加强玻璃幕墙工程档案的收集工作的对策探析

2021-04-14文生燕

卷宗 2021年4期

文生燕

（中国航发商用航空发动机有限责任公司，上海 200241）

玻璃幕墙此类工程的档案收集效率、档案收集质量与工程施工息息相关，工程档案的收集是否齐全、是否完成、是否精确、是否完善决定的工程是否可以保质保量地完成工程项目。工程收集档案应该包括维修文件、扩建文件、重建文件以及改造文件，而这些文件分别来自不同的部门，具有分散性。因此，档案收集工作具有一定的难度，为保证工程质量与工程进度，提升工程档案的管理工作效率势在必行。

1 提升档案的宣传力度，优化档案收集工作

为起到提升工程档案收集效率的效果，档案管理人员应该着力提升档案收集宣传力度，积极的开展档案收集的优化工作，这样才可以保证工程档案收集工作有条不紊的进行下去。首先，档案管理人员可以通过宣传《档案法实施措施》与《档案法》着手工作，提升全体员工的法律观念与档案意识。为了提升宣传力度，档案管理人员可以通过采用定期的工程板报与不定期的宣传培训的方式开展宣传工作。宣传主题应该以贯穿《档案法实施措施》与《档案法》为主，通过向设计人员、施工人员、材料人员以及工程管理人员宣讲相关管理条例与法律条例的方式，提升全体参建人员的法制观念、提升档案意识[1]。除此之外，从事档案收集工作的人员还需要积极关注、密切关注公司的最新动向，为相关人员提供必要的档案与信息支持。主动向技术人员与公司理当精准的提供他们所需的档案资料，为相关技术人员与公司领导提供档案依据，为玻璃幕墙工程的顺利开展提供必要助力与基础保障。下面进行举例说明：某公司承继了一批造价在150万左右的幕墙工程，要求企业的设计人员在三天内赶制设计图纸，由于时间极为紧迫，如果需要重新进行设计，是根本无法做到的，这时工程档案收集的工作就起到重要的作用，最终档案人员向设计人员提供北海工程的设计图纸，设计人员不负众望，通过套用北海的设计图纸最终高质高效完成设计任务，这样在工程档案的帮助下，不仅完美地完成了设计任务，而且使设计周期缩短了一天，为合作赢得了宝贵的时间[2]。

2 借助网络信息技术，建立完善的档案制度

档案管理人员应该以《档案法》等法律制度、法律条例为重要依据，吸取以往档案管理工作中的问题与教训，结合公司与目前行业的实际情况，构建完善的档案管理制度与网络档案库，通过信息化技术指导、检查以及监督保障工程档案制度的形成与收集工作的顺利开展。因此，为保证工程档案的精准性、齐全性以及档案及时归档，是工程可以顺利的通过验收工作，企业应该明确材料部门、设计部门、车技部门、营销部门、项目部门的工程档案收集范围与收集要求，并且以纸质说明下发，确保工程档案收集可以顺利开展，在开展收集工作时有章可循。除此之外，企业还需要求设计部门、材料部门、车间部门、营销部门、项目部门都设立档案收集的岗位，选取有档案相关管理经验或者擅长使用信息技术的人才作为档案管理人员。建立优质的网络档案管理库，并且在制度中明确各个部门档案管理人员的具体职责，将此项工作与员工的绩效考核建立联系，规范相关人员的行为，使工程档案收集工作可以落到实处，通过完善的制度与网络数据保证收集工作的顺利开展[3]。

3 主动做好档案收集工作，积极做好档案管理工作

玻璃幕墙施工周期会比普通铝门窗的工程周期略长，工程周期成阶段性紧张，这就需要档案管理人员要发挥收集工作的自主性，不能坐以待毙，应该积极出击，力求档案收集工作的精准性与完整性。为此档案管理人员应该与其他部门展开沟通与接触，吉首了解到工程项目的进度与任务下达情况，并且对工程文件的积累与形成在归档之前进行审核，在检查是对文件内容与资料教职进行鉴别与核实，及其发现文件与资料中的错误信息并且及时更正，力求收集到的档案的符合完整、系统、严谨、精准的归档原则。为保证资料内容与文件内容的归档质量与归档效率，档案管理人员要严查每个工程的重要环节，不同类型的文件不仅咋归档形式上有所不同，而且在归档时间上也应该有具体安排。档案管理人员一方面按照归档制度检查材料部门、设计部门、车技部门、营销部门、项目部门提交的文件与资料，另一方面主要不定期到各个部门进行抽查与随时收集，做到随时收集、集中收集、定期收集相结合，使档案收集工作与工程进步同步进行、同步完成。以此确保档案收集、文件归档工作的成套性与真实性。需要注意的是，只有提升了思想上的认识，配合制度的要求、明确各岗位职责、详细的工作安排、建立考核机制，才可以显著解决工程档案收集中的各种难题，是工程档案质量与效率可以充分得到保障。

4 建立特种工程档案，录入互联网系统

工程档案收集可以通过对企业各个部门的实地考察，了解到各个部门的特殊文件去向，针对这部门特殊的文件与资料，档案管理人员需要建立独立的特殊档案筛选制度与要求，并且经特殊档案单独存放，避免出现特殊档案与其他工程档案混淆的时间发生。从某种程度而言，特殊文件应该更加接近于重点文件，但是又不完全属于重点文件的范畴。在特殊档案中应该有更为细致的区分，方便对特殊档案进行查阅。首先在进行特殊文件归档时应该根据文件的来源部门、发生时间、重要程度、发生概率进行区分，这样可以通过同类归档的方式进行细致的归档。为提升特殊档案的管理效率，文件管理人员可以将文档的大致内容进行标注，并且对标注的档案填写编号，在入档时根据编号的大小进行排序，这样在后期进行特殊文件或者特殊资料查询时就可以对号入座。快速查找到所需的文件与资料。除此之外，为提升档案查找的效率，档案管理人员还可将文件入到计算机档案管理系统中，这样虽然在录入时会花费较多时间，提升工作量，但是计算机数据具有快速查询、关键词搜索等功能，可以为查询特殊软件提供更多便利，是一种更加快捷、更加优质的档案管理模式。不仅如此，计算机设备在联网状态时可以具备大数据推荐、关键词搜索，在工程档案不充足时，可以在网络中找出与工程项目类似的资源进行参照。