加强医院医疗设备档案精细化管理探究

潘秋杉 周 鹰 陈 黎

（昆明医科大学第一附属医院，云南 昆明 650032）

医疗设备的生命周期较长，涉及大量档案内容，为提高医疗设备档案管理效果，精细化管理理念应运而生，它是指通过具体化、系统化的规章制度，运用标准化、程序化、数据化的手段，使医疗设备档案人员精确地、有效地落实档案管理工作，加强医疗设备档案精细化管理意义重大。

1 制定精细化管理制度

医院医疗设备档案系统建设是档案管理工作的薄弱环节之一，在制定档案管理制度时应注意更新理念，融入精细化管理思想[1]。可以利用PDCA循环实现医疗设备档案管理系统的反复运行，确保顺利开展档案质量管理工作。其主要包含计划、实施、检查以及行动这四个部分，例如针对医院医疗设备档案工作的借阅部分，档案人员根据管理要求，严格按照档案借阅制度、手续办理制度等进行医疗设备档案的借阅操作，完善信息台账，再定期、不定期抽查医疗设备档案信息，保证管理工作的规范化、科学化。医院还要按照《档案法》、《保密法》等专门制定医疗设备精细化管理制度，明确档案人员的职责、归档范围、利用借阅、销毁等；按照实际工作中的问题和不足适时补充、修订档案管理制度，使其更加合理、精细，推动医疗设备档案管理进入现代化轨道。

2 实行精细化分类管理

分类管理是按照医疗设备档案的类别进行分类，医院采取精细化管理方式，对医疗设备的购置档案、验收档案、维修档案以及其他档案进行精细化分类管理[2]。

对于医疗设备购置档案，将购置项目作为档案保管单位，按照采购医疗设备的时间、资金来源设定位置索引并存放，其案卷编号就由这两个部分和案卷顺序共同组成。医疗设备资金来源一般用英文字母表示，例如政府采购用Z表示，院内采购用Y表示等。那么S-18-Z-2就表示2018年政府采购项目2号案卷，卷脊信息主要有医疗设备采购项目的名称、设备名称和卷内文件，医院的每一卷医疗设备购置案卷都可能涵盖多台设备的购置信息。

对于医疗设备验收档案，将验收批次作为档案保管单位，按照医疗设备的类别、立卷顺序设置一级位置索引、二级位置索引，分类存放。医疗设备类别可以用英文字母代表，例如A表示心电类设备、D表示超声类设备等，其案卷编号包括设备类别、档案序号、卷号，例如S-A-18-1表示心电类别中18号案卷的第1卷，对应卷脊信息主要有案卷题名、设备生产商、设备产地以及编制日期等。精细化的案卷目录和卷内目录、卷内文件等的档案编号登记保证医疗设备档案调用效率的提升。

对于医疗设备维修档案，按照设备类型、维修模式细分成：第一，针对小型医疗设备，统一登记小型医疗设备送修记录，分类登记预防性维护记录、质量控制记录，实现电子化管理，为查询、统计提供便利；第二，针对保修设备，例如核磁共振、X线血管造影机、CT等，由服务商专业技术人员出具维修记录、预防性维护记录，将独立设备作为其保管单位，按照采购设备的时间、种类设置位置索引并存放，方便对设备的维修情况、年度维护进度等进行精细化的核对，监督医疗设备预防性维护工作的落实。

对于医疗设备的其他档案，其具有相对独立性，主要有计量合格证、巡检记录卡以及不良事件上报记录等。

通过精细化分类管理的实施，促使医院在使用医疗设备档案时能按照实际需求快速定位设备档案的类别和案卷，提取相应信息。

3 档案开发利用精细化

除了分类管理方便医疗设备档案的使用，在大数据时代应发挥精细化管理的数据化优势，借助现代网络信息技术编研医疗设备档案，特别是进行数字化、信息化编研，把死档案变成活档案，进一步提高设备利用价值。因此，在医疗卫生事业改革和健康中国的大环境下，医院档案人员要紧扣现实需求，基于开放利用目的切实开展医疗设备档案的编研工作，挖掘潜在价值。例如医疗设备采购汇编、设备维修技术指南等。通过结合医疗环节、医疗科研动态、信息技术领域等的新变化、新情况，凭借医疗设备档案数字化建设、精细化管理，推动大数据分析的实施，在数据信息的支撑下展开定量分析工作，升华医疗设备档案信息定性分析成果；严格遵守存量数字化和增量电子化的基本原则，利用数字化和数据库手段建立共享医疗设备档案信息的平台，促成档案检索、分析和导出等快捷化功能，激发医疗设备档案利用活力，最终实现对医疗设备档案信息的最大化开发和利用。

总之，通过精细化管理理念与方法的引入，在医院医疗设备档案管理工作中从大处着眼、小处入手，制定精细化档案管理制度，实现精细化的分类管理和开发利用，体现精细程度的提升，确保医院所购置的医疗设备有最大的回报，不断提高医疗设备投资效益。