环保档案的利用效益与管理

梁翠萍

（肇庆市鼎湖生态环境监测站，广东 肇庆 526070）

我国于2016年通过了《环境保护档案管理办法》（第43号），其中指出了环境保护档案的来源、具体组成以及具有的重要意义。该办法下发之后各地环境保护部门积极地整理本部门档案，将档案按照文书、音像、科技、会计、人事、基建等分别立卷、归卷。其使得环保档案利用水平提升，对于我国环保事业健康发展产生了积极影响。

1 环保档案特点

第一，环保档案来源。主要是环保部门及其派出机构、直属单位在具体的环保工作当中形成的各类对我国环保事业有积极作用的技术资料、国家以及地方政策、监测数据、检测数据、财政数据、基建工程图纸、人事安排等纸质、数字资料。随着环保工作影响范围扩大，现如今农业、林业、牧业、渔业等有关部门都会有对应的环保档案诞生。将这些部门形成的档案融入到环保档案管理工作范畴之内，是需要进行论证的。笔者认为从大环保角度考虑，这些部门档案资料有必要定期汇总到环境保护部门的档案管理工作当中，经过档案挖掘以后，能够为社会有关生产提供数据指导。第二，环保档案功能。该类档案具有永久保存性，其对于地区乃至于国家的环保工作具有信息存储以及数据供给功能，利于决策层形成正确决策。在信息社会之下，影响环境保护决策的因素越来越多，决策层只能依靠大量的环保档案来寻找环保工作的规律性、自然气候的特点、污染呈现的波动规律等来制定合理的治理策略，以确保环境保护工作高效性、投入上的低成本性。例如对某企业的污染排放数据进行持续监测，可以为相应的环保措施以及司法提供参考[1]。第三，环保档案关乎到了全社会利益。这是因为一地一国所处的环境是一样的，环保档案的搜集、立卷、归卷、调卷等无一不关乎大众利益。大环保时代来临，社会各界对环保档案完整性更为关心，因为其决定了后续的利用，关乎到了环境 改善。

2 环保档案利用效益影响因素

第一，档案分类少，影响精准搜索。现阶段环保档案主要有10类档案，即：环境管理、环境监测、污染源调查与环境污染及其防治、自然保护、环境科学研究、工程建设、宣传教育、外事、设备仪器、综合。这其中缺少当地工业分布、环保与健康有关的类别。而且随着时代发展，会有越来越多新的环保事务出现，显然10类还不足以满足需求者精准搜索需求。

第二，档案一体化管理水平差。一体化管理指的是从档案形成、档案收集、立卷、归卷、调卷、利用、更新等做到环环相扣，需要档案管理部门建立OA系统，确保前端控制充分对接各部门，使得各类资料、各类数据、各类图表、各类音像资料等都及时地汇总到档案管理部门，并获得科学分类，实现安全管理。目前各级环保部门档案数字化管理系统水平低，缺少专业的管理人才，导致档案一体化管理尚未成型。不同环保部门间还不能形成大规模档案流通机制，使得档案利用效率不足[2]。

第三，档案管理工作缺乏监督。按照国家有关规定，环保档案管理工作受档案行政管理部门以及上级环境保护主管部门管理监督。但档案的搜集工作涉及领域宽泛，这一环节缺乏有效监督，而这一环关乎到档案完整性，对于档案利用有着直接影响。另外环保档案管理工作的民主监督比较薄弱，如何构建民主监督系统成为各级环保单位档案管理部门需要思考的问题。

3 环保档案的科学管理策略

第一，细化档案分类，确保精准搜索。首先，要对环保档案分类展开细致研究，要力求从环保部门及其派出机构、直属单位环保工作形成的具体档案都能够进入到10类档案之内。而将农业、工业、旅游业、牧业、林业、渔业等有关部门形成的环保档案以及资料都归入相应的分类之内。如此可以实现专业部门档案、社会部门档案的综合性，利于档案使用者筛选利用。其次，在档案立卷当中要清晰地标注卷标，将档案类型、档案号、案卷题名等一一罗列清晰，并将档案卷标录入档案数字管理系统之内，要确保实体档案和数字档案对应，输入相应档案号便可以精准地搜索到档案，或者能够直接到档案柜找到档案，如此做到精准搜索避免搜索无果而影响利用。再次，需要保证档案柜管理系统化，避免内部档案混乱摆放，要做到整齐、整洁[3]。

第二，推进环保档案一体化管理进程。首先，建立环保档案一体化管理制度。从组织架构上实现专人负责、专人管理，做到档案的及时收集、立卷、归卷、调卷，建立科学索引。这其中需要经常性学习国家档案管理局下发的各类文件，要积极地掌握相应的精神，确保档案管理工作的合法性、合理性。其次，在软硬件和设备上实现OA办公体系，要形成前端控制，可以灵活接受其他部门形成的各类信息和数据[4]。再次，需要对重要文件建立统一的格式、统一关键术语，避免内容不标准导致的歧义。然后，要建立档案利用机制，即要对所有档案进行深度开发，然后能够对本单位或者其他单位的环保工作给出指导和参考，并能够对档案价值进行评价。并根据评价结果将档案重要程度展开分级管理。同时对利用主体展开分析，进行数据提炼展开总结，评价利用主体利用效率，能够使得档案利用管理更加精准。

第三，建立环保档案管理监督机制。首先，要积极理解国家精神，做好自上而下的行政监督，发挥出档案行政管理部门、上级环保部门的监督功能。以定期汇报的形式，要求下级环保部门将具体环保工作进行汇报，这样可以使得档案行政管理部门、上级环保部门以具体工作来分析档案生成规律，按照汇报明细来检查其档案管理情况，避免了以往档案收集阶段缺乏监督的短板。其次，因为环保档案和社会大众利益密切，故此尊重大众知情权、参与权以及档案利用权是非常必要的，要切实地从社会各界抽出思想先进者来构成基层民主监督体系，确保社会大众能够动态了解环保档案的生成、分类、利用情况。笔者认为在不危害社会安全、国家建设的前提下，有必要公开环保档案。这样的方式才能使得更多人进入民主监督体系内，对档案管理形成监督。

4 总结

总而言之，提升环保档案利用效益必须要从档案的综合管理入手，首先建立详细的档案分类以及对应的立卷、归卷、调卷流程细则，其次构建环保档案一体化管理模式，使得环保档案从收集、归档、利用三个环节做到标准化，发挥档案的指导、参考功能；再次便是建立档案管理工作的监督机制，确保档案工作合理、合法开展，使得社会生产等导致的环保数据都能及时进入档案部门，为大环保时代的环保工作夯实基础。