浅谈县级医院文书档案的管理与利用

胡晓姣

（安徽省宣城市泾县医院办公室，安徽 宣城 242500）

医院的文书档案涉及范围广、种类多、综合性强，做好文书档案管理工作，提高文书档案质量，将有利于发挥文书档案的参谋助手作用，为医院领导层提供正确决策和指导依据。文书档案管理部门要创新传统的文书档案管理方式、重视档案信息化工作，完善文书档案管理制度、强化档案收集工作。在提高档案管理工作质量的同时，将文书档案的效用充分发挥，将更好地推动医院现代化管理水平的提高[2]。

1 影响县级医院文书档案管理与利用的问题

1.1 文件材料收集不全

文书档案材料的来源主要为办公室及业务部门职能活动中形成的档案材料。医院文书部门在收集档案材料过程中，存在收集的材料不完整，材料不够全面；科室业务人员不具备专业的档案管理知识，对文书档案收集范围不是十分清楚，档案管理意识不强，为方便利用将档案材料私自保管没有上交文书部门，造成部分文书档案的缺失；一些重要的报表、数据、名册、会议记录类文件材料由于没有及时收集造成关键性档案的丢失，无法保证档案材料的完整性。

1.2 文书档案管理方式不足

文书档案管理包括文件材料的收集、鉴定、整理、分类、编号、编目等工作。档案管理部门编制《文件材料归档范围和档案保管期限表》时不够完整，文件材料的归档范围没有与部门相对应，致使业务部门的文件材料收集容易遗漏，收集不齐全；文书归档过程中的价值鉴定、整理、分类工作，使用手工操作，归档工作效率不高，人力消耗较大。文书档案的分类办法复杂，采用年度－机构－保管期限分类法或是年度－问题－保管期限分类法，分类方案如果随意调整，也影响文书档案的保管和利用。

1.3 对档案工作重视程度不够，文书档案信息化未积极推行

因档案的价值无形的、潜在的，不直接产生经济效益，医院管理者对档案工作重视程度不够，对医院信息化建设侧重于临床一线，对档案的基础设施投入与信息化软件设施的投入不足；文书档案信息化工作未积极推行，纸质档案数字化未施行，未推行电子档案管理信息系统建设，软件与硬件设施投入不全，纸质档案并未全面扫描为电子档案，由于文书档案管理模式的数字化程度较低，会对档案的管理和利用范围产生直接影响，缩小应用范围，严重限制档案传输速率[3]。这些都是档案管理所面临的问题，需要积极推动，影响着文书档案的有效利用。

1.4 文书档案信息化管理缺少基础设施

文书档案信息化管理模式，需要有健全的软件及硬件支持，随着时代的快速发展，医院档案的信息化建设不充分，需要引进先进的档案管理系统建设，进一步完善基础设施，加强硬件软件配置。

1.5 业务部门缺乏专业指导

业务部门从事档案人员为兼职档案员，缺乏档案专业知识和长期工作经验积累，缺少档案业务知识培训，对文书档案归档意识不是很强；医院档案管理人员与业务科室之间没有建立密切的联系，沟通不到位，缺少有效指导，也是文书档案管理工作中的弊端。

2 加强县级医院文书档案管理与利用的对策

2.1 加强文书档案的管理工作

2.1.1 完善档案管理制度，改善文书档案管理方式

档案管理人员应遵循《中华人民共和国档案法》和《归档文件整理规则》，积极制定本部门《文件材料归档范围和档案保管期限表》、《文书档案分类方案》，按职能或按部门制定文件材料的归档范围，将文件材料形成归档范围与部门相对应，有利于落实部门收集归档责任，部门工作职能发生变化需要及时修订更新文件材料的归档范围。档案形成部门需定期向档案管理人员移交档案，实行档案的集中统一管理，任何个人不得拒绝归档或者将档案据为己有。医院文书档案由于形成档案材料的业务部门多、材料数量多，分类方法一般采用年度－问题－保管期限复式分类法，借助于计算机对档案目录的检索，便于档案的查找利用，文书档案分类方案一旦确定，不得随意 变动。

2.1.2 加强文书档案材料的收集工作

文书档案的收集范围不仅包括纸质文件材料，还包括新型载体如电子文件的收集。办公室文件材料的收集工作应体现“随办随归”的指导思想，实现文书处理与文件归档工作的有序衔接，提高工作效率，防止文件散失；对业务部门材料的收集采取定期收集，业务部门收集的档案材料有合同、医护人员外出进修协议书、调解协议书、“质量考核”反馈报告、心脑血管病例信息报表等。在收集过程中，注意档案材料的完整性、形成的时间性，有些是每个月形成，需要及时收集，可以通过建立微信、QQ等方式及时收集归档。

2.1.3 重视档案工作，加强医院档案信息化建设

医院管理者应重视档案信息化工作，将档案信息化工作纳入单位信息化总体规划,档案信息化推动了文书档案由实体转为数字，进而逐步转为智能，在提高办公效率的同时，改变了传统的档案管理模 式[4]。医院应当有序开展传统载体档案数字化工作，建立起纸质档案与电子档案共存的双套制归档制度，双套归档可使同一份文件的电子版本和纸质版本共同处于存储和可利用状态，实现单位系统内档案信息资源的共享共用，提高档案的利用效率。推行办公自动化系统建设，嵌入电子文件分类方案、归档范围与保管期限表，在电子文件形成时自动或半自动开展文件的鉴定、整理、预归档工作，节省文书档案整理时间，提高档案归档工作效率。档案信息化实施应当配备网络基础实施、完善的硬件实施如数字化加工的高速扫描仪、光盘刻录机，安全设备、基础软件、档案目录数据库及档案全文数据库建设等。同时制定电子档案有关管理制度，加强对电子档案管理工作。

2.1.4 加强档案管理人员建设

医院在提高档案信息化建设的同时，需加强对档案专业人才的培养。作为一名档案管理人员，需要有较高的政治素养，加强政治思想和业务知识的学习，工作要细心、有责任心，对重要的档案有保密意识，具备丰富的专业技能和档案管理经验，熟悉档案信息化操作方法。为适应现阶段下档案信息化管理方式，医院应加强对具备档案管理知识又兼具先进信息技术的综合型人才的培养。

2.1.5 加强对档案业务的培训及指导

档案管理人员除积极参加档案部门组织的业务培训及理论学习外，还应经常对业务部门的兼职档案管理人员开展业务指导，指导业务部门开展归档范围内的文件材料整理工作，帮助鉴定文件材料的价值、指导整理工作，以提高文书档案管理的质量。业务部门办理档案移交时应建立严格的交接手续，应有双方签字交接，档案管理人员对归档材料应认真核对，发现不符合要求的应及时补充修改。

2.2 加强文书档案的开发利用

2.2.1 编写档案信息资料

单位应积极开展档案的利用工作，推进档案信息资源开发利用工作。档案管理人员根据工作中的实际需要，挖掘档案史料，编辑档案汇编，丰富单位档案资料，提高文书档案的综合利用率。编辑如《组织沿革》、《大事记》、各类专题文件汇编、《临床科室管理手册》、《职能部门管理手册》《医院规章制度汇编》等资料汇编。

2.2.2 充分利用档案资料，发挥档案价值作用

一是利用档案信息数据为制定医院的规划、计划、总结、统计报表的数字汇总提供参考依据与材料支撑，为上级主管部门提供真实可靠的档案信息，为与其他单位的协议续签、医院之间的协作提供参考依据；为院内部门利用档案提供查询和依据。二是利用文书档案的职工聘用合同、晋升工资表等为职工的职称晋升、工龄计算提供证据；三是为上级对医院开展的经济责任审计、党委巡察、医保政策例行检查、项目建设检查等提供档案信息材料。

3 小结

综上所述，医院文书档案管理工作是医院工作的重要组成部分，也是提升医院管理水平、提高医院管理工作质量的重要手段。随着医院整体信息化水平的不断提高，需要创新文书档案管理方式，重视档案信息化设施的投入，在档案管理制度上不断完善，加大文书档案的利用率，实现文书档案管理的目的。