论如何提高城建档案馆的档案管理工作水平

2021-04-14杨海生

卷宗 2021年4期

杨海生

（海伦市档案馆，黑龙江海伦 152300）

在一项工程进行建设的过程当中，各层级各部门都免不了要进行各种各样的文档撰写和汇报。这些文档包含但并不限于前期的批文，施工过程中的详细记录，竣工以后所需的验收资料，以及相关的维修保养记录等等。这些文档的内容，可以非常全面地展示这项工程在建设过程中的具体情况，并且对工程质量的评判，以及在工程完成后所需要进行的管理和修护工作，都提供了非常高的价值。

1 进入档案馆工作前接受正规的业务培训

对于档案来说，非常重要的一个工作就是要建设档案，而这一部分也是整个档案馆馆藏的一大主体。档案有着比较重要的利用价值，因此，如何管理好档案，主要可以从以下四个方面做起。

1.1 设定一致的档案管理系统

如果想要保证档案具有一定的完整性，规范性，就要实行对档案的几种管理工作设定一致的档案管理系统。在许多管理部门中，主要管理档案情报工作的任务都是由部门部长完成的，每个项目部都需要专业的指导人员，来指导管理档案业务的全过程。在档案管理的过程中，需要制定统一的档案管理制度，保障档案的齐全性和完整性，每一个项目部都需要有专门的技术人员来承担档案员的工作，最终形成一套完整的档案管理网络。与此同时，相关人员还要进一步完善相关的制度，建立责任制工作制度，努力做到权责分明，每一层都严格把关。对于档案管理的每一个阶段的工作来说，每一个部门都要尽量从组织角度，尽最大努力保证文件材料不会出现遗漏或丢失的现象，让这项工作真正达到更加标准，系统规范的程度[1]。

1.2 改变固有思想，进行先进管理

作为档案管理的工作人员，第一个要改变的就是自己固有的传统思想理念，制定一套科学合理的措施，对档案管理工作实现先进管理。从现有的情况看，这项工作是比较复杂的，从项目申报到工程收尾阶段，所包含的环节和内容都比较冗杂。所以，这些工作在以书面文件形式呈现出来时，通常情况下涉及的领域都会比较广，且内容比较繁多，而在此过程中，所包含的相关部门和工作人员的数量也很多，需要经历一段很长的时间，如果其中有人在某一个环节中疏漏，就会造成极其严重的问题。想要收集这资料，主要有以下几种方式。

第一种是追踪收集，这种收集方式主要比较适合那些工作周期比较短，档案成文形成时间比较快的工作。对于管理档案工作的工作人员来说，他们需要做的是积极主动地到现场去询问一些工作的具体进度情况，并且及时将信息了解清楚，并对相关的部门进行指导，督促他们更加专业地去收集档案相关资料。利用这种方式收集资料，通常情况下速度会比较快，且收集的资料比较完整，质量也比较好，但是缺点是要花费较多的人力物力。

第二种方式是分阶段进行收集。这种收集方式，通常情况下，是那些需要花费较长工作周期的工作所采用的。对于一些工期较长、需要跨年度才可以完成的工作来说，始终要和二级场的档案员以及相关工作部门进行联系，并对现下情况进行了解，倘若出现了工作完成日期可能超出截止日期的现象，要尽快加强催收的力度，尽量避免出现档案有关的材料出现丢失的现象，如此而来，才能够保障档案的连续性不受到破坏。

第三种是强制性收集。有的商户会拒绝上交档案。因此针对这一情况，为了能够保障收集档案的工作具有一定的效果，通常采用强制性收集的方式，具体的做法就是收取档案资料的押金。在一项工作准备开始时，需要和施工单位签署相关的合同，提取工程档案中10%的资金作为保证金。在工程完工以后，施工单位就必须将详细，真实的档案资料交给档案的相关部门，才能够收回自己之前所交的保证金[2]。

2 加强进入档案馆把守的力度

首先，档案馆要介入现场进行业务指导，在工程刚刚开工的时候，便是最好的时间。通常情况下，当工作正式开始以后，就意味着这项工作开始进入了正式阶段，而在前期准备的时候，大部分工作都是由工作实施单位来完成的，因此最终形成的文件资料许多都是在对方资料库中进行存储的。而档案馆的任务就是要及时地介入到工作中，做好检查和指导的工作。一方面，档案馆需要检查前期文件，另一方面，需要检查前期的文件材料是否具有一定的完整性，并将文件材料进行整理。如果发现有材料缺失，要及时进行记录，并找到材料出现处于缺失或损害的原因，追究当事人责任。倘若有人自作主张，将手续简化，不按制度规定进行审批，那么就要及时监督对方将漏掉的审批手续进行补充办理[3]。

在工作完成以后进行验收的时候，如果想要达到真正合格的标准，不仅要求工作质量是合格的，档案材料也需要合格，档案需要有一定的完整性，规范性和准确性。只有在档案合格之后，档案馆才可以对工作进行验收，如果合格了才可以发合格证明，不合格则不能进行验收。因此，当工作结束后，相关的单位要申请档案馆介入，验收工作的档案是否合格完整，通常情况下，这个时间在工作结束的前半个月或一个月开始，尽量在十个工作日以内完成[4]。

最后一个环节就是接收进馆环节。将工作档案接收进馆，是档案馆需要完成的一项十分基础的工作。在档案进行报送的过程中，有两条标准需要满足。一是要在规定的时间内完成，也就是在验收后的三个月内，这个时间是固定的。因此，相关部门之间一定要取得联系。第二点就是要在规定的档案内容数量和质量的标准内完成。工作单位要参照一定的制度标准，将档案的内容发布并移交，档案的质量和数量要和验收标准是一模一样的[5]。