新形势下基层财政档案管理存在的问题与解决措施

孙 丹

（丹东市元宝区招商财政审计事务服务中心，辽宁 丹东 118000）

财政部门在社会公共服务事业中发挥着积极的作用，档案管理属于财政部门的基础工作之一，对财政部门的深入建设与规范化管理有着积极的推动作用。伴随社会的发展，档案数量日益增多，档案管理专业性更强，对档案管理人员的业务素养提出了更高的要求。然而现实是基层财政部门由于相关软硬件条件的制约导致档案管理不够规范，存在诸多问题。为此，如何提高财政档案管理质量成为基层财政部门亟待解决的问题。

1 档案管理在财政部门中的重要意义

对于任何单位来说档案管理工作都是非常重要的，通过保存单位发展中的各种重要信息，记录下单位发展进程，对单位未来发展提供指导依据。财政档案管理属于档案管理中的一个重要组成内容，主要是记录财政收入、支出等真实信息以及财政部门发展中的重要数据，为其他部门工作的展开提供有效资料[1]。可见，这项工作在财政部门日常管理中占有重要的地位。通过档案管理规范化建设，提高管理效率，可以减少相关风险发生概率，为财政部门的有序发展奠定好 基础。

2 当前基层财政部门档案管理存在的问题分析

1）缺乏足够的重视。档案资料是记录财政部门发展历史的重要载体，为财政部门今后的发展提供有效的指导与信息支撑，从而使财政部门各项工作有序展开。目前，不少财政部门工作人员对档案管理认识不足，将其简单等同于对资料的抄抄写写，对资料保管好即可，未意识到这项工作对单位发展的重要影响。部分领导未意识到档案管理工作能够为单位自身开展监督与检查工作提供合理的理论依据，也未看到其真正的价值。还有部分领导虽然意识到这项工作的价值所在，但没有将其放在重要的地位。因此，基层财政部门对档案管理缺乏足够的重视度。

2）缺乏高素质的档案管理人员。传统档案管理只停留在对档案资料的收集、整理与保管，工作内容比较简单。因此，基层财政部门大多会将年龄较大的职工安排在档案管理岗位，聘请人员也大多不是专业出身。目前，财政档案队伍年龄结构老化、文化水平不高、专业能力不强问题较为严重，极大制约了档案管理水平的提升[2]。特别是随着电子档案的普及，部分档案人员对信息技术不熟悉，也制约了档案信息化水平的提高

3）档案管理制度有待完善。基层财政部门一般存在“重实际工作，轻档案管理”的观念，对档案管理重视不足，制度建设也跟不上，导致制度不完善、滞后，未能充分发挥出制度的约束作用。随着信息技术的发展，电子档案数量日益增多，而不少基层财政部门仍沿用传统的档案管理制度，不能对电子档案进行有效管理，难以满足新形势下的发展需要。

4）档案管理信息化水平不高。近年来国内发展迅速，信息技术在各行各业发挥出积极的作用，融入到我们的工作、生活中的各个领域。不少企事业单位都陆续引入了办公自动化系统，配备信息管理设备，实现档案管理的信息化。然而从国内财政部门档案管理现状来看，一些基层财政部门仍采用的是纸质档案管理模式，有的正处于纸质档案与电子档案过渡期。另有部分财政部门虽然看到了信息技术的优势，但选取档案管理软件较为随意，导致软件通用性较差，数据信息共享性不足，经常存在数据丢失问题。这在一定程度上反而加大了工作人员的工作量。

3 新形势提高基层财政部门档案管理水平的对策

1）充分重视，加强组织领导。要想做好财政档案管理工作，离不开单位内部全体干部职工的支持，尤其要得到领导的充分重视。从某种层面来说，领导干部对档案管理工作的认识与态度在很大程度上影响到这项工作的开展效果。为此，首先必须提高财政部门领导干部的重视度，通过教育培训提高领导干部的档案观念，并加大宣传力度，在单位内部形成一种浓厚的档案管理氛围[3]。然后，将这项工作纳入单位年度工作计划，给予相应的人力、物力、财力的支持，确保这项工作的有序展开，提高财政档案管理水平。同时，宣传财政档案开发利用的实际效果，让大家都看到财政档案管理的意义所在，从而增强全体人员的档案管理意识。

2）完善档案管理制度。根据《档案法》等法律制度，并充分考虑单位自身财政档案管理现状，对财政档案管理制度加以完善与优化，使管理制度符合当前新时期发展要求。在建立健全财政档案管理制度的时候也需多与其他部门沟通交流，请求帮助与把关，从而保证财政档案管理制度的科学性与可行性。对档案资料要明确保管期限与统一分类方法，并严格加以执行。对不同种类的财政档案还需确定详细的规定，明确保管、整理、立卷等操作流程，确保财政档案管理的规范化。

3）重视档案管理从业者的素质建设。基层财政部门档案管理工作所牵涉的内容较多，属于一项系统而复杂的工作。因此，对从业者的要求相对较高，档案人员不仅要掌握档案管理知识，还要了解一定的财政业务知识与电脑操作知识。为此，必须抓好对档案人员的培训教育工作。首先，基层财政部门要经常组织档案人员参加业务学习，学习与档案相关的法律法规，强化法制意识与道德观念。其次，采用“请进来，走出去”的办法让档案人员接触到先进的专业知识，丰富自己的工作经验，提高个人的专业能力[4]。其中，要重点组织基层财政部门档案人员学习信息技术，了解相关软件的操作方法、电脑使用技巧等，不断提高他们的信息化素养。再次，运用一定的激励措施，在单位内部营造浓厚的学习氛围，鼓励档案人员自主学习，参与进修。最后，财政部门可从社会、高校聘请、招纳档案管理专业人才，不断优化基层财政档案队伍结构。

4 加大投入，健全相关基础设施

基层财政部门要给予档案管理工作足够的人力、财力、物力支持，做好财政部门档案管理工作的预算，全面掌握所需设施与资金情况。通过资金支持逐步完善相关硬件设备，配备档案专用保存库房，完善相关保存条件。同时，要加快档案信息化建设，在软件系统使用方面应加强与相关软件开发企业的沟通，定制更有针对性的软件系统，并兼顾软件的通用性与对接性[5]。制作财政部门档案数据库，提供资料的查询、下载、统计等功能，满足不同的档案需求。运用大数据、云计算等信息技术，充分挖掘档案资料价值，使其发挥出相应的作用。

总之，财政档案管理在财政部门日常管理中有着重要的意义。基层财政部门对档案管理存在重视不足，制度不完善、人员素质不高等诸多问题，制约了档案管理水平的提升。为此，财政部门要转变观念，全面梳理问题与原因所在，尽快完善财政档案管理机制，逐一解决各个问题，实现档案管理水平的明显提升。