医院文书档案管理的办公自动化探讨

2021-04-14朱国华

卷宗 2021年4期

朱国华

（青海省第三人民医院，青海西宁 810007）

文书档案记载着医院在开展医疗工作以来的所有重要事件，包括医疗课题的开发、重要技术和设备的引进、医疗人才的培养、也包括重大医患关系事件等。医疗档案内容日积月累，必须采取合理的办公自动化的管理方式方法，有效组织档案内容，提高文书档案的管理水平。

1 医院文书档案办公自动化管理问题分析

1）电子文档保密性差。首先，电子文件易于修改，且容易做到了无痕迹，虽有技术可以侦查部分篡改和非法入侵、查看的动作，但随着信息技术本身的发展，这些入侵手段也在不断翻新，防不胜防。其次，虽然纸质文档易破损，易受环境影响，但字迹特性成为文档辨认的手段，这是电子文档管理中不具备的防伪造标识，在问题产生，尤其是纠纷产生时，无法辨认，不利于事件的调查。

2）档案管理的规范性水平不高。当前，医院文书档案管理工作中的最大缺陷是缺乏相关的标准和规范，各医院使用的管理平台不统一，软件不固定，做不到信息共享，这对档案管理的规范化发展不利。另外，很多医院在进行文书档案管理时，对于卷宗的分类、文档的编号、文件的命名过于随意，且一些基层医院目前仍沿用人工检索的模式，或过分依赖于多种自动检索工具，使得文书档案的管理质量低下。

3）医院档案管理人员素质不够。当前的很多基层医院，档案管理人员学历不足，知识储备有限，进修机会确实，没有系统地接受过档案管理的相关知识培训，导致其对医院文档管理水平的不足。尽管目前医院不断引进现代化的高、新设备，也难以使这些高科技手段发挥最大作用。档案管理要求一线的档案管理人员具备科学的管理知识和信息化工作策略，这些需要引进具备这些职业能力的人员，或对现有人员的培养。

4）办公自动化应用效果较差。现阶段，文书档案管理已经不断趋向于自动化发展，科技化、信息化势必会成为其新的发展方向。但是医院文书档案管理工作还存在着一些不足之处，从文书档案管理的实际工作模式和应用进行分析，可以看出办公自动化在我国的医院中并没有实现大规模的覆盖，尤其是一些基层医院仍然使用传统文书档案管理手段和模式进行操作，这不仅导致了管理效率的低下，还极大的消耗了医院内部的人力资源成本和大量的时间。

2 医院文书档案管理办公自动化策略

1）建立医院文书档案管理平台。医院应结合其整体的发展规划，加快信息化平台的建设，确保文书档案管理的自动化进程。具体实施推进可根据医院实际发展情况妥善地定制分期方案，并成立验收组，阶段性地跟进掌握建设情况，与各部门联系，试用并提出意见，进而改进项目，确保建设持续推进。另外，在自动化平台启用前，要充分考虑特殊情况和安全隐患，做好备份预案，并设计平台留有接口，满足由于档案文件增加、业务变更等带来的需求变化，保证二次开发的可能。

2）对文书档案管理制度进行优化。在进行日常运营期间，医院需要按照文书档案的具体性质、特征和实际作用等进行分析，同时还要考虑到办公自动化的各项要求，从而对文书档案管理制度进行不断地优化和进一步的完善，并且还需要将办公自动化相关内容有效地结合到管理制度当中。

3）构建立新型办公自动化系统。从某种角度进行分析，在对医院文书档案进行具体管理操作时，办公自动化的质量和水平与管理信息系统有着直接的联系。医院应该结合自身的实际发展情况、未来的发展目标和方向等进行综合分析，从而对文书档案管理过程中出现的漏洞和一些不足之处进行客观理性的分析评价，进一步的提升信息化管理的深度和广度。同时还要对应用技术进行不断地优化，以便于更好的建立起科学高效的办公自动化系统，完成文书档案信息数字化的收集和整理。利用扫描仪器可以快速的扫描并识别出各项文书档案，同时利用数字化形式能够将档案有效的呈现出来，并将其建立在医院的档案信息系统当中。

除此之外，医院需要通过建立的办公自动化系统，对文书档案的具体管理流程进行升级优化，从而保障文书档案的具体分类、鉴定、归档等工作更加有序化、合理化，使得文书档案在进行检索和办公输入时能够拥有显著的信息化特征，使用者可以快速的检索并查询相关文书档案信息，为其提供更大的便利和良好的服务。在确保可以满足文书档案信息数据资源共享的前提下，应该尽可能的强化文书档案信息数据资源的有效利用率，通过对互联网技术的有效应用，完善办公自动化系统，建立起新型信息数据的集中处理系统。

4）使用云存储技术。为确保数据资料的完整和安全，首先要保证系统数据在存储和传输的过程中，不被恶意删除和篡改、伪造，要注意文档传输的顺序，避免无意义的插入和重放。其次，要树立较高的安全意识，为确保数据安全，要避免机密资料在云端的存储，而其他文件也应根据其使用率和安全级别设置适当的访问权限和密钥，编写脚本并周期运行，定期检查权限设置的正确性，对于无关人员，关闭其对机密文件的读取权限。

5）提升档案管理人员技能。首先，医院应该为文书档案管理建立起科学合理的硬件环境，也就是要着重提高各项硬件设施的资金投入，使得相关管理人员可以有足够的资金和空间更好的实施各项管理工作，同时也可以增强自身的专业素质和业务能力，加强对自动化设备的应用，有效的掌握系统的操作技巧。其次，必须要定期对管理人员展开系统性的培训工作，监督各项培训工作的认真实施。对传统落后的管理理念进行转变，有效地贯彻新时期符合各项管理工作发展要求的章法和准则，着重培训管理人员的专业技能和操作技巧，以此来为文书档案的科学高效管理提供软实力的支持。最后，应该重点培养计算机方面的技术人才，同时通过系统化的教育方法和模式加强对相关人员的思想教育，保障其在拥有过硬的专业素质的同时也可以具有良好的专业精神。

6）科学制定相关标准。医院方面负责档案管理的有关部门应该加强对IS09000质量管理体系的应用，同时结合档案管理方面的文件和相关制度，编写具体的质量管理体系文件，定期接受内、外部的综合评审，确保医院档案管理工作可以向着正规化、系统化的方向发展。另外，医院需要定期对其档案管理制度进行修改和调整，完善相关制度和各项工作。