水平，鼓励青年职工和技术骨干投身新形势下的档案管理事业，为他们创造更加良好的工作环境，为办公室档案管理工作的良性开展提供有力的人才支持。

2.4 不断深化档案管理工作信息化水平

相比现行《档案法》，新修订的《档案法》增设“档案信息化建设”章节，旨在加强档案信息化建设，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用。信息技术的引入，无疑会带动办公室档案管理工作效率与质量的显著提升，鉴于现阶段大部分单位办公室档案信息化管理水平较低的现状，更需要积极创新档案信息化管理工作。具体而言，要在做好调研考察的基础上，不断完善档案信息化管理的软硬件设施，拿出必要的资金引入先进的档案管理信息化系统，在保证档案管理由纸质档案管理向电子档案管理的平稳过渡的基础上，有效提高办公室档案管理信息化效率。此外，也可以积极借助新媒体平台优势，借助微信公众号、单位网站、微信、微博等方式做好与档案信息化建设相关工作的宣传，使广大职工能够深入了解档案信息化建设的意义与作用，以此推进档案信息化管理工作有序开展。

3 结束语

档案作为单位各项业务工作和各方面管理情况的真实记录，是促进事业科学发展、维护单位根本利益的重要依据。修订后的《档案法》对于提升档案管理水平，推动档案信息化发展具有重要指导意义。虽然现阶段各单位对档案管理重要性的认识和管理水平均已有所提升，但实践中依然存在着一些问题与弊端。新形势下的办公室档案管理是一项系统性工作，作为档案管理工作者，必须审时度势、积极创新，不断改进工作理念与方法，才能促使办公室档案管理工作良性开展，有效提高档案管理水平。